УралВагонЗавод внедряет АСЭД на платформе IBM Notes

Компания «Логика бизнеса 2.0» и научно-производственная корпорация «Уралвагонзавод» создали на предприятии единую систему электронного документооборота на платформе IBM Lotus Notes/Domino, сообщила пресс-служба интегратора 10 апреля 2013 года.

Подход

Организационно-распорядительный и внутренний документооборот корпорации занимает одно из важных мест в оперативной деятельности предприятия. В связи с необходимостью повышения эффективности работы, автоматизация документооборота стала приоритетной задачей.

В рамках проекта требовалось минимизировать затраты на обработку документов, обеспечить выполнение стандартов корпорации по работе с документами, существенно сократить бумажный документооборот и связанные с ним накладные расходы, а также обеспечить возможность быстрого и согласованного принятия решений при поддержке корпоративного электронного документооборота.

Решение

Проект внедрения автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) рассчитан на несколько месяцев. Для успешной реализации проекта сформирована совместная команда внедрения, а для исполнителя организована единая точка входа у заказчика.

Внедренческая команда оптимизировала бизнес-процессы документального обеспечения управления предприятием, разработала регламенты и инструкции. Специалисты компании «Логика бизнеса 2.0» создали типовое решение для предприятий корпорации на платформе IBM Lotus Notes/Domino, которое стало корпоративным стандартом СЭД для всего «Уралвагонзавода». Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2 т

Сначала на новую СЭД перевели центральный офис корпорации в Нижнем Тагиле и Центр корпоративного управления в Москве: в общей сложности автоматизировано более 1500 рабочих мест. Затем запустили процесс тиражирования и масштабирования путем подключения к единой системе документооборота удаленных предприятий корпорации.

Итог

В ходе внедрения автоматизированы:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции
• работа с организационно-распорядительной документацией, служебными записками
• контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях исполнения
• надежное хранение, быстрый поиск информации, разграничение прав доступа к ней и защита данных

Слова и цифры

Показатели эффективности по результатам проекта: общие расходы, связанные с обработкой бумажных документов, сокращены на 40%, время поиска информации уменьшилось на 90%, скорость реагирования на входящий запрос повысилась до 75%.

«Внедренная в головном предприятии система показала свою полную состоятельность в плане соответствия предъявляемых к ней требований. Поэтому для повышения прозрачности и управляемости бизнес-процессов и корпорацией в целом было принято решение о выборе данной СЭД в качестве корпоративного стандарта для всех предприятий, входящих в структуру нашего холдинга», − отметила Ирина Свендровская, руководитель проекта развития АСЭД «Уралвагонзавод».

«За многолетнюю практику у компании «Логика бизнеса 2.0» сформировалась уникальная методология реализации масштабных проектов в области автоматизации документооборота, основанная на опыте построения крупнейших территориально распределенных СЭД. В таком серьезном проекте крайне важна последовательность действий: сначала мы провели обследование и оптимизацию бизнес-процессов, затем сформировали концепцию построения и будущего развития АСЭД, согласовали результаты аналитической работы с бизнесом и после этого приступили к внедрению системы», − подчеркнул Георгий Подбуцкий, коммерческий директор компании «Логика бизнеса 2.0».