«Хабаровский аэропорт» внедрил документооборот на основе СЭД ТЕЗИС

Заказчик

«Хабаровский аэропорт» - главный оператор по наземной деятельности международного аэропорта «Хабаровск (Новый)», который является крупнейшим авиаузлом в Дальневосточном Федеральном округе с пассажиропотоком более 2 млн. пассажиров в год. Аэропорт является важнейшим элементом транспортной инфраструктуры округа, соединяющим все удаленные регионы Дальнего Востока между собой, с центральной частью России и странами Азиатско-Тихоокеанского региона. Аэропорт Хабаровск (Новый) занимает первое место по объему пассажирских и грузовых перевозок среди аэропортов Дальнего Востока России.

Ситуация

«Хабаровский аэропорт» самостоятельно провел успешную автоматизацию финансового документооборота на базе 1С. После этого компания заинтересовалась возможностью комплексной автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства на базе СЭД. Компания рассчитывала достичь следующих целей:

• организация и оптимизация документопотоков;
• повышение эффективности управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий;
• повышение качества и оперативности работы с документами;
• снижение временных затрат на создание и обработку документов;
• формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, обеспечивающего поддержку процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документами;
• сокращение операционных затрат на делопроизводство за счет устранения дублирования операций и улучшения возможностей по оперативному информированию сотрудников о документах и связанных с ними управленческих и деловых процессах;
• усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины.

Решение

При выборе системы электронного документооборота компания остановилась на СЭД ТЕЗИС от компании Haulmont. Основной причиной выбора системы стала хорошая репутация компании-разработчика на рынке.

Внедрение СЭД стартовало весной 2014 года и проводилось в три этапа. На первом этапе, проходившем в апреле-начале мая 2014 г., руководитель проекта от компании «Хоулмонт» и рабочая группа, сформированная из сотрудников «Хабаровского аэропорта», провели обследование рабочих процессов на территории Заказчика и согласовали функциональную спецификацию, в которой был обозначен комплекс мер по внерению СЭД. Согласно графику работ, на внедрение системы отводилось три месяца (июнь-август 2014). Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

На втором этапе проекта, в июне-июле 2014 г., разработчики «Хоулмонт» выполнили ряд доработок системы с учетом специфики документооборота в ОАО «Хабаровский аэропорт». В процессе доработки были решены следующие задачи:

• Разработка автоматизированного процесса подготовки и согласования договорных документов;
• Разработка автоматизированного процесса подготовки и согласования служебных записок;
• Настройка стандартных объектов системы в рамках процессов обработки входящих документов, исходящих документов, приказов, распоряжений, информационных писем, служебных и докладных записок, договорных документов и протоколов совещаний;
• Доработка карточки договора и карточки контрагента для обеспечения информационного обмена с системой 1С;
• Первоначальная загрузка карточек и скан-копий договоров из системы 1С;
• Первоначальная загрузка справочников контрагентов, банков, регионов банков и валют из системы 1С;
• Автоматизация информационного обмена договорными документами с системой 1С.

В частности, в ходе доработки был реализован автоматизированный процесс подготовки и согласования договорных документов с учетом пожеланий договорного отдела ОАО «Хабаровский аэропорт». Был реализован сложный процесс смешанного согласования договоров, позволяющий согласовывать договорной документ внутри организации, передавать его сотрудникам зависимой компании для публикации извещения о закупке на официальном сайте аэропорта, согласовывать протокол рассмотрения предложений, и после финального согласования с выбранным контрагентом, выгружать готовый договор в 1С для последующей оплаты.

Отдельно была произведена доработка стандартного шлюза интеграции с 1С, которая обеспечила загрузку карточек и скан-копий договоров из системы 1С и обратно. Кроме того, была налажена выгрузка справочников контрагентов, банков, регионов банков и валют и исключена возможность их дупликации. Информационный обмен с системой 1С был настроен таким образом, чтобы нужные данные из системы в систему выгружались автоматически по фиксированному расписанию (по умолчанию - раз в 5 минут).

На третьем этапе проекта, прошедшем в июле-августе 2014 года, доработанная система была установлена у Заказчика и в его дочерних и зависимых обществах в редакции на 75 одновременных подключений. Работы по интеграции с 1С были проведены усилиями специалистов Заказчика на местах, что позволило значительно ускорить реализацию проекта. Сотрудники технической поддержки «Хоулмонт» провели удаленное обучение пользователей и администраторов системы, и в соответствии с графиком работ, в этом же месяце система была введена в опытно-промышленную эксплуатацию.

Результат

В настоящее время практически весь управленческий аппарат ОАО «Хабаровский аэропорт» работает в системе ТЕЗИС. Вскоре после установки система была масштабирована с 75 одновременных подключений до 100. Общее количество пользователей составляет почти 200 человек, что составляет около 80% офисного персонала компании.

Руководство компании отмечает такие положительные изменения как:

• упрощение выдачи поручений сотрудникам за счет функциональности постановки задач в ТЕЗИС;
• расширение возможностей контроля исполнительской дисциплины;
• ускорение процесса согласования и оплаты договоров за счет автоматизации и непрерывной интеграции с учетной системой.

«Сотрудникам система понравилась. Мы запустили ее в эксплуатацию прямо среди рабочей недели - насколько я помню, в четверг или в пятницу. Нам пришлось ввести внутренний регламент по работе с системой, и впоследствии мы несколько раз его дополняли. Но я считаю, что это нормально: по ходу работы всегда возникают какие-то проблемы и появляется необходимость вносить соответствующие изменения. Изначально мы опасались, что сотрудники будут бояться использовать систему, если сразу начать активно применять механизмы контроля исполнительской дисциплины, заложенные в системе. Но сейчас все настолько погрузились в работу с СЭД, что, на мой взгляд, уже можно начинать это делать. У нас уже не редкость, когда на планерках «прорабатывают» сотрудников за промахи в работе, выявленные с помощью ТЕЗИС». Хотелось бы отдельно отметить работу технической поддержки, которая по очереди связывалась с нашими службами и постепенно обучала сотрудников из разных отделов, в том числе и нас, руководителей. У «Хоулмонт» неплохо поставлена на поток система тренингов в формате вебинаров; особенно удобно то, что видеоматериалы обучения можно потом сохранить и просматривать», - рассказывает С. Полозков, руководитель проекта со стороны ОАО «Хабаровский аэропорт»

«В целом, проект был относительно недолгим. Основными доработками системы стало расширение карточки договора дополнительными полями и разработка нестандартного процесса согласования договора, так как в организации он (процесс) включает множество этапов и завязан на внутренние процедуры проведения торгов (тендеров). Также было проведено расширение стандартной интеграционной шины 1С под новые поля карточки договора. Хочется отметить, что при проведении работ по интеграции СЭД с 1С все работы на стороне 1С выполнялись специалистом заказчика и, несмотря на сжатые сроки, всё было завершено в срок. Высшее руководство как управляющей компании, так и самого аэропорта, оказывало всестороннюю поддержку на всех этапах проекта - от сбора требований до запуска системы в эксплуатацию. Были обеспечены все условия, необходимые для успешного завершения проекта, как с организационной точки зрения (была возможность продуктивно сотрудничать со всеми ключевыми пользователями системы), так и с технической (оперативно решались любые проблемы, связанные с инфраструктурой проекта - к примеру, предоставление дополнительных рабочих станций для пользователей, настройки серверного оборудования, решение проблем с разграничениями доступа в сети и т. д.) В общем, от работы над проектом было редкое ощущение, что мы с представителями заказчика находимся «на одной стороне баррикад», - добавляет Р. Ермаков, руководитель проекта со стороны Haulmont