"Объединенная двигателестроительная корпорация" завершила внедрение ECM

6 августа 2015 года компания «Современные технологии (СТЕРХ)» сообщила о завершении проекта автоматизации документооборота и взаимодействия сотрудников в Объединенной двигателестроительной корпорации посредством внедрения системы Directum. Акцент в проекте сделан на повышении исполнительской дисциплины и сохранении мобильности высшего руководства заказчика^[1].

Ход проекта

Команда проекта перевела в электронный вид работу канцелярии и, с помощью веб-доступа, подключила к системе сотрудников дочерних обществ.

Рабочая группа проекта приняла решение не использовать электронную подпись в процессе согласования, требовалась разработка механизма отслеживания истории работы с документом: какая версия и кем согласована, на каком этапе добавлен новый документ в пакет, с каким результатом завершилось согласование и т.п.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

При необходимости согласовать проект исходящего или внутреннего документа исполнитель с помощью специального сценария создает новую регистрационно-контрольную карточку (РКК), связывает с ней пакет электронных документов и инициирует процесс. При старте и последующем прохождении типового маршрута в карточке РКК автоматически фиксируется история согласования.

Процесс остается прозрачным, и для инициатора, и для прочих участников. Информацию о стадии согласования документа можно получить непосредственно из карточки РКК без длительного изучения переписки по задаче.

Чтобы исключить двойной ввод и корректировку информации по работникам и организационной структуре, специалисты ЗАО «Современные технологии (СТЕРХ)» наладили интеграционный обмен данными с учетной системой «1С:Зарплата и кадры». Синхронизация выполняется один раз в сутки. При увольнении работника или реорганизации подразделения старые записи в соответствующих справочниках Directum закрываются.

Итог проекта

По завершении проекта, высшее руководство компании, будучи в дороге или командировке, работает в ECM-системе с помощью приложения DIRECTUM iDecide Documents for iPad:

• просматривает и подписывает документы,
• оставляет текстовые и графические комментарии,
• выносит резолюции.

Для обеспечения комфортной работы топ-менеджмента компании решение адаптировано к внутренним процессам организации.

Чтобы повысить качество контроля исполнения наиболее значимых в организации поручений, разработаны специальные отчеты:

• «Контроль исполнения поручений генерального директора» — позволяет сотрудникам канцелярии отслеживать этапы выполнения соответствующих поручений. Он формируется с учетом заданного периода и в зависимости от значений запрашиваемых параметров включает в себя информацию по поручениям: подлежащим выполнению в запрашиваемый период; выполненным в отчетный период (с нарушением срока и без); незакрытым со сроком исполнения в отчетном периоде;

• «Контроль исполнения поручений заместителей генерального директора» аналогичен предыдущему, за исключением того, что формируется он в разрезе поручений других представителей менеджмента компании.

• «Контроль исполнения поручений канцелярией» позволяет сотрудникам канцелярии следить за исполнением важных поручений из вышестоящих организаций.

"Система сильно упростила работу канцелярии. Процесс работы со служебными записками полностью переведен в электронный вид, снизилось время поиска и согласования организационно-распорядительных документов. Появилась возможность использования результатов согласования в дальнейшем при создании аналогичных документов. Сотрудники начали включаться в реорганизацию бизнес-процессов делопроизводства, — отметил Андрей Миронов, главный специалист по информационным системам АО «ОДК». — В дальнейшем планируем разработать механизм интеграции Directum со сторонними системами документооборота дочерних обществ для полной автоматизации работы с поручениями и передачи организационно-распорядительных документов".

Автоматизация процедур контроля распоряжений привела к значительному росту исполнительской дисциплины, сократились сроки исполнения распоряжений вышестоящих организаций и генерального директора. В 2015 году в системе созданы процессы контроля исполнения решений проектного комитета.

Примечания