Агрохолдинг «Кубань» автоматизировал документооборот и ключевые бизнес-процессы на базе IRM portalDoc

Агрохолдинг «Кубань», входящий в диверсифицированную промышленную группу «Базовый Элемент», завершил переход на административный и корпоративный электронный документооборот, автоматизировал ключевые бизнес-процессы — управление закупками и продажами, управление объектами и другое. Проект реализован на базе тиражного ECM-решения IRM portalDoc совместно с его разработчиком — группой «Системы и Проекты», а также при участии консалтинговой группы «Борлас».

До начала внедрения структурные подразделения агрохолдинга, находящиеся в различных районах Краснодарского края, осуществляли собственный бумажный документооборот, что затрудняло централизованное управление в компании. Система связала все структуры «Кубани» в части документационного управления, обеспечив единое информационное пространство для решения задач и процессов. Работа над внедрением длилась с февраля 2014 г. по август 2015 г.

За 1,5 года было настроено 180 бизнес-процессов. В их числе — управление совещаниями и протоколами, корпоративными документами, управление закупками и продажами, управление инвестиционными проектами и объектами недвижимости. Решение также поддерживает электронный архив и реестр объектов управления, который функционирует в привязке к ГИС-компоненте. Система создана на базе SOA-архитектуры в виде информационного портала и имеет веб-доступ. Для синхронизации данных по контрагентам и договорам реализована интеграция с корпоративной системой учета «1С». Выполнена настройка на предметную область классификаторов и справочников — по контрагентам, договорам, объектам управления и др.

Информационная система агрохолдинга развернута на базе собственной разработки группы «Системы и Проекты» — IRM portalDoc, решения класса ECM (Enterprise Content Management). Отличие функциональности ECM-систем от обычного электронного документооборота — возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио- и видеофайлами, веб-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами. Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, система обладает средствами потоковой загрузки контента, управления сайтами, правами доступа, безопасного корпоративного поиска. Возможности разграничения прав доступа к данным позволяют ECM-решениям соответствовать важным требованиям безопасности использования контента, содержащего персональную или коммерческую информацию, отметили в компании.

«С переходом на портал документационного управления мы получили эффективный инструмент ведения бизнеса — прежде всего, для закупок и продаж, которые сопровождаются большим количеством документации, — заявил Антон Уланов, генеральный директор агрохолдинга «Кубань». — Теперь эти процессы стали еще более прозрачными и доступными для контроля со стороны руководства. Налажен контроль исполнительской дисциплины — по каждой задаче можно легко отследить все согласования и исполнителей, что особенно актуально для большой компании с десятками подразделений».

«В ходе проекта мы кастомизировали наше решение под бизнес-задачи заказчика, предложив не просто переход на электронную канцелярию, а полноценную производственную систему с налаженной ролевой моделью для пользователей и четким механизмом отслеживания задач», — добавил со своей стороны Саркисян Варужан , руководитель проекта группы «Системы и Проекты».