Как BPM-система позволила упорядочить и масштабировать бизнес строительной компании. Опыт «Эртле Строй»

В 2018 году директор «Эртле Строй», французский инженер Иньяс Эртле (Ignace Haertle), рассказал об особенностях внедрения в компании BPM-системы.

Предпосылки

«Эртле Строй» занимается строительством производственных объектов, агропродовольственных комплексов, логистических и торговых центров.

В 2012—2015 годах компания пережила резкий скачок роста: штат увеличился от десятка сотрудников до нескольких сотен, расширился спектр услуг. «Эртле Строй» перешла к выполнению работ по строительству и проектированию «под ключ», начала самостоятельно вести гендподряд и изготавливать монолитные железобетонные конструкции.

Компания задумалась над покупкой инструмента для выстраивания и автоматизации процессов. Изучив рынок решений, специалисты «Эртле Строй» остановились на ELMA.^[1]

Задачи

Основная задача проекта заключалась в автоматизации расчета проектных затрат компании.

Требовался инструмент, соответствующий специфике отрасли. Несмотря на то, что «Эртле Строй» — многофункциональная компания, она не предоставляет все виды строительных услуг. Во многих частях проектов подключаются субподрядные организации. TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.9 т

Одновременно ведется много проектов (около 20–30) и видов работ. Строящиеся объекты, даже в рамках одной страны, широко разбросаны территориально. Менеджерам компании нужно ежедневно вести интенсивный расчет расценок и объемов подряда

Перед нами стояла глобальная задача: создать систему расчета затрат на проектах, в которой должны учитываться оплаты субподрядчиков и нарядов по time sheet, расходы на командировки и логистические издержки, - рассказал директор «Эртле Строй», французский инженер Иньяс Эртле.

Иньяс Эртле

Решение

На платформе ELMA BPM в «Эртле Строй» создана собственная система расчета проектных издержек. Она автоматически суммирует затраты на строительство объекта — зарплату специалистов «Эртле Строй», оплату услуг подрядных организаций, стоимость логистики и командировок.

В системе автоматизированы основные процессы документооборота и кадровые процедуры, настроены инструменты CRM, отчетность, показатели и метрики.

От покупки платформы до момента, когда я смог запускать основные процессы по проектам, прошло два года. Многое мы кастомизировали и сейчас практически не используем встроенные готовые модули. Гибкость — основное преимущество ELMA. Как универсальная платформа, на которой можно выстроить свои процессы, она нам очень подошла, - отметил Иньяс Эртле.

Используемые процессы

Специалисты компании активно работают с процессами документооборота: «Согласование», «Рассмотрение», «Ознакомление». Кроме того, используется приложение CRM и те процессы, которые были придуманы самостоятельно — «Коммерческое предложение», «Платеж», «Счет», кадровые процедуры.

Результат внедрения

В результате внедрения снижены финансовые риски на проектах за счет создания базы подрядных организаций, контроля операций специалистов и объемов выполненных работ.

Стройка — место жесткого контроля из-за большого числа рисков. Система в этом плане помогла нам усилить финансовую безопасность. Когда мы обращаемся к подрядным организациям в точке реализации проекта и договариваемся о сотрудничестве, менеджер заводит в системе информацию о сделке, фиксирует стоимость и объем услуг. Так формируется база данных. Затем идет этап согласования, в процессе которого мы сверяем расценки с базой. Если контракт успешно проходит, по его окончанию наши сотрудники сопоставляют заявленный и выполненный объем работ. Мы усиленно стараемся консолидировать и контролировать в системе все нюансы проектов, - рассказал Иньяс Эртле.

Помимо этого, ELMA позволила упростить процедуру делегирования и увеличить скорость выполнения задач за счет автоматизации процессов производства и документооборота. В результате компания сумела расширить рынок предоставления услуг и открыла новые представительства в Польше и странах СНГ.

Однозначно, система оказалась для нас мегаполезна! Она позволила упорядочить и масштабировать бизнес. Благодаря ELMA я в реальном времени вижу, что происходит в компании. Появилась возможность брать в разы больше проектов и при этом держать их под контролем. Понимать, где есть проблемы, а где все идет хорошо. Улучшилась наша финансовая безопасность на объектах, - заключил глава «Эртле Строй».

Планы развития

Компания продолжает работать над организацией электронного документооборота и созданием базы данных, которая бы смогла обрабатывать большие массивы информации.

Примечания