ПРО ГРЭС (1С:Документооборот 8 КОРП)

Основные задачи внедрения СЭД

• Автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, процессов взаимодействия подразделений/организаций;

• Автоматизация создания и обработки входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов;

• Контроль исполнительской дисциплины;

• Сокращение сроков согласования документов;

• Создание единого архива электронных документов;

• Обеспечение прозрачности процессов обработки документов на каждом этапе жизненного цикла;

• Быстрый поиск документов и получение актуальной отчетности.

Выбор продукта

Выбор системы «1С:Документооборот» обусловлен наличием в компании действующей учетной системы на платформе 1С - 1С:УПП.

К тому же после основного внедрения дальнейшее сопровождение системы и развитие функциональности компания планировала собственными силами: в штате ИТ-отдела компании есть три квалифицированных специалиста, знакомых с платформой 1С. ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября

Организация работы

Для оптимального использования ресурсов была выбрана собственная технология компании «1С-КПД» - Технология модульного внедрения, позволяющая получить результат в кратчайшие сроки.

Всего в ходе работ внедрено 5 модулей:

• Интеграция справочников с типовой учетной системой 1С:Предприятие 8 (УПП)

• Настройка нормативно-справочной информации

• Регистрация входящих и исходящих документов

• Организационно-распорядительные документы

• Разграничение прав доступа

Описание внедрения

1) Синхронизированы справочники систем «1С:Документооборот» и 1С:УПП:

• Проекты (были разработаны специфические правила конвертации);

• Контрагенты (синхронизация по уникальному идентификатору, потом - по связке Наименование и ИНН);

• Пользователи;

2) Настроены виды документов: входящие (Входящее письмо), исходящие (Исходящее письмо; Гарантийное письмо; Претензия), внутренние (Приказ по основной деятельности, Распоряжение по основной деятельности, Должностная инструкция, Положение о подразделении, Регламент, Положение, Инструкция, Правило);

3) Настроены нумераторы по всем видам документов;

4) Настроены шаблоны комплексных бизнес-процессов для видов документов: Приказ по основной деятельности, Распоряжение по основной деятельности;

5) Шаблон бизнес-процесса "Утверждение" настроен с использованием нетипового условия маршрутизации: по роли пользователя из поля подписал (условие на встроенном языке);

6) Разграничены права доступа пользователей (реализованы следующие профили: Администратор, Выполняющие потоковое сканирование, Делопроизводители, Контроль ежедневных отчетов, Контроль задач и бизнес-процессов, Ответственные за НСИ, Пользователи, Работа с входящими и исходящими документами, Руководитель подразделения, а так же нетиповые профили групп доступа: Регистрация внутренних документов, Регистрация исходящих документов);

7) Разграничение прав доступа с учетом нюанса прав на регистрацию: регистрацией внутренних и исходящих документов могут заниматься не только делопроизводители, но и пользователи в подразделениях. Для реализации данной бизнес-задачи было создано 2 новых профиля и группы доступа, куда вошли соответствующие группы пользователей. Также были выполнены необходимые донастройки Настроек доступности по состоянию.

Результаты

Все входящие и исходящие документы создаются и хранятся в единой системе, благодаря чему их поиск значительно упрощен. Работа с документами также целиком ведется в СЭД, что снижает риски срыва сроков задач и позволяет пользователям видеть, на каком этапе жизненного цикла находится документ. Упрощены многие процессы, связанные с документооборотом организации (ознакомление сотрудников с внутренними документами, направление документа на рассмотрение и утверждение). Руководство получило возможность контролировать ход процессов и исполнение задач.

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Количество видов документов - 1 входящий, 3 исходящих, 8 внутренних

Количество вводимых документов в день - до 60 шт.