Интервью TAdviser с начальником ИТ-отдела «Корпорации «СПУ» Борисом Серенко

Борис Серенко: Решение автоматизировать движение документов на предприятии было принято руководством «Корпорации «СПУ» для повышения эффективности деятельности в целом и соответствия требованиям времени. То, что движение бумажных экземпляров не всегда можно отследить, документы теряются, доставляя неудобства и приводя к тратам временных ресурсов – это общеизвестный факт, даже при самой строгой дисциплине. Мы выбрали стратегию серьёзного подхода к вопросу автоматизации и решили внедрять не просто доработки на базе нашей учетной системы, а специализированный продукт, позволяющий полноценно работать с документами: хранить и согласовывать, отслеживать выполнение заданий и т.д.

Борис Серенко: Мы, в первую очередь, конструкторское бюро. Потребность в конструкторском программном обеспечении долгое время обеспечивал партнёр – компания «АСКОН», у которой мы приобретали ЛОЦМАН:PLM, КОМПАС-3D и другие программы. При выборе системы для документооборота мы, конечно, обратились к ним же, и вместе стали выбирать СЭД. Проанализировали рынок, изучили продукты топовых игроков, посмотрели цены на иностранные продукты – и в итоге пришли к выводу, что лучше всего остановиться на Docsvision.

Борис Серенко: Гибкость решения, большие функциональные возможности, известность платформы и референсные заказчики во многих отраслях. Docsvision – это первая профессиональная система управления документами, с которой мы работаем.

Выбор делали очень долго. Техническое задание к системе писалось почти год, потому что мы всерьёз обследовали документооборот предприятия, проводили анкетирование, собирали статистические данные, выясняли ожидания сотрудников от будущей системы.

Борис Серенко: Мы хотели перевести в систему максимальный объём документации, но после тщательного анализа стало понятно, что не все документы нашего предприятия могут существовать в электронном виде: для большинства необходим итоговый бумажный носитель, а некоторые в принципе должны существовать только на бумаге, со всеми необходимыми визами.

Глобально перед нами стояли задачи сокращения сроков регистрации и обработки организационно-распорядительной документации (ОРД), сроков подготовки и согласования документов, обеспечение контроля исполнения документов. С помощью СЭД мы хотели уменьшить риски потери документов, обеспечить пользователям хранение и удобный доступ к документам в электронном виде. Для повышения уровня исполнительской дисциплины планировали автоматизировать формирование отчетности по исполнению документов в установленные сроки.

Борис Серенко: Проект длился в 2014-2015 году, в конце 2015 года мы провели ряд опытных эксплуатаций, и с 2016 система полноценно запущена в работу. Сегодня у нас 250 пользователей (пока только в московском офисе), с середины 2015 года в неё уже занесено свыше 28 000 документов.

Решение базируется на стандартных возможностях платформы, настроено партнером под наши бизнес-процессы с помощью конструкторов Docsvision. В процессе активно принимала участие рабочая группа проекта – это порядка 60 моих коллег – по одному человеку от отдела, которые были задействованы в тестировании. Каждый отдел имел возможность внести свои коррективы и замечания, оценить удобство системы. Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 14.3 т

Обучение сотрудников работе с системой соответственно проводила команда ответственных и мы. Отмечу, что это не составило проблемы: у нас разработаны подробные инструкции на случай вопросов, большая часть которых касается тонкостей интерфейса, т.к. система довольно сильно нагружена функционально.

Борис Серенко: Сегодня полностью автоматизировано движение служебных записок. Самый большой потребитель системы – наши экономические службы – за год выдают порядка 1000 служебных записок. Мой отдел, конечно, меньше, но достаточное количество (100-200 шт.) для того, чтобы оценить удобство реализации этого функционала в электронном виде.

Автоматизировано согласование и подготовка приказов, распоряжений, нет необходимости бегать вручную собирать визы – мы запускаем документ в системе, назначенные лица согласовывают его с замечаниями (или не согласовывают, в зависимости от бизнес-процесса), и инициатор получает документ обратно либо завизированный, либо на доработку.

Полностью автоматизирована подготовка писем, исходящих документов, проектов документов (исходящих документов, распоряжений, приказов, договоров, командировочных удостоверений и пр.) с использованием унифицированных шаблонов и справочников, входящих писем – вне зависимости от того, пришли они в бумажном или электронном виде. Они заносятся в СЭД и ждут резолюцию генерального директора. Документы финансового и кадрового блоков необходимы в бумажном виде - это осталось на усмотрение руководителей направления. Автоматизирован поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту.

Борис Серенко: В обязательном порядке СЭД использует все руководство компании – порядка 70 человек, начальники всех отделов, а также минимум один человек от отдела, отвечающий за делопроизводство. Наша структура включает в себя порядка 70 отделов (конструкторские, договорные, бухгалтерские, юридические, кадровые, архивы, профкомы, по безопасности, ИТ-отдел и другие).

Борис Серенко: Удобно. Я как пользователь в любой момент могу получить доступ ко всем документам, которые я создавал и в работе над которыми принимал участие. Предприятие у нас большое, несколько корпусов, так что исчезнувшая необходимость ходить и подписывать бумаги очень сильно ощущается. Документы всегда под рукой, ничего не теряется, а согласование сократилось с нескольких дней до нескольких часов – это не только удобство, но и значительная экономия времени.

Борис Серенко: Изначально было непросто, т.к. система функционально насыщенная, но пользователи уже освоили, поняли все удобства, жалоб нет. Тем более, в моем отделе выделен специальный человек, который занимается поддержкой системы – консультацией пользователей, обслуживанием баз данных и бизнес-процессов, так что технические проблемы оперативно решаются.

Борис Серенко: Добавление новых бизнес-процессов. Мы расширяем функционал «1С» модулем по закупкам, и необходима будет интеграция с СЭД, т.к. закупочная документация – это как раз служебные записки, распоряжения и договоры.

Общаемся с филиалами и «дочками», они также заинтересованы в этом продукте.

Я считаю, что проект успешный, несмотря на нюансы, которые, наверное, неизбежны при внедрении довольно масштабной ИТ-системы. Проект полезный, нужный, будем его развивать!