Российский филиал Smurfit Kappa перешёл на юридически значимый документооборот со своими клиентами

2019: Переход на юридически значимый документооборот

Российский филиал Smurfit Kappa перешёл на юридически значимый документооборот со своими клиентами. Об этом 22 сентября 2020 года сообщила компания Docsvision .

Первые шаги к безбумажному документообороту российский филиал Smurfit Kappa сделал в 2017 году, начав использовать СЭД на платформе Docsvision и автоматизировав согласование договоров. Спустя 2 года в компании был запущен юридически значимый электронный документооборот. Обновлённая система обслуживает 4 территориально разрозненные предприятия, обрабатывает десятки тысяч документов. Проект реализовали специалисты компании «ДоксВижн».

Подготовка СЭД к возможности обмена юридически значимыми документами началась с настройки сертификатов для электронных подписей и разработки модуля для загрузки данных из ERP-системы в Docsvision. Затем была настроена интеграция СЭД с системой ЭДО «Диадок». В результате проделанной работы российский филиал Smurfit Kappa полностью ушёл от согласования «на бумаге», повысил прозрачность процессов работы с документами и минимизировал потерю документов.

В обновлённой СЭД на платформе Docsvision ежедневно работают сотрудники из 4 обособленных производственных площадок. Интеграция с «Диадок» упростила обмен юридически значимыми документами с клиентами российского филиала Smurfit Kappa. В результате большая часть документов отправляется и поступает в электронном виде – не требуется распечатка и сканирование. Практически отпала необходимость в курьерских отправках.

Чтобы быть успешным в бизнесе, важно не бояться применять технологические новации и адаптировать процессы под технологии. Однако, нововведения должны быть удобны для тех, кто их использует. СЭД на платформе Docsvision позволила ускорить подготовку документов и их последующий обмен с нашими клиентами, отказаться от лишних накладных расходов. Наши сотрудники оценили удобство системы и то, как возросла эффективность их работы, - прокомментировал Андрей Ложечников, директор по ИТ.

2017

Эффект от перехода на электронный документооборот компания ощутила сразу:

• стало удобно прослеживать движение документов,
• за счёт уведомлений системы повысилась исполнительская дисциплина,
• сроки согласования сократились в разы.

Было переведено в электронный вид согласование дополнительных соглашений к договорам, различных заявок, кредит-нот и блок документов системы качества - СМК. С помощью специальной утилиты все существующие документы СМК были автоматически загружены в СЭД (их было около 1200). Разработана удобная система хранения и категоризация этих документов, что облегчило их поиск в системе, теперь они доступны всем сотрудникам.