Архивное дело (ЭОС)

2023

«Архивное дело» 7.0

5 сентября 2023 года компания «Электронные офисные системы» сообщила о том, что система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), обновленные возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.

«Архивное дело» 7.0

Как сообщалось, архив организации в 2023 году является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, оптимизации контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных.

Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов.

Запросы могут быть оформлены для получения:

• подлинников архивных документов (бумажных);
• электронных копий (сканов) архивных документов;
• заверенных копий архивных документов;
• электронных документов.

Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись. Для роли «Архивный работник» появилась функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».

Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению. В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.

Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».

Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.

В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).

В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей. В системе теперь существует два способа аутентификации: классический: через имя пользователя и пароль (способ, требующий создания учетной записи пользователя в БД системы «Архивное дело»). При этом смена пароля, заданного системным технологом при создании учетной записи пользователя, теперь стала обязательной – при первом входе в систему необходимо придумать и ввести новый пароль.

«ОС-аутентификация на сервере» - авторизация без создания учетной записи в БД. Аутентификация выполняется автоматически по имени пользователя в домене и не требует ввода пароля (подходит для «внутренних» нужд, для специалистов, эпизодически работающих с системой).

Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.

Изменения затронули и интерфейс системы. В версии 7.0 появилась возможность настраивать отображение на экране перечней записей. В «Архивном деле» перечни записей отображаются в виде таблиц. Это могут быть списки объектов системы (карточек), перечни пользователей, протоколы действий и т.д. Теперь каждый пользователь может настроить параметры отображения таблиц так, как ему удобно. Можно выбирать количество колонок, их порядок и заголовки, количество отображаемых строк и др. Вид каждой таблицы настраивается отдельно.

Как и предыдущая версия, «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на «ЭОС Платформе». Система готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде как в программной, так и в аппаратной части: может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами.

"Архивное дело" 6.2

10 января 2023 года компания ЭОС сообщила о том, что подготовлена версия 6.2 системы «Архивное дело». Как и предыдущая версия, эта конфигурация реализована в виде веб-приложения на ЭОС Платформе и готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде. Она может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами «Байкал» и «Эльбрус».

«Архивное дело»

По информации компании, тренд 2022 года на создание электронных архивов, в том числе хранящих электронные подлинники, обусловил появление в «Архивном деле» отдельной опции «Электронное хранилище подлинников». Данная опция позволит обеспечить долговременное хранение электронных документов, подтверждение их целостности, аутентичности и достоверности на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системы «Архивное ДЕЛО». Использование электронных документов в архиве организации сопровождается рядом функций с рабочими копиями подлинников, которые хранятся в отдельном сегменте системы и учтены в соответствующем Реестре подлинников.

Одно из важных дополнений – появление в системе опции «Поточное сканирование». Она предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления образов отсканированных дел и документов к архивным регистрационным карточкам (АРК). Благодаря этому изменению непосредственно из системы «Архивное дело» можно переводить в электронный вид созданные на бумаге и ранее не оцифрованные массивы документов практически без ограничений по их объемам. Таким образом, опция помогает решить задачу создания любых видов электронных архивов с минимальными затратами времени.

Кроме поточного сканирования, предназначенного в первую очередь для массового перевода документов в электронную форму, в системе доступна и оцифровка единичных документов. Для этого используется опция «Сканирование». Отсканированный файл добавляется во вкладку «Файлы» АРК документа.

Расширены поисковые возможности системы. К уже имеющимся видам поиска (по реквизитам и по тексту прикрепленных файлов) добавлен поиск по штрих-коду. Это позволяет находить в базе карточку документа, считав нанесенный на бумажный экземпляр штрих-код. Такие штрих-коды печатаются на документах, чтобы использовать их при сканировании в качестве уникального идентификатора и быстро прикреплять скан к нужной регистрационной карточке. Для оптимизации поиска документов по запросам пользователей предоставлена возможность указать в каком фонде и подразделении содержатся недоступные по поисковому запросу материалы для точечного предоставления прав на просмотр по заявке.

Изменения в блоке пользовательских прав связаны как с необходимостью их большей детализации, так и с появлением в «Архивном деле» дополнительных опций. Теперь в учетной карточке пользователя можно дать ему доступ к опциям «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В разделе «Права» можно детально разграничивать доступ к операциям с файлами (разрешить/запретить чтение, добавление, редактирование, удаление), а также ограничить сферу действий пользователя только работой с его собственными файлами.

Для оптимизации уровня защищенности системы от несанкционированного доступа изменены требования к паролям в сторону увеличения их сложности. Простые буквенные или цифровые пароли система не позволит установить. Интерфейс также получил несколько важных для удобства работы изменений. Так, список доступных архивов теперь можно отобразить и в «плиточном», и в табличном виде. Для единообразия и более точного наименования работы с рубриками страница «Систематизация» переименована в «Тематические каталоги». Режим «Тематические каталоги», который позволяет выполнять групповую операцию отнесения дел к определенной рубрике, теперь может быть доступен и пользователям из службы ДОУ.

Подготовка отчетных форм занимает значительное время в работе специалистов архива. В версии 6.2 появились несколько дополнительных отчетов, что позволит освободить работников от многих затратных по времени операций и уменьшит количество ошибок при оформлении типовых форм. В обновленной версии появился отчет об объемах поступивших электронных документов – его можно сформировать в электронном виде, а также распечатать, если есть необходимость. Добавлена возможность формирования отчета «Акт приема-передачи документов на хранение». В раздел «Выдача дел» добавлен отчет «Книга выдачи». Также появились отчеты «Список фондов», «Лист фонда», «Реестр описей», «Перечень единиц хранения» и «Перечень документов».

Изменения затронули и другие возможности системы «Архивное дело» – в частности, работу со справочниками (в том числе с топографическим указателем), а также настройки системных параметров.

2022: "Архивное дело" 6.1

В августе 2022 года вышла новая версия 6.1 системы «Архивное дело» от лидера отечественного рынка СЭД компании ЭОС. О том, почему это обновление стало революционным и по сути являет собой новый продукт, с какими вызовами пришлось столкнуться разработчикам и каковы планы на будущее, TAdviser рассказала бизнес-аналитик ЭОС Анастасия Меницкая. Подробнее здесь.

2017: "Архивное дело" 4.2

21 марта 2017 года компания "Электронные офисные системы" сообщила о модернизации версии 4.2 ПО "Архивное дело".

В актуальной версии системы шесть основных дополнений:

• Реализован режим «Приема дел в архив по Сдаточной описи» (составление описи в структурных подразделениях, передача описи в архив, в т.ч. посредством импорта описи из внешнего файла, пересчет номеров по описи, поиск по номеру описи, печать описи).
• В функции «Контроль сроков хранения» дел появилась возможность оперативного контроля пользователя за делами с истекшим сроком хранения и истекающим сроком хранения.
• Увеличена размерность реквизита «Заголовок дела», протоколирование редактирования реквизита «Заголовок дела».
• Добавлена буквенно-цифровая сортировка дел в списках: по первой и второй частям индекса номенклатурного заголовка дел.
• Модифицирован отчет «Итоговая запись» - добавлена возможность выбора способа формирования отчета (по количеству зарегистрированных дел, по данным номенклатурных заголовков дел).
• В комплекте с системой «Архивное ДЕЛО» 4.2 поставляется файл с Перечнем типовых управленческих документов от 2010 года.

Представление ПО «Архивное дело», (2014)

2006: Архивное дело

«Архивное дело» - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией «Электронные офисные системы» с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Вследствие специфики системы, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса.

Особенности системы

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0». В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений «Продукт года - 2006» на выставке Softool-2006.

Характеристики системы

Функции

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах. Ежедневные функции:

• Поиск по всем реквизитам дел и документов.
• Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем.
• Выдача дел и документов во временное пользование.
• Групповая выдача и возврат дел.
• Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело.
• Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы в ручную.
• Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата.
• Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

• Ввод документов в систему - функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов.
• Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет.
• Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел.
• Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них.

Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК «Архивный фонд 4.0»

• Создание электронного архива организации (подсистема «Читальный зал») - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Опции

• Опция «Поточное сканирование» автоматизирует процесс массового сканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.
• Опция «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву. «Читальный зал» имеет возможности поиска дел и документов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.

Системные требования

• Требования к серверному ПО:

ОС: Win 2000 sp4, Win 2003 Server sp1 СУБД Oracle 9i (или более поздние версии), MS SQL Server 2000 (SP4), MS SQL Server 2005. Дополнительное ПО: Microsoft Framework v. 1.1.

• Требования к клиентскому ПО:

ОС: Win 2000, Win XP, Win Vista. Дополнительные требования к клиентской части: Internet Explorer v 6.0 sp1; MS Office 2000 (или более поздние версии)

Положение на рынке

Вследствие специфики системы, ее соответствия требованиям программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса. Система внедрена в таких организациях, как:

• Совет Федерации Федерального Собрания РФ
• ЦИК (Центральная Избирательная Комиссия)
• Судебный департамент при Верховном Суде РФ
• ЗАО «ЭконацБанк»
• ОАО «Мосэнерго»
• и др.

Сертификаты

2006 - Свидетельство об официальной регистрации системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Конкурирующие разработки

• ЭЛАР САПЕРИОН
• CompanyMedia-Корпоративный электронный архив
• «LanDocsApxив»

Версия 4.2

В новую версию включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы «Прием дел в архив по Сдаточной описи», реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция «Контроль сроков хранения» предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита «Заголовок дела», расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета «Итоговая запись», выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года.

В программе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечена интеграция с системой «ПК «Архивный фонд 4.1». Система «Архивный Фонд » разработана компанией «Электронные Офисные Системы» по заказу Федерального архивного агентства. В 2009 году Росархивом было принято решение о внедрении ПК «Архивный Фонд » во всех федеральных, государственных и муниципальных архивах. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет выгружать сводные описи, их структуру, информацию о делах, документах, а также электронные образы документов в формат, поддерживаемый системой «ПК «Архивный фонд 4.1».

На базе системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» успешно реализована автоматизация архивов ОАО «Мосэнерго», Счетной Палаты РФ, Совета Федерации Федерального Собрания РФ и множества других организаций.