АвтоДок

АвтоДок — система автоматизации работы с документами. Позволяет заполнять пакеты из нескольких документов MS Word и MS Excel из одной формы, которая создаётся автоматически Вами самостоятельно. Ведёт полный архив и может составлять различные реестры заполненных документов. Очень удобна в сетевой версии как дешевый инструмент автоматизации большинства процессов предприятия.

Среднестатистический менеджер тратит до 70 % своего рабочего времени на заполнение типовых и стандартных документов, используя стандартные средства MS Office. Зачастую менеджеру приходится несколько раз вбивать в разные формы одну и ту же информацию о клиенте, выискивая нужные поля в документе. Часто именно на этом этапе сотрудники делают большинство ошибок, которые приводят к дополнительной потере времени, а иногда, и к серьёзным проблемам.

Принцип работы системы

Система позволяет самостоятельно, без помощи технических специалистов и программистов, добавлять, изменять и редактировать любое количество ваших собственных шаблонов для последующей их автоматизации. Анализируя шаблон, система превращает любой документ MS Word в строгую форму для заполнения с автоматическими проверками (проверки правильности написания банковских реквизитов, фамилий, и т. п.) и, если необходимо, склоняет вводимые данные (например, фамилию, имя и отчество) по падежам в зависимости от случая использования.

Основные функции системы

Система АвтоДок является простым и мощным инструментом, направленным на решение следующих задач:

• Уменьшение времени на заполнение типовых документов практически в 5 раз
• Систематизация типовых документов
• Избежание ошибок при заполнении пакетов документов
• Упрощение рутинной работы сотрудников
• Ведение истории заполненных документов и хранение данных

Функциональные возможности

Система АвтоДок разрабатывалась с целью оптимизации рутинной работы человека с документами, поэтому все составляющие системы были реализованы максимально понятно и удобно для пользователя. Локальная и сетевая версия системы. У системы АвтоДок есть 2 версии: Локальная и Сетевая. Сетевая версия позволяет централизованно хранить шаблоны документов и хранить все сформированные документы в одном месте.

Локальная версия

Подготовка документов

• Расставляет окончания в требуемых падежах для фамилии , имени и отчества. Пользователь всегда вводит ФИО в именительном падеже
• Автоматически формирует прописи для введенных дат, сумм
• Автоматически печатает заданное количество документов
• Позволяет работать и осуществлять автоматические проверки правильности ввода для следующих типов: Деньги, Строка, Текст, Целое число, Дробное число.
• Позволяет работать с составными типами и автоматически формирует текстовые блоки для: ФИО, Паспортные данные, Реквизиты организации, Почтовый адрес, Данные автомобиля
• Заносит введенную запись в архив
• При вводе данных возможно 2 режима работы. В 1-ом режиме пользователь видит перед собой форму ввода, на которой показаны все поля. Во 2-ом режиме пользователь видит только текущее поле ввода и место в документе MS Word или MS Excel , куда данное поле будет подставляться. Пользователь может переключаться между 2-мя режимами "на лету".

Архив записей

• Поиск по архиву по всем полям записи
• Настройка таблицы архива: можно выбрать поля для отображения
• Печать реестра введенных записей
• Просмотр детали записей и сформированного пакета документов
• Архивирование записей

Работа с шаблонами документов

• Просмотр списка загруженных шаблонов.
• Редактирование шаблона, ведение истории версий шаблона

Обеспечение безопасной работы с данными

• Система позволяет настроить автоматическое создание резервной копии всех данных с возможностью восстановления.
• Вход в систему может быть защищен логином и паролем.

Удобство и скорость работы

• Для удобства работы пользователь может вызвать пакет документов на заполнение через меню Wndows Пуск, указав в меню необходимый сценарий.

Сетевая версия

Сетевая версия системы обладает теми же функциями, что и локальная версия, и в дополнение к ним обладает еще следующим набором функций.

Централизованный репозиторий

• Все пользователи видят один набор сценариев - они доступны на выполнение всем, а на редактирование - только при наличии прав доступа
• Ведется централизованный архив записей. Пользователь с правами администратора может просмотреть все записи архива, пользователь с правами Менеджера - только записи, введенные им самим.
• Ведется централизованный репозиторий шаблонов документов. Пользователь с правами Администратора может внести изменения в шаблоны. Ведется история версий шаблонов (можно просмотреть кто и когда поменял шаблон, предыдущие версии шаблона).

Разделение доступа по ролям

• В системе введено 3 роли : Администратор, Менеджер, Оператор сервера. Менеджер может только заполнять документы, но не имеет доступа к созданию и редактированию сценариев.
• Пользователь с ролью Администратор имеет возможность добавлять/удалять/блокировать пользователей

Версия 2.0

Основные изменения в версии 2.0 по сравнению с версией 1.x:

• Значительно (более чем в 50 раз!) ускорен механизм генерации документов. Полностью изменен механизм генерации документов.
• Для работы АвтоДок 2.0 не нужно устанавливать Microsoft Office на компьютере

Для работы версии 1.x на компьютере пользователя должен был быть установлен Microsoft Office. Сейчас такого требования нет.

• Появилась возможность работать с Open Office.

Версия 2.5

Проведя анализ созданного вами шаблона, система автоматически переводит его в форму для заполнения. Все введенные данные изменяются системой в зависимости от случая использования.

Система АвтоДок позволяет в кратчайшие сроки решить следующие задачи:

• оптимизация потраченного на заполнение документации времени;
• контроль грамотности и отсутствие «человеческого фактора», то есть, потери концентрации внимания при заполнении документов;
• ведение, автоматическое сохранение документов в определенном месте;
• более насыщенный событиями рабочий день за счет отсутствия рутинной работы.

Программа обладает расширенным функционалом и создана в максимально простой и понятной для обычного пользователя форме. Установка программы АвтоДок не вызовет особых проблем, так как приложение поддерживает большинство ОС: Windows 2000 Service Pack 4; Windows Server 2003; Windows XP Service Pack 2; Windows 7; Windows 8. Кроме того, условиями установки АвтоДока является минимум 96 мб оперативной памяти (хотя идеально, если это будет 256 мб), 500 мб свободного пространства жесткого диска и 400 MHz Pentium или аналогичный процессор.