«Фаэтон» расширяет бизнес в регионах с помощью «1С:Предприятие 8»

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила проект автоматизации лидера топливного рынка Северо-Запада РФ – холдинга "Фаэтон". В единую систему на базе "1С:Управление производственным предприятием 8" объединены более 60 АЗС по Северо-Западному региону и головной офис компании, автоматизировано 80 рабочих мест. В числе результатов проекта руководство компании "Фаэтон" отмечает увеличение продаж, улучшение финансового планирования, усиление контроля над оборотом топлива, снижение непредвиденных расходов.

В результате создана комплексная информационная система, которая объединила в себе данные о деятельности каждой из 60-ти АЗС компании на Северо-Западе РФ, позволила вести учет всей торгово-закупочной деятельности компании по региону. Автоматизированы подсистемы: управления денежными средствами, управления продажами и CRM, управления закупками и запасами. Под специфику деятельности топливной сети специалистами компании БИТ была разработана дополнительная подсистема учета купли-продажи ГСМ.

Внедрение проекта позволило компании:

• Улучшить взаимоотношения с контрагентами

По результатам проекта существенно улучшена работа компании с поставщиками ГСМ. В системе осуществляется мониторинг и анализ предложений от поставщиков – выбираются лучшие кандидаты по условиям и качеству продукции. Автоматически формируется график оплат поставщикам по датам. Благодаря автоматизации сложной системы взаиморасчетов (предоплата, процентная оплата по факту отгрузки/получения ГСМ, по факту выставления накладной поставщиком, с учетом различных отсрочек от этих моментов в календарных или банковских днях) в системе оперативно создаются отчеты по отсроченной и просроченной кредиторской задолженности. Это обеспечило контроль за расходованием денежных средств и позволило улучшить финансовое планирование.

• Управлять закупками, движением и хранением ГСМ

На основании графика взаиморасчетов с поставщиками в системе формируется график закупок, выстраиваются детальные планы закупок и продаж. Автоматизирован сложный процесс учета ГСМ в пути: учитывается стоимость услуг компании-перевозчика, формируется сопроводительная документация (заказ перевозчику, товарно-транспортная накладная, акт слива ГСМ на АЗС), ведется учет путей поступления ГСМ в компанию (через ж/д, доставкой, самовывозом и пр). В зависимости от полученных данных ведется расчет реальной себестоимости бензина, формируется его конечная цена. При транспортировке и хранении товара в компании осуществляется контроль массы и объема топлива. Автоматизирован учет хранения ГСМ на нефтебазах, настроен канал пересылки данных о реальных наливах (отгрузках) с локальных систем учета на нефтебазах покупателям и перевозчикам. Все это обеспечило компанию точной оперативной информацией о наличии, обороту и остатках ГСМ, позволило пресечь несанкционированный забор топлива с использованием поддельных документов, повторного предъявления доверенностей на вывоз топлива и пр., обеспечило высокий уровень контроля запасов ГСМ в целом. Все это помогло значительно снизить топливные издержки компании.

• Управлять продажами компании и привлекать новых клиентов (CRM)

С учетом отраслевой специфики в системе автоматизированы следующие виды продаж: розничные продажи, продажи с отправкой топлива клиентам по ж/д, продажи с доставкой, самовывозом. Отражена сложная система взаиморасчетов с покупателями ГСМ: предоплата, оплата процентов по факту отгрузки/получения ГСМ, оплата по факту выставления накладной покупателю и пр. На основании полученных данных руководство компании формирует отчеты по дебиторской задолженности, строит текущий и годовой планы продаж, контролирует финансовые поступления, ведет анализ продаж отдельных видов топлива. Для лучшего контроля дебиторской задолженности и повышения прозрачности информации по взаимодействию с корпоративными клиентами в компании настроен обмен данными с существующими системами учета обращения смарт-карт, топливных талонов, билетов. Теперь в системе можно отследить продажи, отгрузки топлива. Производится автоматическая выписка счетов компаниям с постоплатными системами расчетов. Использование новой системы обеспечило и удобство работы менеджеров по продажам. Новые рабочие места менеджеров целесообразно организованы для быстрого поиска необходимой для переговоров с клиентами информации. Система фиксирует все контакты с клиентами, в т.ч. переписку и позволяет отслеживать эффективность работы каждого из менеджеров, анализировать результаты выполнения планов продаж. По результатам проекта увеличился приток новых клиентов, продажи компании возросли в полтора раза.

• Проводить анализ цен конкурентов и регулировать ценообразование на АЗС

В системе реализован механизм сбора и сравнения цен на топливо с ценами на АЗС конкурентов. Проводится анализ изменения цен в разрезе географического положения, вида топлива и пр. Это позволило компании всегда владеть оперативной информацией о состоянии цен в занимаемом рынке и своевременно корректировать собственную ценовую политику.

• Ежедневно получать оперативные данные о результатах деятельности каждой АЗС. В ходе работ был настроен канал обмена данными с каждой из систем управления АЗС. Ранее подобный механизм в компании существовал, но оперативность данных была затруднена ввиду медленной обработки информации, периодического отсутствия в системе первичных данных, которые не успевали вносить сотрудники АЗС. Для улучшения взаимодействия с центральным офисом был введен список ключевых показателей, обязательных для ежедневного отображения в системе. Такой подход позволил ускорить трансляцию первичных данных и снизил трудозатраты персонала. Автоматизирован и учет деятельности локальных магазинов и кафе на АЗС. Ведется калькуляция блюд, учет прихода и остатков товаров, порционная продажа (в т.ч. напитков). Осуществляется расчет себестоимости блюд, списание товаров, инвентаризация. Таким образом, руководство компании каждый день получает достоверные данные о работе всех АЗС, это положительно сказывается на планировании развития компании.