GlowByte перенесла модель бюджетирования для внутренних нужд бизнеса с Google Sheets на Optimacros

2024: Внедрение модели бюджетирования для внутренних нужд бизнеса

GlowByte внедрил модель бюджетирования для внутренних нужд бизнеса на базе российской платформы Optimacros. Ранее в GlowByte процесс бюджетирования осуществлялся в Google Sheets. Об этом Glowbyte сообщил 28 февраля 2024 года.

Автоматизация позволила проводить мультисценарное планирование, а также сравнивать различные сценарии и версии плана между собой. Помимо этого, в системе реализован механизм сверки план/факт в разрезе статей, компаний, ЦФО, типа расхода и типа участия в ставке косвенных. В качестве итогового шага процесса настроена обратная интеграция, при которой необходимые данные выгружаются в прочие системы учета по запросу пользователя.

Проект длился 8 месяцев и включал в себя перенос в Optimacros полного цикла бюджетирования: работы с ключевыми параметрами, расчеты расходов на бэк-офис, включая ФОТ, расчеты доходов и расходов фронт-офиса, сведения итоговых PL и CF в валюте отчетности и валютах юрисдикций, а также расчет ставки косвенных расходов на основании всех сводов. Цикл бюджетирования 2024 года успешно провели уже в новом решении. Участники процесса быстро адаптировались к системе, несмотря на то что внедрение закончилось перед стартом бюджетной кампании.

Инструмент Google Sheets давал нам определенную свободу действий, но в то же время доставлял некоторые неудобства: финансовому отделу приходилось долго сводить бюджеты различных центров финансовой ответственности в единый формат. Когда мы осознали потребность в изменениях и пришли к нашей внутренней команде Financial Intelligence, специализирующейся на внедрении финансовых решений, с запросом на автоматизацию нашего бизнес-процесса, они, изучив его специфику, предложили осуществить автоматизацию на отечественной платформе Optimacros, сказала Анна Малыгина, заместитель финансового директора GlowByte.

Анна добавила, что коллеги из Optimacros с демонстрационной моделью по подобному бизнес-кейсу на этой платформе, и стало понятно, что это ПО удовлетворяет потребностям. Одним из основных доводов в пользу Optimacros также было то, что в дальнейшем его можно дорабатывать самостоятельно без необходимости осваивать сложные языки программирования. Эта особенность Optimacros была крайне важной для финансовой службы, так как процесс бюджетирования не стоит на месте, постоянно совершенствуется, развивается, и необходимо было выбрать такой продукт, который бы позволял после внедрения реализовывать доработки бизнес-логики силами финансистов самостоятельно.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

В ходе проекта совместными усилиями финансового отдела и команды Financial Intelligence GlowByte был выработан иной подход к ведению модели бюджетирования в части расходов ЦФО. Он позволил настроить процесс таким образом, чтобы все ЦФО планировали свои расходы в едином формате, но при этом чтобы у каждого в этом формате были только актуальные для него показатели.

Помимо этого, был внедрен механизм поэтапного согласования показателей бюджета в Optimacros с автоматической отправкой сообщений на электронную почту участникам процесса. Система позволила настроить гибкую ролевую модель, в которой доступы регулируются не только в зависимости от роли, но и от дополнительной настройки прав для конкретных пользователей.

Проект позволил выявить и предотвратить ошибки, которые возникали ранее из-за большого объема ручного труда, обеспечить прослеживаемость и версионность изменений в рамках итераций согласования бюджета, а также повысить точность расчетов блока ФОТ за счет детальной проработки расчетов в части калькуляции налогов и взносов по лимитам и ставкам в зависимости от категории компании, используемых ею налоговых льгот и её юрисдикции. Также хочется заметить, что автоматизация бюджетирования открыла возможность дальнейшего развития финансовых систем для оптимизации процессов, например, управленческого учета на платформе Optimacros, отметила Мария Варчева, финансовый директор GlowByte.