Система межведомственного электронного документооборота России (МЭДО)

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в рамках реализации ведет работы по вопросу перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) между собой и с правительством. Такой переход осуществляется по мере готовности информационно-технологической инфраструктуры ФОИВ и должен быть завершен до конца 2016 года.

Минкомсвязь России совместно с Минфинфином России, Минэкономразвития России и Аппаратом Правительства Российской Федерации осуществляет реализацию пилотных проектов по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью между названными ведомствами. В 2014 году к участию в указанных пилотных проектах привлечены Минпромторг России, Минкультуры России, Минсельхоз России, Минспорт России, Правительство Ростовской области, Правительство Хабаровского края, Кабинет министров Республики Татарстан, Администрация Приморского края, Правительство Московской области.

На основе успешно отработанных в рамках пилотных проектов механизма обмена электронными документами, Минкомсвязь России разработала проект порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и государственных организаций.

Документ проработан и одобрен Экспертным советом по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, образованном при Минкомсвязи России, а также согласован с ФСО России.

История

2024: 90% документов аппарата правительства представлены в электронном виде. Как кабмин переходит на ЭДО

К концу 2024 года примерно 90% документов на площадке аппарата правительства представлены в электронном виде. Для сравнения, пятью годами ранее этот показатель не превышал 40%. Такие данные в середине декабря 2024-го обнародовал заместитель председателя Правительства РФ — руководитель аппарата правительства Дмитрий Григоренко.

Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют создавать, обрабатывать, пересылать, подписывать, хранить документы в цифровой форме с соблюдением необходимых требований безопасности, без применения электронных носителей. Такие решения позволяют автоматизировать многие рутинные процессы. Системы электронного документооборота активно используют федеральные и региональные органы власти.

𝓲

Freepik

Для обмена документами между госорганами в электронном виде служит платформа ГосЭДО. В ее состав входит система электронного документооборота (СЭД), которая действует на площадке аппарата правительства с 2023 года. Она позволяет формировать документы сразу в цифровом виде — без необходимости дублирования на бумаге. Благодаря применению цифровых технологий подразделение аппарата правительства получает документ на рассмотрение в течение часа, и примерно столько же времени занимает процесс отправки законопроектов в Госдуму.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

Как отмечает газета «Ведомости», с 2023 года 100% документов и поручений на площадке аппарата правительства контролируются в системе ЭДО. Ранее контроль осуществлялся в бумажном виде или через отдельные децентрализованные ведомственные системы. С 2025 года ЭДО должны внедрить все министерства и ведомства, а также другие органы исполнительный власти, подчиняющиеся российскому правительству. А к 2030-му планируется полный переход на ЭДО органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений. Кроме того, предусмотрено централизованное хранение электронных архивных документов.^[1]

2022

«Ростелеком» присоединился к МЭДО силами НАЦ «Информзащиты»

Национальный аттестационный центр «Информзащиты» реализовал проект по подключению ПАО «Ростелеком» к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Об этом компания «Информзащита» сообщила 23 июня 2022 года. Подробнее здесь.

Мишустин поручил госорганам отказаться от бумажного документооборота в морских и речных портах

В начале февраля 2022 года премьер-министр Михаил Мишустин подписал распоряжение, которым поручил госорганам отказаться от бумажного документооборота в морских и речных портах. Речь идет об использовании системы электронного документооборота «Портал `Морской порт`», как сообщается в документе, должна объединить информацию о лицах, транспортных средствах, грузах и товарах, которые пересекают российскую границу в морских или речных портах. Подробнее здесь.

2021

Доля межведомственного электронного документооборота органов власти России достигла 75%

К декабрю 2021 года около 75% документооборота между российскими органами власти осуществляется в электронном виде. Об этом вице-премьер - руководитель аппарата Правительства РФ Дмитрий Григоренко на ежегодном совещании председателя Совета Федерации со статс-секретарями - заместителями руководителей федеральных органов исполнительной власти.

Правительство сейчас очень активно переходит на электронный документооборот. И с Госдумой, и теперь с Советом Федерации тоже перешли на него. Чтобы вы понимали, на сегодняшний день у нас процент бумажного документооборота снижен до 25%, — отметил он.

Доля межведомственного электронного документооборота органов власти России достигла 75%

По словам Григоренко, с Советом Федерации достигнута договоренность к марту 2022 года перейти на 100%-ный электронный документооборот по отдельным видам документов, таким как обращения сенаторов, парламентские запросы, ответы, служебные письма за подписью председателя и заместителей председателя. Благодаря этому работа станет быстрее и эффективнее. Кроме того, «все это будет видно, как на ладони, ускорит взаимодействие», добавил вице-премьер.

В начале декабря 2021 года Минцифры РФ опубликовало проект постановления правительства, в котором предложило оформлять в электронном виде документы для служебного пользования. Документ также определяет общие требования к порядку обращения с документами для служебного пользования, включая процедуры их создания, передачи, приема, использования, хранения, уничтожения и снятия ограничения на распространение экземпляров документов для служебного пользования.

В целях предотвращения несанкционированного доступа к документам в электронной форме, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, при их передаче предусматривается возможность использования транспортной шины межведомственного электронного документооборота, при наличии у отправителя и получателя систем электронного документооборота, или иных программных (программно-аппаратных) решений, — сообщали в Минцифры.[2]

Мишустин утвердил права обмена электронными документами «при организации информационного взаимодействия»

В конце июля 2021 года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление правительства, которым утвердил права обмена электронными документами «при организации информационного взаимодействия». Соответствующий документ, который вступит в силу 1 декабря 2021 года, опубликован на официальном портале правовой информации.

Утвержденные правила устанавливают порядок информационного взаимодействия посредством обмена документами в электронном виде федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, иных государственных органов, а также организаций, осуществляющих публично значимые функции, в случае, если указанные участники осуществили присоединение к системе межведомственного электронного документооборота.

Михаил Мишустин утвердил права обмена электронными документами «при организации информационного взаимодействия»

Также предусмотрен порядок информационного взаимодействия при ведении глобального адресного справочника и порядок работы с уведомлениями в процессе обмена документами в электронном виде.

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны (ФСО) РФ. Она обеспечивает взаимодействие участников межведомственного электронного документооборота, а также является оператором головного узла межведомственного электронного документооборота. Также ФСО ведет глобальный адресный справочник участников информационного взаимодействия и рассылает участникам актуальные справочники.

Технологические регламенты создания, формирования и рассылки, а также технические требования к структуре данных и формату таких справочников определяются Минцифры и ФСО.

В документе даётся определение понятия «документ в электронном виде», описывается процесс обмена такими документами, устанавливаются алгоритмы этапов взаимодействия, требования к защите информации и пр.^[3][4]

Минцифры предлагает упростить подключение новых участников к МЭДО. Сейчас этот процесс трудозатратный и продолжительный

Минцифры предлагает упростить подключение к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) новых участников, имеющих потребность в электронном виде осуществлять документооборот с госорганами и между собой. Для этого ведомство представило проект постановления правительства РФ об утверждении новых правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия. Документ был опубликован 7 мая 2021 года на портале regulation.gov.ru^[5].

Как пояснили TAdviser в Минцифры, в соответствии с действующим положением о системе МЭДО, для подключения к ней новому участнику необходимо подтверждать свой статус путем внесения изменений в постановление правительства от 22 июля 2013 г. № 613, определяющее, в том числе, перечень организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед правительством. Это делает процесс достаточно трудозатратным и продолжительным, говорят в ведомстве.

А предлагаемые новые правила обмена документами в электронном виде в рамках МЭДО допускают подключение новых участников к МЭДО через т.н. «узловых операторов» (в терминологии проекта постановления - операторов информационного взаимодействия). Узловые операторы - участники, имеющие собственные узлы МЭДО и таким образом имеющие техническую и организационную возможность обеспечивать информационное взаимодействие по МЭДО для подключенных к ним участников, не имеющих собственных узлов.

Благодаря новым правилам круг участников МЭДО планируется расширить (фото - pixabay.com)

Условием подключения таких новых участников будет являться соблюдение требований регламента, устанавливающего порядок их подключения к узловым операторам, а также определяющего форматы электронных сообщений, необходимых для организации информационного взаимодействия в соответствии с новыми правилами. Все это будет утверждено отдельным совместным приказом ключевых регуляторов – Минцифры и ФСО.

Таким образом, внесение изменений в постановление правительства № 613 при подключении нового участника в общем случае перестает быть необходимым, пояснили в Минцифры.

Благодаря новым правилам, которые предстоит утвердить в правительстве, круг участников МЭДО, кроме исключительно федеральных, региональных органов исполнительной власти и крупных компаний с госучастием, каковых в системе насчитывается около 200, планируется расширить за счет муниципальных органов, бюджетных подведомственных учреждений, некоммерческих организаций, созданных для решения задач правительства.

Проект постановления разрабатывался на площадке Минцифры при непосредственном участии экспертов профильных ФОИВ и Аппарата правительства РФ, обсуждался с членами экспертного совета по вопросам совершенствования межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти, который создан при Минцифры^[6].

2020

Аппараты правительства и Совета Федерации полностью переходят на электронный документооборот

25 декабря 2020 года стало известно о работе по переходу аппаратов Правительства РФ и Совета Федерации на электронный документооборот. Как сообщает пресс-служба кабмина, в 2021 году обмен документами будет полностью цифровым.

Руководителя аппарата Правительства РФ Дмитрий Григоренко и глава аппарата Совета Федерации Геннадий Голов 23 декабря 2020 года утвердили перечень видов документов, обмен которыми будет проходить в электронной форме с использованием системы межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому более 65% всего документооборота между этими аппаратами полностью переводится в электронный вид.

Аппараты правительства РФ и Совета Федерации полностью переходят на электронный документооборот

В 2021 году году работа будет продолжена. Так, в первом квартале 2020 года в аппарате Совета Федерации планируется аттестация системы электронного документооборота. Это позволит перейти на электронный обмен, в том числе документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования». Таким образом, весь документооборот между аппаратом Правительства и аппаратом верхней палаты парламента будет переведён в электронный вид, сообщили в кабмине.

23 декабря 2020 года президент России Владимир Путин на совместном заседании Госсовета и Совета по нацпроектам заявил, что следует расширять возможности по внедрению электронного документооборота в различных отраслях, «чтобы уменьшать количество бумажного оборота и сокращать издержки на этот счёт».

Нужно, чтобы коллеги объединяли свои усилия по отдельным отраслям, особенно в социальной сфере, внедряли предложенные схемы как можно быстрее. Разумеется, здесь нужно обеспечить безопасность, надежность этой системы, — сказал президент, комментируя доклад губернатора Подмосковья Андрея Воробьева о необходимости расширять возможности по внедрению электронного документооборота в различных отраслях.[7]

В Минкомсвязи восстановлен экспертный совет по совершенствованию МЭДО

26 августа 2020 года Минкомсвязи сообщило о возобновлении работы экспертного совета по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти. Состоялось заседание этого совета под председательством замглавы ведомства Андрея Черненко. В нём участвовали представители Минкомсвязи, аппарата Правительства РФ,Росархива, а также участники рынка СЭД.

По словам Черненко, важным направлением деятельности совета является развитие функциональности систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота (МЭДО) на основе таких инструментов, как авторегистрация документов, автозаполнение отдельных полей карточек ЭДО, сквозной мониторинг процессов ЭДО, подготовка отчетности и аналитики.

Заседание экспертного совета по вопросам совершенствования МЭДО в органах госвласти, 26 августа 2020, Москва

Мы фиксируем широкое распространение МЭДО в федеральных и региональных органах исполнительной власти. Однако на уровне муниципалитетов использование электронного документооборота пока недостаточное. Одна из наших задач сейчас — расширить его использование в администрациях муниципальных образований всех уровней и среди бюджетных учреждений, таких как школы, сады, больницы, — сообщил Черненко, чьи слова приводит пресс-служба Минкомсвязи.

В министерстве констатировали широкое использование практики передачи по МЭДО скан-копий бумажных документов с собственноручными подписями и скан-копий приложений. Кроме того, отсутствуют законодательно закрепленные жесткие требования к заполнению описательных полей при передаче документов по МЭДО, а также требования по ведению единой нормативно-справочной информации, общей для всех участников МЭДО.

Решением этих вопросов займётся экспертный совет по совершенствованию электронного документооборота в органах госвласти. Его новый состав будет утверждён приказом Минкомсвязи.^[8]

2009: Распоряжение №1403-р и Постановление №754

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»

В сентябре 2009 года премьер-министр Владимир Путин подписал положение о системе межведомственного электронного документооборота. Данное положение, утвержденное постановлением правительства от 22 сентября 2009 г. N 754, определяет межведомственный электронный документооборот как взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

Сюда относят обмен электронными сообщениями и ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота - федеральными органами госвласти, администрацией президента и аппаратом правительства. При этом допускается обмен и общедоступной информацией, и сведениями, составляющими служебную тайну.

2011

В соответствии с распоряжением №176-р от 12 февраля 2011 г. «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», подписанным председателем правительства Владимиром Путиным, федеральные органы исполнительной власти должны перейти на безбумажный внутренний документооборот с 1 января 2012 г., а органы местного самоуправления — с 1 июля 2012 г. Для обеспечения взаимодействия различных СЭД ОГИВ в рамках единой системы МЭДО федеральной службой охраны РФ разработан формат обмена электронными документами в органах государственной власти России. Каждая СЭД ФОИВ, являясь участником МЭДО, должна формировать исходящие документы в этом формате для отправки в систему МЭДО, обрабатывать поступившие в этом формате из МЭДО документы.

2012

Инициирование - Постановления Правительства от 6 сентября 2012 года №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»

2014: Постановление и формат электронного документа МЭДО

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

В сентябре 2014 года экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, организованный Минкомсвязью России, определил формат электронного документа для межведомственного документооборота и постоянного хранения электронных документов. Таким форматом стал PDF/А, с размещением реквизитов электронного документа в XML-файле. По мнению экспертов, на текущий момент он является оптимальным решением для перехода с бумажного на электронный документооборот.

Утвержденный формат был опробован в ходе пилотных проектов, проводимых по поручению Правительства РФ между Аппаратом Правительства РФ, Минэкономразвития России, Минкомсвязью России, Минюстом, Минфином, Минпромторгом, Минспортом, Минкультуры, Минсельхозом России, а также правительствами Татарстана, Московской и Ростовской областей, Хабаровского и Приморского края.

«Мы достигли очень важного решения. Оно продвинет вопрос перехода на безбумажный документооборот к концу 2016 года, а также сократит затраты ведомств на доработку собственных систем», — отметил заместитель министра связи и массовых коммуникаций РФ и статс-секретарь Олег Пак.

По решению Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности под председательством главы Правительства РФ Дмитрия Медведева, органы государственной власти должны привести в соответствие требованиям свои системы электронного документооборота до 27 апреля 2015 года.

Минкомсвязь России и Федеральная служба охраны России разрабатывают совместный ведомственный приказ, который будет включать основные технические требования к порядку обмена электронными документами: формат PDF/A, описание XML-файла с метаданными, использование усиленной квалифицированной подписи и ряд других.

2015

Утверждено постановление о правилах электронного взаимодействия госорганов

В январе 2015 года утверждено Правительством Российской Федерации постановление №1494, определяющее правила обмена документами в электронном виде, позволит повысить оперативность внутриведомственного и межведомственного взаимодействия. Данный документ стал итогом тесного сотрудничества Минкомсвязи России с различными ведомствами и ключевыми экспертами рынка по формированию единого подхода к организации электронного документооборота в органах власти.

Правила устанавливают основные принципы и порядок обмена документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов с использованием имеющихся у них информационных систем электронного документооборота. В правилах определяется формат электронного документа, а также систематизируются процедуры обмена документами в электронном виде.

Предполагается, что выработанные правила устранят ряд нерешенных вопросов, длительное время не позволявших ведомствам переходить на полноценный электронный документооборот, повысят оперативность взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, субъектов РФ и государственных внебюджетных фондов за счет сокращения длительности внутриведомственного и межведомственного циклов документооборота, снизят трудозатраты на операции, связанные с организацией документооборота, а также улучшат координацию и согласованность действий госорганов при переходе на межведомственный электронный документооборот.

Работа по формированию единых согласованных решений, а также рекомендаций по организации электронного обмена документами велась в рамках Экспертного совета по внедрению электронного документооборота в госорганах, организованного при Минкомсвязи России в июле 2013 года. В состав совета входят специалисты в области электронного документооборота, среди которых — представители бизнес-сообщества, научной среды и государственной власти.

Утвержденные правила — первоочередной документ из числа необходимых для перехода госорганов на безбумажный обмен документами. В ходе работы также были подготовлены проекты поддерживающих актов: перечень видов документов, подлежащих обмену исключительно в электронном виде, и описание организационно-технологического электронного взаимодействия.

Следующим этапом к апрелю 2015 года все ведомства должны будут обеспечить техническую готовность своих систем к электронному обмену в соответствии с установленными нормативами. Однако ряд ведомств и регионов уже сейчас ведут обмен в рамках пилотной зоны.

Утверждены требования к электронному взаимодействию госорганов

12 ноября 2015 года Министерство связи и массовых коммуникаций РФ объявило об утверждении организационно-технических требований к электронному взаимодействию между органами власти. Об этом сообщается на сайте ведомства.

Требования, утвержденные совместным приказом Минкомсвязи России и Федеральной службы охраны РФ №186/258, регламентируют единые стандарты представления электронных документов, процедуры проверки и подтверждения их аутентичности, правила обмена электронными документами различных типов систем электронного документооборота, формат электронного документа и электронной подписи (ЭП), а также правила визуального отображения документа в электронном виде.

Утверждены требования к электронному взаимодействию госорганов

В подготовленном Минкомсвязью документе описывается электронное взаимодействие государственных органов путем обмена подписанными ЭП цифровыми документами и сообщениями с использованием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Благодаря МЭДО в органах власти уменьшится объем ручного ввода данных, повысится автоматизация типовых процессов делопроизводства и документооборота, а также улучшится координация действий ведомств, сообщили в Минкомсвязи.

По словам замглавы министерства Олега Пака, при организации электронного взаимодействия между госорганами было принято решение сохранить ведомственные системы, доработки требований к их интеграции и развития межведомственной шины вместо того, чтобы переводить все в единое облако.

«Мы сделали важный шаг, которому предшествовали два года совместной работы с рынком, экспертным сообществом и представителями ведомств. Благодаря высокой вовлеченности в работу отраслевых экспертов, в том числе на уровне профильных департаментов правительства РФ, удалось получить результаты, которые положительно повлияют на эффективность деятельности государственных органов», — отметил Пак.^[9]

Уполномоченный орган

Контроль над электронным документооборотом в правительстве отдан Федеральной службе охраны (ФСО). Эта структура отвечает за поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии. ФСО будет заниматься анализом и устранением сбоев и ошибок программно-технических средств, выявляемых в ходе эксплуатации, а также ремонтом или заменой вышедших из строя программно-технических средств.

Инфраструктура

Положение определило также саму технико-технологическую инфраструктуру межведомственного электронного документооборота. Она состоит из головного узла, оператором которого является ФСО, а также узлов участников межведомственного электронного документооборота и защищенных каналов связи.

Головной узел включают в себя, в частности, почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра и средства защиты информации. Основные его функции - обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота; обмен электронными сообщениями между участниками документооборота.

Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места. Узлы участников правительственного электронного документооборота должны обеспечивать доставку сообщений, полученных из головного узла, в федеральные информационные системы адресатов и обратно. Узлы участников межведомственного электронного документооборота обеспечивают защиту информации до момента передачи ее в защищенный канал связи, а также хранят сообщения до передачи на головной узел или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

Защита информации

ФСО контролирует обеспечение информационной безопасности при организации межведомственного электронного документооборота, включая организацию и использование средств защиты информации, обеспечение целостности обрабатываемых данных и антивирусной защиты. К организационным мероприятиям по обеспечению ИБ, в частности, относится установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз.

См.также

Электронное правительство России

Примечания