Интервью TAdviser с директором компании ELMA Алексеем Трефиловым

Алексей Трефилов: Современные российские системы электронного документооборота представляют собой состоявшиеся зрелые решения. За последние годы количество активных игроков сократилось – некоторые продукты и компании не выдержали конкуренции, другие решения морально устарели и сошли с дистанции. Выжили наиболее уникальные и сильные продукты и компании.

Одновременно с этим могу заметить, что фаза активного создания уникальных решений закончилась. Продукты развиваются скорее «эволюционно», поступательно, с некоторым отставанием реализуя общие тенденции, свойственные другим современным ИТ-продуктам, таким как BPM-системы, CRM-системы и другие.

К таким трендам можно отнести, например, серьезный интерес к мобильным приложениям. Если пару лет назад это было всего лишь «фишкой», то сегодня это серьезный рабочий инструмент, который многие организации встроили в свои бизнес-процессы. Наличие качественного мобильного приложения зачастую становится важным критерием при выборе системы – мы неоднократно сотрудничали с клиентами, которые переходили на наше решение с другого, как правило, устаревшего продукта, мобильное приложение которого не устраивало клиента, либо попросту отсутствовало. Станислав Обухов, Т1 Иннотех: Автоматизация меняет функцию закупок 2.2 т

Следующим важным трендом является реальная забота о пользователях, выраженная в легких и доступных интерфейсах. Современные пользователи не готовы мириться с неудобными интерфейсами систем – они знают, что такое «удобно», ведь они уже успели привыкнуть к красивым интерфейсам сервисов за пределами офиса. И если работа с интерфейсами социальных сетей, интернет-магазинов, порталами заказа услуг в интернете доставляет им удовольствие, становится непонятно – зачем мириться с неудобствами на работе. Это очень хороший тренд, который качественно меняет подход к разработке корпоративных систем. Вопрос интерфейсов всегда был важным для меня лично. В приоритете развития системы ELMA всегда лежала гибкость интерфейсов и простота встроенных решений – это часто позволяло нам обходить конкурентов, которые не обладали подобными свойствами и навязывали пользователям определенные решения, которые могли быть им неудобны. В последнее время ситуация изменяется, решения всех игроков на рынке стали качественно лучше, приятнее в работе, и что немаловажно, они стали более гибкими. Очень надеюсь, что интерфейсы государственных ресурсов, предоставляющих услуги населению, тоже подтянутся под эти тенденции и сделают нашу жизнь легче и приятнее – пока здесь ситуация самая плачевная.

Как я уже отметил ранее, представленные на рынке системы электронного документооборота – уже зрелые решения. Их разработчики не очень активно развивают платформу этих систем – глобально можно отметить тенденцию к развитию прикладных решений. Так, еще в середине 2015 года мы запустили магазин готовых решений ELMA Store, где представили нашу экспертизу и лучшие практики. Это набор гибких решений, которые наши клиенты могут разворачивать у себя в компании и быстро адаптировать к своим внутренним особенностям. Это позволяет запускать решения быстрее и дешевле. Обратил внимание, что схожим путем сейчас решили пойти и другие компании – в новостях о релизах российских систем электронного документооборота подавляющую часть занимают рассказы о новых прикладных решениях, а развитие платформ отходит на второй план.

Алексей Трефилов: В первую очередь здесь можно отметить еще один тренд российского рынка систем электронного документооборота – реальный интерес к российским разработкам. Разговоры об импортозамещении давно утихли, но что интересно – когда эта тема активно муссировалась в прессе и на конференциях, реальных движений лично мы видели немного. Сейчас же ситуация обратная. Есть реальные действия, нас часто приглашают к участию в конкурсах на выбор системы, замещающей устаревший продукт, реализованный на основе западных решений. Одновременно с этим движением нельзя не заметить такие государственные и организационные инициативы, как формирование «Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных», популяризацию решений на базе «отечественных» СУБД и другие. Наличие продукта в том или ином реестре, владение сертификатами или поддержка определенных «дружественных» технологий стала более критичной. Ранее подобные требования выставлялись только очень узким сегментом организаций из госсектора, сейчас подобное встречается все чаще.

Во-вторых, не могу не отметить явно возрастающее внимание заказчиков к качеству интерфейсов и гибкости настройки системы. Хороший удобный интерфейс с возможностью глубокой кастомизации и создания минималистичных АРМов, удобное мобильное приложение – это достаточно типовой запрос нашего заказчика при выборе системы электронного документооборота. Зачастую к этому еще добавляется поддержка мультиязычных интерфейсов, то есть возможность организовать взаимодействие сотрудников, владеющих различными языками, в рамках одного бизнес-процесса. Такое нередко встречается в организациях, когда основная часть компании работает с системой на русском языке, однако их иностранное руководство русский язык не понимает. Когда несколько лет назад нам впервые пришлось столкнуться с этой задачей, реализовав ее в одном из релизов системы как базовый функционал, мы еще не думали, что в самое ближайшее время эта потребность станет достаточно распространенной.

Отдельно хочу еще раз остановиться на важности мобильных приложений. Если ранее их можно было рассматривать как дополнительную функцию систем документооборота, то сегодня для многих компаний она в приоритете. Нередко организации выстраивают свои бизнес-процессы таким образом, что часть сотрудников взаимодействует с системой электронного документооборота исключительно при помощи смартфонов и планшетных компьютеров – как правило, это всевозможные «полевые» сотрудники, которые основную часть рабочего времени проводят вне офиса. К таким сотрудникам добавляется руководство, от динамики работы которого зависит динамика работы всей компании. Удобство мобильного приложения, при помощи которого принимаются решения во время рабочих поездок, начинает играть особую роль.

Алексей Трефилов: В основе системы электронного документооборота ELMA ECM+ лежит система управления бизнес-процессами ELMA BPM. Это дает определенные преимущества для одних клиентов и одновременно может быть недостатком для других.

Для совсем небольших компаний наше решение может быть избыточным, тяжелым. Наш типовой заказчик – средние и крупные компании со сложными внутренними бизнес-процессами. Такие заказчики не удовлетворены стандартными классическими системами электронного документооборота, в которых им не хватает гибкости. Наша система как раз позволяет организовать более сложное взаимодействие, а полученное в итоге решение будет гибким и будет меняться вместе с компанией.

Алексей Трефилов: Как я отметил ранее, ELMA – это система управления бизнес-процессами. Благодаря мощному процессному движку мы можем предоставлять нашим клиентам возможности для построения сложных процессов, в которых участвует вся компания. Система легко вписывается в ИТ-ландшафт компании и объединяет другие ИТ-системы в единую информационную среду. Очень часто нашими заказчиками становятся компании, которым не удалось достичь желаемого с другими системами документооборота – не хватило гибкости этих решений.

Что немаловажно, решения на базе нашей системы получаются гибкими. То есть решение меняется вместе с компанией. В систему интегрированы инструменты непрерывного улучшения бизнес-процессов. Таким образом, процесс может постоянно совершенствоваться и изменяться. Такое решение прослужит действительно долго, так как вследствие череды мелких изменений старение процесса значительно замедляется и откладывается. Да и в целом процедура сопровождения системы во времени становится дешевле. Когда необходимо значительно изменить бизнес-процессы, построенные на базе конкурентных решений, требуется полная переработка этих продуктов, реинжиниринг. В случае ELMA, с ее гибкими процессами, структурой документов, объектов и данных, можно будет обойтись, как говорится, без хирургического вмешательства.

Архитектура ELMA позволяет реализовывать решение с помощью гибких методик разработки, для этого в системе реализован ряд инструментов поддержки версионности, отладки, эмуляции и др. Логично вытекающим отсюда мощным конкурентным преимуществом продукта является высокая скорость разработки решений. Например, в прошлом году у нас был достаточно крупный проект в Азербайджане – мы автоматизировали фронт-офис Капитал Банка, правопреемника Сбербанка, банка с крупнейшей сетью филиалов в Азербайджане. Весь проект, состоящий из 7 контуров и суммарно охвативший проработку порядка 90 бизнес-процессов, был выполнен в рекордные сроки – 5 месяцев. Конечно, на проекте работала большая группа аналитиков, но здесь наш продукт позволил правильно организовать работу всей команды и запустить все в работу вовремя.

Редкий проект внедрения документооборота обходится без интеграции с учетной системой, CRM-системой. Зачастую сюда также добавляются системы учета, хранения и исполнения обязательств по договорам, системы контроля исполнения поручений и другие. При этом часть этих систем может быть основана на устаревших технологиях и не имеет современных интерфейсов интеграции. В наиболее крупных организациях нередко встречается интеграционная шина. Благодаря тому, что ELMA является BPM-системой, она обладает хорошими возможностями по интеграции в информационное пространство компании.

Алексей Трефилов: На сегодняшний день есть ряд клиентов, где мы обеспечили работу нескольким тысячам пользователей. При этом некоторые из этих инсталляций действительно высоконагруженные системы. Напомню, наша система решает не только вопросы документооборота, но как система управления бизнес-процессами используется для автоматизации самых различных задач организации.

Например, в том же Капитал Банке, где у нас на первый взгляд не очень много пользователей – 1300 человек – ELMA используется для автоматизации задач всего фронт-офиса банка. То есть все основные операции банка так или иначе проходят через нашу систему. Полагаю, можно представить количество транзакций и плотность этих транзакций.

Вообще, вопрос быстродействия системы прямым образом влияет не только на быстродействие работы пользователей, что очевидно, но и на их отношение к продукту и комфорт работы, поэтому этим вопросом мы обеспокоены постоянно. Выделенная команда разработчиков постоянно занимается оптимизацией работы системы. У нас не всегда все было прекрасно с производительностью, но получая новые вызовы, мы решали эти задачи, улучшали ситуацию и развивали продукт.

Алексей Трефилов: На самом деле достаточно большая часть наших заказчиков выбирает внедрение «под ключ», когда проект в полном объеме реализуется силами наших аналитиков или аналитиков наших партнеров. При этом мы используем собственную методику внедрения, с которой на первом этапе проекта знакомим заказчика. В ряде случаев, когда необходимо выполнить внедрение в очень сжатые сроки, используем более классические гибкие методики, опять же совмещая их с собственными технологиями.

При выполнении проекта мы всегда формируем на стороне заказчика центр компетенции, который способен самостоятельно обслуживать систему – благо для этого не требуется каких-то сверхкомпетенций. При помощи этой команды система продолжит развиваться. Нередко бывало, когда наши специалисты внедряли заказчику 2-3 бизнес-процесса, а спустя годы мы узнавали, что заказчик самостоятельно внедрил уже несколько десятков новых контуров. Это конечно очень хороший и правильный подход – в этом случае мы понимаем, что система действительно приносит пользу и становится стратегическим инструментом.

Немало также клиентов, которые изначально выполняют внедрение самостоятельно, не прибегая к услугам внешних экспертов. Причем это не обязательно небольшие организации. У нас есть примеры достаточно крупных банков, которые привлекали наших специалистов эпизодически, исключительно в целях консультаций при разборе возникших вопросов, а основную работу выполняли самостоятельно.

Алексей Трефилов: В первую очередь они должны понимать бизнес компании. Мы ставим на сотрудников категории «аналитик», а не на «программистов». Наш продукт не сложен в сопровождении, однако у такого специалиста должно быть понимание внутренних процессов организации, потребностей бизнеса, потребностей конечных пользователей. Конечно, сопровождающие специалисты должны понимать возможности нашего продукта, но для этого у нас подготовлено большое количество программ обучения. К тому же, если говорить про систему на низком уровне, мы используем стандартные технологии, в частности стек Microsoft, поэтому обучение даже технических специалистов, которые занимаются интеграцией систем, занимает непродолжительное время.

Алексей Трефилов: На самом деле каких-то особых ожиданий от этого включения у нас нет – просто это соответствие времени. Да, мы полностью российская разработка, и мы просто должны быть в этом реестре. Кроме того, все чаще слышим такой вопрос от заказчиков, является ли наша система полностью российской, и есть ли мы в этом реестре Минсвязи. Вообще, как инициатива государства, это прекрасная идея, которую мы всецело поддерживаем.

Отвечая на второй вопрос – у нас есть заказчики из государственного сектора, но намного чаще мы работаем с реальным бизнесом. Развитие нашего продукта и стратегия его продвижения все же завязаны на компании, которые живут в рынке и борются на этом рынке, стремятся повысить свою эффективность. Если правильно позиционировать продукт под государственный сектор, потребуется большое количество действий, которые позволят получить необходимый для данных клиентов вес, но для нас это будут действия в сторону, идущие несколько вразрез с нашей стратегией.

Алексей Трефилов: Совершенно верно, в самом ближайшем мажорном релизе как раз будет представлена возможность работы с версией PostgreSQL. Над ней мы работали достаточно долгое время и, наконец, готовы ее представить. Версия продемонстрировала несколько удививший нас результат в ходе первых же нагрузочных тестов – прекрасная производительность вкупе с экономической политикой разработчика. Кстати, сейчас поддержку PostgreSQL можно назвать еще одним трендом российских корпоративных систем.

Алексей Трефилов: Мы непрерывно совершенствуем интерфейсы нашей системы: они должны быть легкими, адаптивными, современными. При чем это касается всех каналов взаимодействия с системой, будь то браузер или мобильное приложение. В частности, на мобильное приложение у нас очень много планов.

Вторым важным направлением определено развитие инструментов аналитики и отчетности. Система электронного документооборота аккумулирует огромное количество данных. Для правильного использования этих данных и их анализа мы будем развивать уже существующие инструменты аналитики и выгрузку данных из системы документооборота во внешние системы аналитики.

Алексей Трефилов: Пожалуй, главным недостатком современных решений является очевидность их присутствия. «Идеальная» СЭД является не просто системой с присущими ей знакомыми интерфейсами, она представляет собой нечто большее – часть рабочего процесса. Нечто настолько инфраструктурно-интегрированное в компанию и ее сотрудников, что она естественно незаметна. Пользователи работают с информационным пространством компании, получая и передавая ему необходимую информацию, при этом не чувствуя принуждения или необходимости. Просто им так удобно – они бы хотели работать именно так, даже если бы их никто не заставлял, у них бы был выбор работать иначе.

В этой ситуации сотрудников, недовольных внедрением СЭД, которые бы вспоминали «раньше удобно было с бумажками, а сейчас приходиться с глупым компьютером столько времени тратить», попросту не было бы. Сейчас в этом направлении серьезно продвинулись социальные сети. Это не просто сайты – это среда, в которой пользователи существуют, непрерывно обмениваясь с ней данными со всех своих электронных устройств, без принуждения, естественным образом. Это не ресурс в привычном понимании, это действительно среда.