Directum RapID

Продукт
Название базовой системы (платформы): Directum (СЭД/ECM-система)
Разработчики: Directum (Директум)
Технологии: СЭД

Содержание

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на каждом рабочем месте и активное использование ЭЦП позволяет значительно сократить объем бумажных документов, перемещающихся внутри организации. По статистическим данным автоматизация предприятия посредством СЭД сопровождается снижением затрат на расходные материалы и обслуживание копировальной техники в среднем на 30-60%.

Тем не менее, перевод документационного обеспечения в электронный вид не является панацеей, позволяющей обходиться совсем без бумаги. Работа руководителей, делопроизводителей, секретарей неизбежно связана с обработкой большого объема бумажных документов, т.к. до сих пор правовые нормы предусматривают их заверение «живой» подписью и печатью. После внедрения СЭД этим сотрудникам одновременно приходится работать как с электронным, так и с бумажным документом по следующим операциям:

  • Поиск документов;
  • Сопоставление бумажного и электронного документа;
  • Визирование документов.

Технология

Технология быстрой идентификации документа, DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID) позволяет исключить двойную работу, облегчая поиск электронного документа по его бумажной копии.

Технология основывается на маркировке бумажных документов глобальным уникальным штрих-кодом. Исходящие документы маркируются автоматически при их создании, на входящие документы штрих-код наклеивается или надпечатывается при их регистрации. Впоследствии, с помощью сканера штрих-кодов у пользователя появляется возможность быстро находить электронный документ по его бумажной версии и работать с ним, либо его реквизитами.

Решение

На базе новой технологии, специалистами компании DIRECTUM был разработан ряд дополнительных расширений для одноимённой системы электронного документооборота. Найденные документы, например, могут открываться в специальном просмотрщике, объединяющем в себе основные функции работы с документами и задачами системы DIRECTUM.

Подобные решения позволяют оптимизировать работу с системой по следующим сценариям:

  • Руководитель работает в системе;
  • Руководитель частично работает в системе, часть действий в системе за него выполняет секретарь;
  • Руководитель работает только с бумажными документами, в системе за него работает секретарь;
  • Делопроизводитель работает в системе;
  • Произвольный сотрудник работает в системе.

Для полноты представления, приведем примеры реальной работы в случае использования RapID.

Руководителю на подпись приходит ряд бумажных документов. Как правило, все они параллельно присланы на утверждение с помощью типового маршрута, используемого в СЭД. Вся работа идет от бумажного экземпляра. Для каждого поступившего бумажного документа руководителю необходимо найти соответствующее задание, открыть его, поставить на документ ЭЦП и выполнить задание. Также необходимо подписать бумажный вариант соответствующего документа.

В этом случае руководителю не требуется искать электронный документ и связанные с ним задания, чтобы выполнить их и отправить по маршруту далее. Он сканирует бумажный документ сканером штрих-кодов, после чего система, оперируя полной ключевой информацией о документе, автоматически находит сам документ и связанные с ним задания. При подписании документа «живой» подписью руководитель тут же подписывает его и электронно-цифровой. В результате не только экономится время, но и повышается доверие и интерес к системе со стороны руководства.

Говоря о работе делопроизводителя нужно отметить в первую очередь необходимость неоднократно открывать РКК, связанные с документом, чтобы отмечать местонахождение бумажного экземпляра, ответственных лиц, вносить резолюцию (для входящих документов), поставленную руководителем на бумажном документе и т.д. В этом случае при получении бумажного документа делопроизводитель сканирует штрих-код, после чего в открывшейся РКК выполняет необходимые действия.

Качественный эффект

Основным эффектом внедрения DIRECTUM RapID, несомненно, является повышение доверия и интереса к СЭД со стороны руководства, так как руководителю не приходится менять стиль работы после внедрения системы. Технология быстрой идентификации документов позволяет быстро и удобно выполнять необходимые действия в DIRECTUM. Тем самым:

  • Сокращается время на поиск документов – по уникальному штрих-коду на бумажном документе электронный документ может быть найден в считанные секунды;
  • Уникальный штрих-код всегда позволяет однозначно идентифицировать электронный документ по бумажному и наоборот, что приводит к уменьшению рисков совершения ошибок, вызванных несовпадением электронного и бумажного документов;
  • Сокращается количество операций при сопоставлении бумажного и электронного документа – использование DIRECTUM RapID значительно сокращает количество операций как для секретаря, так и для руководителя;
  • Ускоряются операции по работе с регистрационно-контрольными карточками (РКК) – делопроизводитель не тратит время на поиск РКК по документу, а сразу может выполнять необходимые действия;
  • Повышается прозрачность перемещения документов внутри организации.
  • В целом технология DIRECTUM RapID облегчает переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, развивает практику применения ЭЦП.



ПРОЕКТЫ (8) ИНТЕГРАТОРЫ (6) СМ. ТАКЖЕ (11)
ОТРАСЛИ (5)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

  Directum (Директум) (901)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (658)
  Haulmont (Хоулмонт) (483)
  Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг) (255)
  Comindware (Колловэар) (254)
  Другие (5787)

  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (239)
  Directum (Директум) (118)
  Синтеллект (Syntellect) (86)
  Haulmont (Хоулмонт) (82)
  QuickBPM (80)
  Другие (432)

  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (115)
  Directum (Директум) (82)
  Haulmont (Хоулмонт) (35)
  Синтеллект (Syntellect) (34)
  Этлас-Софт (Atlas Soft) (19)
  Другие (324)

  Directum (Директум) (84)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (52)
  Синтеллект (Syntellect) (28)
  Haulmont (Хоулмонт) (13)
  СКБ Контур (13)
  Другие (198)

  Directum (Директум) (13)
  HRlink (Инновации в управлении кадрами) (8)
  ЦИТ-Регион (7)
  СКБ Контур (7)
  БФТ-Холдинг, БФТ (ранее Бюджетные и Финансовые Технологии) (4)
  Другие (68)

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

  Directum (Директум) (37, 1932)
  Docsvision (ДоксВижн) (43, 865)
  Электронные офисные системы (ЭОС) (29, 753)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (7, 744)
  1С Акционерное общество (22, 550)
  Другие (850, 3790)

  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (1, 319)
  Directum (Директум) (7, 248)
  Синтеллект (Syntellect) (5, 87)
  Haulmont (Хоулмонт) (1, 84)
  Comindware (Колловэар) (1, 78)
  Другие (58, 193)

  Directum (Директум) (6, 245)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (3, 115)
  Docsvision (ДоксВижн) (4, 50)
  Синтеллект (Syntellect) (1, 36)
  Haulmont (Хоулмонт) (1, 35)
  Другие (47, 124)

  Directum (Директум) (3, 150)
  Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) (3, 52)
  Синтеллект (Syntellect) (4, 30)
  1С Акционерное общество (5, 22)
  СКБ Контур (7, 13)
  Другие (33, 114)

  Синтеллект (Syntellect) (3, 24)
  1С Акционерное общество (3, 9)
  Directum (Директум) (2, 9)
  HRlink (Инновации в управлении кадрами) (1, 8)
  СКБ Контур (2, 7)
  Другие (33, 42)

Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

  Directum RX - 884
  Directum (СЭД/ECM-система) - 861
  Docsvision (СЭД/ECM-система) - 791
  Дело (ЭОС) - 506
  ТЕЗИС Система управления документами и задачами - 504
  Другие 5088

  ELMA365 ECM - 319
  Directum RX - 233
  ТЕЗИС Система управления документами и задачами - 84
  Comindware Business Application Platform - 78
  Syntellect Tessa - 64
  Другие 315

  Directum RX - 236
  ELMA365 ECM - 108
  Docsvision (СЭД/ECM-система) - 49
  Docsvision: Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - 40
  Syntellect Tessa - 36
  Другие 177

  Directum RX - 147
  ELMA365 ECM - 44
  Syntellect Tessa - 30
  ТЕЗИС Система управления документами и задачами - 13
  HRlink Система электронного кадрового документооборота - 11
  Другие 142

  Syntellect Tessa - 24
  Directum RX - 8
  HRlink Система электронного кадрового документооборота - 8
  Контур.Логистика - 5
  1С:Документооборот 8 КОРП - 5
  Другие 48