«Ависофтика» внедрила электронный архив документов

28 февраля 2017 года компания Этлас-Софт сообщила о внедрении электронного архива документов в ООО «Ависофтика».

ООО «Ависофтика» (2017)

Задачи проекта

• Обеспечить гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов.
• Юридически значимые электронные документы должны иметь возможность храниться вместе с технологическими документами (файлом подписи, протоколами передачи).
• Нужна была автоматизированная загрузка документов из старого архива в новый.
• Компания – автор решения, должна быть российской и проявлять живую заинтересованность не только в продаже, но и развитии продукта.
• Решение электронного архива, опробовав на себе, можно было бы рекомендовать для всех компаний авиаотрасли.

Ход проекта

Процесс внедрения Этлас (ЭДО) был трудоемким, но не сложным. Для автоматизации загрузки все документы переименовали по разработанному правилу. Из наименования документа заполнялись основные реквизиты карточки. Настройка самих карточек удобная и позволяет вводить все желаемые реквизиты документа. Технические специалисты Этлас-Софт оперативно производили доработку процедур загрузки под разработанные правила. Скорость отклика поддержки очень высокая.

К началу промышленной эксплуатации в ЭАД Этлас были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.

Итог проекта

В результате внедрения Ависофтика получила ряд улучшений:

• За счет сокращения времени администрирования папок, разбросанных по корпоративной сети, вырос охват документов, переводимых в электронный вид.
• Стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах.
• Хранение документов осуществляется полным комплектом. История изменений документа легко отслеживается.