Заказчики: Администрация Калачевского муниципального района Государственные и социальные структуры Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Этлас (ЭДО)На базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2020/09 — 2021/02
|
2021: Внедрение СЭД
В конце 2020 года руководством комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в администрации района. Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 30 марта 2021 года.
Основными задачами внедрения было:
- Уйти от бумажной рутины работы с документами и постоянного хождения от одного согласовывающего лица к другому;
- Сократить время согласования документов;
- Сократить расходы на канцелярию;
- Упростить регистрацию документов, приходящих на почту администрации;
- Построить прозрачное хранилище всех документов комитета, а в дальнейшем и всей администрации.
В ходе выбора подходящей системы ИТ-специалисты администрации изучили и остановились на решении от компании Этлас-Софт.TAdviser выпустил новую Карту российского рынка информационной безопасности: 250 разработчиков и поставщиков услуг
Основными критериями при выборе системы были:
- Интуитивно понятный дружественный пользователю интерфейс;
- Широкая функциональность, удовлетворяющая всем требованиям современной СЭД для административных структур государственного сектора;
- Наличие различных конструкторов и редакторов настройки системы без программирования и привлечения специалистов исполнителя в дальнейшем;
- Наличие электронного архива документов с настраиваемой структурой хранения;
- Возможность разворачивании системы как на серверах администрации, так и в удаленном дата-центре;
- Поддержка масштабируемости системы.
В ходе процесса настройки и внедрения системы специалисты Этлас-Софт совместно со специалистами администрации:
- Провели удаленное обследование текущего бумажного документооборота в подразделениях администрации Калачевского муниципального района и администрациях поселений Калачевского муниципального района.
- Сформировали и зарегистрировали в системе учетные записи 100 пользователей.
- Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
- Построили структуру архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
- Занесли в систему все необходимые справочники.
- Сформировали карточки для 10-ти типов документов.
- Настроили правила автоматической нумерации документов.
- Настроили правила автоматического именования документов.
- Настроить правила автоматического размещения документов.
- Настроили и внедрили бизнес-процесс приема, обработки и распределения входящих документов.
- Настроили и внедрили бизнес-процесс обработки и передачи исходящих документов.
- Настроили ряд отчетов:
- Журнал входящих обращений граждан или организации, направленных в вышестоящие организации;
- Журнал входящей корреспонденции от граждан;
- Журнал входящей корреспонденции от организаций, предприятий, учреждений;
- Журнал входящей корреспонденции (запросов) от надзорных ведомств;
- Журнал исходящей корреспонденции.
В результате внедрения системы электронного документооборота Администрация решила поставленные задачи значительно сократив бюджет на канцелярские расходы, упростив и ускорив регистрацию и согласование всех видов документов. Теперь для регистрации документа не нужно его распечатывать и нести на согласование в различные комитеты и подразделения. Согласование происходит в разы быстрее с применением ЭЦП. Руководство же в свою очередь получила прозрачный механизм контроля исполнительской дисциплины сотрудников администрации.