Заказчики: Администрация Рыбинского Муниципального района Рыбинск; Государственные и социальные структуры Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Электронный архив ЭтласНа базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2020/07 — 2020/12
|
2020: Внедрение электронного архива
В рамках программы автоматизации Ярославской области Администрация Рыбинского Муниципального района провела конкурс на поставку системы электронного архива документов. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 20 января 2021 года.
Система должна была удовлетворять целому ряду функциональных требований:
- Обеспечивать соблюдение политики единого хранилища электронных документов;
- Обеспечивать ведение организационной структуры;
- Поддерживать разграничения прав доступа к документам организации в зависимости от полномочий пользователя;
- Наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями Системы;
- Наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы;
- Возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск с возможностью использования операторов поиска);
- Поддержка любых справочников с возможностью добавления новых (без программирования);
- Поддержку настраиваемых автоматических нумераторов для регистрации документов;
- Поддержка автоматического именования документов при регистрации;
- Поддержка автоматического структурирования документов при регистрации;
- Поддержка автоматического размещения документов при регистрации;
- Ведение номенклатуры дел;
- Наличие готового функционала для организации связей между документами;
- Организация коллективной работы с документами (просмотр разных версий одного документа, запрет на одновременное редактирование документа несколькими пользователями);
- Возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов;
- Поддержка версионности документов;
- Наличие экспорта документа/папки из Системы и импорта документа/папку в Систему;
- Поддержка приложений MS Office, OpenOffice, LibraOffice;
- Наличие ввода документов в систему путем сканирования и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке;
- Возможность ввода документов в Систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, электронная почта);
- Поддержка размещения документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме;
- Возможность пользователю настраивать свою иерархию папок с документами;
- Возможность создавать универсальные папки фильтры, которым можно сопоставлять сохраненные условия поиска и получать актуальные выборки;
- Возможность формирования списка результатов поиска с выгрузкой списка найденных документов в MS Excel и последующей печати.
В ходе ознакомления с системой электронного архива Этлас, специалисты администрации получили доступ к полнофункциональной демо-версии, и в течение месяца смогли самостоятельно убедиться в том, что данный продукт полностью удовлетворяет требованиям.
В результате проведения работ в соответствии с техническим заданием по настройке и внедрению системы администрация перешла на качественно иной уровень хранения информации и доступа к ней за счет получения надежного и структурно понятного архива документов, с гибкой подсистемой поиска.