Проект

Электронный архив "Этлас" внедрен в Администрации Рыбинского муниципального района

Заказчики: Администрация Рыбинского Муниципального района

Рыбинск; Государственные и социальные структуры

Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft)
Продукт: Электронный архив Этлас
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2020/07 — 2020/12
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8129
системы - 806
вендоры - 388

2020: Внедрение электронного архива

В рамках программы автоматизации Ярославской области Администрация Рыбинского Муниципального района провела конкурс на поставку системы электронного архива документов. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 20 января 2021 года.

Система должна была удовлетворять целому ряду функциональных требований:

  • Обеспечивать соблюдение политики единого хранилища электронных документов;
  • Обеспечивать ведение организационной структуры;
  • Поддерживать разграничения прав доступа к документам организации в зависимости от полномочий пользователя;
  • Наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями Системы;
  • Наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы;
  • Возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск с возможностью использования операторов поиска);
  • Поддержка любых справочников с возможностью добавления новых (без программирования);
  • Поддержку настраиваемых автоматических нумераторов для регистрации документов;
  • Поддержка автоматического именования документов при регистрации;
  • Поддержка автоматического структурирования документов при регистрации;
  • Поддержка автоматического размещения документов при регистрации;
  • Ведение номенклатуры дел;
  • Наличие готового функционала для организации связей между документами;
  • Организация коллективной работы с документами (просмотр разных версий одного документа, запрет на одновременное редактирование документа несколькими пользователями);
  • Возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов;
  • Поддержка версионности документов;
  • Наличие экспорта документа/папки из Системы и импорта документа/папку в Систему;
  • Поддержка приложений MS Office, OpenOffice, LibraOffice;
  • Наличие ввода документов в систему путем сканирования и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке;
  • Возможность ввода документов в Систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, электронная почта);
  • Поддержка размещения документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме;
  • Возможность пользователю настраивать свою иерархию папок с документами;
  • Возможность создавать универсальные папки фильтры, которым можно сопоставлять сохраненные условия поиска и получать актуальные выборки;
  • Возможность формирования списка результатов поиска с выгрузкой списка найденных документов в MS Excel и последующей печати.

В ходе ознакомления с системой электронного архива Этлас, специалисты администрации получили доступ к полнофункциональной демо-версии, и в течение месяца смогли самостоятельно убедиться в том, что данный продукт полностью удовлетворяет требованиям.

В результате проведения работ в соответствии с техническим заданием по настройке и внедрению системы администрация перешла на качественно иной уровень хранения информации и доступа к ней за счет получения надежного и структурно понятного архива документов, с гибкой подсистемой поиска.