Заказчики: Ленское ПТЭС, Ленское предприятие тепловых и электрических сетей Ленск (республика Саха); ЖКХ, сервисные и бытовые услуги Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Электронный архив ЭтласНа базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2019/11 — 2020/04
|
2020: Создание электронного архива документов на базе платформы «Этлас»
13 мая 2020 года компания «Этлас-Софт» сообщила, что Ленское предприятие тепловых и электрических сетей («Ленское «ПТЭС») ввело в эксплуатацию электронный архив документов на платформе «Этлас».
В ходе модернизации предприятия руководством было принято решение о создании прозрачного и надежного хранилища всех документов компании. Для решения этой задачи специалисты, просмотрев ряд систем электронного архива, остановили свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт», так как оно полностью подходило под решение поставленных задач, а именно:
- Самостоятельное и простое создание и управление структурой архива документов.
- Наличие возможности быстрого импорта документов, а также заведения в систему документов со сканера.
- Удобный и настраиваемый поиск документов.
- Поддержка версионности документов.
- Наличие подсистемы работы с абонентскими договорами.
- Формирование карточек контрагентов с привязкой к ней договоров и связанных документов.
- Организация и учет в системе хранения копий оригиналов документов.
- Возможность простого самостоятельного внедрения системы.
Специалисты предприятия создали в системе структуру архива, настроили карточки для всех видов хранимых документов, сформировали требуемые справочники, настроили группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным частям архива. Сформировали реестр абонентских договоров и контрагентов с историей взаимоотношений.
Внедрение электронного архива позволило компании кардинально изменить подход к работе с документами за счет получения централизованного архива, как самих документов (технических регламентирующих, проектных и кадровых), так и их графических копий, с гибкой подсистемой поиска, тем самым значительно упростив работу сотрудникам. Также удалось полностью избавиться от долгих поисков и потери документов.