2021: Оптимизация цифровых процессов
8 июня 2021 года стало известно о том, что Московский городской фонд обязательного медицинского страхования перевел в электронный вид работу с обращениями граждан, договорами, поручениями и другими документами. На протяжении пяти лет 450 сотрудников работают в единой системе и не тратят время на бумажную рутину, а руководители могут рассматривать и подписывать документы вне офиса – в мобильном приложении Directum Solo.
Как пояснялось, внедрять Directum в МГФОМС начали в 2017 году. До изменений все документы создавали, согласовывали, подписывали, отправляли и хранили в бумажном виде. Цифровизация позволила не только исключить потери бумаг, но и ускорить процессы. В том числе работу с:
- входящими и исходящими документами,
- поручениями,
- служебными записками,
- организационно-распорядительными документами,
- договорами,
- совещаниями,
- обращениями граждан.
Теперь Directum для МГФОМС – это единое защищенное информационное пространство, в котором взаимодействует 450 сотрудников. Каждый из них вовлечён в цифровые процессы и следует единому порядку работы с документами и поручениями. Большинство сотрудников пользуются веб-клиентом системы, часть – десктоп-версией. Руководители также используют мобильное решение Directum Solo, благодаря которому они оперативно рассматривают и подписывают документы в любое удобное время, в том числе вне офиса.Миграция с SAP SuccessFactors и SAP HCM на российские HR-решения: как выстроить стратегию перехода 2.3 т
Система развивается. В частности, в 2020 году усовершенствовали цифровую работу с обращениями граждан, поступающими с сайта МГФОМС.
Ежегодно в МГФОМС поступает около 65 тыс. письменных и устных обращений граждан. Они направляются по-разному: какие-то пересылаются с сайта, устные – с АТС и т.д.
Теперь обращения собираются и обрабатываются в одном месте – в системе Directum. Причем сотрудникам больше не нужно заносить данные вручную. Вся информация об обращении сохраняется благодаря настроенным интеграциям Directum:
- с информационными системами СМО. В СЭД МГФОМС создан «Единый журнал обращений граждан», в который поступает информация о письменных и устных обращениях граждан от страховых медицинских организаций, направляемая в формате .xml. Directum захватывает информацию с электронной почты и формирует записи справочника «Единый журнал обращений граждан» в системе. Всё происходит без участия человека;
- с АТС: во время звонка в системе автоматически открывается карточка справочника «Устные обращения граждан». Работник, который общается по телефону, только заполняет карточку и регистрирует обращение. Через некоторое время к ней прикрепляется аудиозапись телефонного звонка, которую затем можно открыть и ознакомиться;
- с личным кабинетом застрахованного лица: данные отправляются с сайта МГФОМС на специальную электронную почту, оттуда они захватываются сервисами Directum. На основе полученной информации в системе автоматически формируется карточка обращения и отправляется задача сотруднику, ответственному за регистрацию;
- с контактной формой (интернет-приемная): обращения, отправленные гражданами на сайте МГФОМС, напрямую попадают в систему. Эту задачу выполняют веб-сервисы интеграции Directum.
Интеграционные решения позволили МГФОМС не увеличивать штат – сотрудники успевают обработать весь объём обращений, даже с учётом его ежегодного роста.
Работа с обращениями граждан – не последний этап в трансформации процессов МГФОМС. Фонд планирует наращивать функциональность Directum и переводить другие процессы в цифровой вид.