Проект

В отделении ДОСААФ России в Санкт-Петербурге и Ленинградской области развернут электронный архив "Этлас"

Заказчики: Межрегиональное отделение ДОСААФ России Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Санкт-Петербург; Государственные и социальные структуры

Продукт: Электронный архив Этлас
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2019/01 — 2020/02
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8129
системы - 806
вендоры - 388

2020: Внедрение электронного архива «Этлас»

18 марта 2020 года компания «Этлас-Софт» сообщила, что совместно со специалистами компании «Ай Ти Фабрика» развернули электронный архив «Этлас» в Межрегиональном отделении Общероссийской общественно-государственной организации «Добровольное общество содействия армии, авиации и флоту России» (ДОСААФ) Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

В начале 2019 года руководством ДОСААФ по СПБ и ЛО было принято решение о формировании электронного архива документов, который формировался на протяжении многих десятилетий, а также внедрения подсистемы автоматизированной обработки почты. После исследования рынка систем электронного архива специалисты компании «Ай Ти Фабрика» остановили свой выбор на системе «Этлас», так как она удовлетворяла следующим необходимым условиям:

  • перевод документов из бумажного вида в электронный;
  • простой и гибкий поиск документов;
  • разграничение доступа к архиву как пользователей, так и групп пользователей;
  • поддержка системой кроссплатформенности;
  • наличие возможности автоматической загрузки в систему электронной почты с дальнейшей регистрацией прикрепленных документов;
  • наличие механизмов автоматического создания инкрементных резервных копий системы в несколько мест;
  • периодическая проверка целостности архива документов;
  • наличие полного набора инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.

После формирования структуры архива, заведения пользователей и настройки карточек документов была настроена автоматическая загрузка электронной почты пользователей с последующей регистрацией прикрепленных к письму документов. Также были настроены механизмы по созданию автоматических резервных копий базы данных и базы документов.

На март 2020 года происходит перевод документов из бумажного вида в электронный, что позволит сохранить исторически важные документы для следующих поколений и значительно упростит поиск и доступ к нужным документам. В тоже время специалистам стало гораздо проще и быстрее добавлять документы в электронный архив, которые поступают на электронную почту.