Проект

Российский офис Metro проводит инвентаризации без бумаги с помощью Directum RX

Заказчики: Metro Cash & Carry Russia

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum RX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2020/10 — 2023/04
Количество лицензий: 1000
Технология: BPM
подрядчики - 482
проекты - 6225
системы - 475
вендоры - 317
Технология: HRM
подрядчики - 476
проекты - 4335
системы - 420
вендоры - 299
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 1165
проекты - 14874
системы - 1817
вендоры - 1022
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8129
системы - 806
вендоры - 388

2023: Проведение инвентаризации 110 магазинов и складов

Компания METRO полностью перевела регулярные инвентаризации 110 магазинов и складов в электронный формат на базе Directum RX, снизив временные затраты на оформление и согласование документов, а также расходы на бумагу. Об этом 17 мая 2023 года сообщила компания Directum (Директум).

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие, компания проводит их по 4 раза в год. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр (ТЦ), но и бухгалтерию центрального офиса.

В результате внедрения системы управления бизнес-процессами и документами Directum RX в METRO:

  • Сократились расходы на бумагу: весь комплект инвентаризационных документов из четырех форм ИНВ в 1000 страниц удалось полностью перенести в цифровой формат.
  • Ускорился процесс оформления документов: бухгалтерия больше не тратит на подготовку отчетности несколько дней. Сотрудникам достаточно указать все данные, и документ сформируется автоматически в соответствии с типовой формой.
  • Уменьшилось время на согласование: на подписание документов уходит от часа до одного дня. А раньше могло занимать недели, так как один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе.
  • Хранить документы стало проще: благодаря централизованному хранению документов на поиск запрашиваемой информации у специалиста уходит минимум времени.

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно выполнять процесс бесшовно на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.Станислав Обухов, Т1 Иннотех: Автоматизация меняет функцию закупок 2.2 т

Поддержкой и дальнейшим развитием процессов занимаются специалисты «Центра внедрения документооборота» (ЦВД), партнера компании Directum. METRO активно развивает систему и подключает к ней новые процессы.

2021: Внедрение Directum RX

4 марта 2021 года стало известно о том, что российское представительство крупнейшей торговой сети METRO выбрало Directum RX для цифровизации договорных процессов. Более 1000 сотрудников уже оценили возможности системы при согласовании документов и обработке входящих счетов на оплату.

Как пояснялось, используемая в компании система электронного документооборота не соответствовала требованиям, предъявляемым к современным СЭД, а также конкретным требованиям METRO в части:

  • перегруженности сложным кодом, что делало практически невозможным обновление до актуальных версий;
  • трудоемкости доработки, настройки и запуска новых процессов для пользователей;
  • отсутствия на рынке достаточного количества специалистов, работающих с этой платформой.

Таким образом, обновленная СЭД должна быть современной, иметь большие возможности для самостоятельной настройки, а также широко представлена на рынке. На стадии выбора системы команда специалистов из METRO создавала в каждой из систем-претендентов прототип процесса по согласованию счета на оплату. По результатам тестирования выбиралась та, в которой разработка и настройка будут максимально прозрачными и интуитивно понятными. Именно в Directum RX специалисты сделали это самостоятельно с минимальной поддержкой вендора. Кроме того, систему отличает функциональность коробочной поставки, опыт крупных проектов внедрения и наличие интеллектуальных механизмов – с перспективой их применения в будущем.

Сроки проекта были строго обозначены: Directum RX должна была стабильно работать к моменту окончания договора на поддержку действующей СЭД. Проект внедрения охватил 2 основных процесса:

  • согласование договорных документов (расходные контракты);
  • работу с первичными документами (счета на оплату, акты, УПД, счета-фактуры), в которую входит согласование, обработка бухгалтерией и оплата казначейством.

Для поддержки процессов была настроена интеграция с:

  • SAP HR для синхронизации организационной структуры;
  • SAP FI для синхронизации данных о контрагентах, центрах затрат и курсах валют;
  • Active Directory для синхронизации учетных записей пользователей;
  • Диадок для электронного обмена документами.

Для удобной работы с реестром счетов разработан специальный список «Счета на обработку». В нем настроена фильтрация по реквизитам и вынесены действия, необходимые для распределения счетов на обработку сотрудникам бухгалтерии с последующей передачей счетов на оплату, а также для массовой оплаты.

Категория и сумма договора, а также местонахождение его автора — в головном офисе или магазине — определяют состав и последовательность согласующих.

Права на документ зависят от его состояния и роли пользователя. Ежедневно в системе создается более 400 входящих счетов. Для них разработано 10 состояний, в каждом из которых менять документ могут только пользователи одной роли, — каждую минуту в Directum RX могут меняться права на сотни счетов.

Реквизиты документов изменяются динамически в зависимости от уже введенных. Например, если заполнить вид документа значением «Закрывающие документы», появляется табличная часть «Авансовый счет».

Для счетов без договора настроены ограничения по валюте, сумме отдельного счета и общей сумме счетов для контрагента за год. Реестры «Мои договоры» и «Мои счета» формируются индивидуально для каждого сотрудника. В них пользователи видят только необходимые для работы документы.

Локализация основных реквизитов зависит от языка, выбранного при входе в систему. Так пользователь видит данные на нужном ему языке – русском или английском.

Цифровизация процессов сняла с сотрудников бремя рутинных операций и минимизировала ошибочные действия. Все вычисления и проверки теперь выполняет Directum RX. Например, контролирует превышение в счете лимита и рассчитывает итоговую сумму договора по подписанным дополнительным соглашениям.

По итогам проекта из старой системы мигрировали более 40 тыс. договорных документов и 10 тыс. контрагентов.

В проекте применялись принципы Agile и итерационного внедрения, что наряду с регулярным взаимодействием позволило сделать процесс внедрения непрерывным и гибким.

Поддержкой и дальнейшим развитием процессов занимаются специалисты «Центра внедрения документооборота» (ЦВД), партнера компании Directum. На очереди следующий этап – цифровизация франчайзинговых договоров. Также в планах активно развивать систему и переносить в неё новые процессы.