БФТ.е-Архив — современная система хранения и предоставления электронных документов
Система «БФТ.е-Архив» предназначена для хранения и оперативного предоставления электронных документов (ЭД) в режиме реального времени для взаимодействующих с ней информационных систем (ИС). Решение обеспечивает возможность хранения единой версии файлов электронных документов для связанных ИС с поддержкой юридической значимости при их долгосрочном хранении. Подход к работе с электронными документами, реализованный в «БФТ.е-Архив», позволяет уменьшить объемы хранения копий электронных документов, что особенно критично в условиях постоянного роста количества ЭД в государственных и коммерческих организациях. Подробнее о решении рассказывает Максим Зацепин, директор департамента систем управления данными БФТ-Холдинга.
Содержание |
Предпосылки к внедрению системы «БФТ.е-Архив»
Многие транзакционные информационные системы, представленные на рынке, используют традиционную архитектуру для хранения файлового контента, которая предполагает размещение таких объектов в собственной базе данных или собственном файловом хранилище. Как правило, процессы обмена между взаимодействующими системами предполагают физическую передачу копий файлов электронных документов.
Использование такого подхода ведет к быстрому увеличению объемов дискового пространства и снижению скорости обмена документами, а также усложняет доступ к данным. Именно поэтому организациям потребовался новый, переосмысленный подход к выстраиванию централизованного хранения ЭД. Его обеспечивает система хранения и предоставления электронных документов «БФТ.е-Архив».
Основными предпосылками к её внедрению являются:
- мультипликативный рост общего объема дискового пространства для хранения электронных документов и их файлов, передаваемых между взаимодействующими информационными системами. По оценкам экспертов, прирост объема дискового пространства для хранения электронных документов и их файлов в мире составляет порядка 20% в год;
- необходимость передачи функций по хранению электронных документов и прилагаемых к ним файлов из транзакционных систем в отдельную специализированную систему хранения с целью избежать нерационального увеличения объема базы данных, а также для сокращения времени их техобслуживания, например, резервного копирования;
- необходимость поддержания юридической значимости ЭД при их длительном хранении в специализированной системе;
- востребованность централизованного управления доступом к объектам хранения, сроками хранения электронных документов и расширенных механизмов их поиска и предоставления данных;
- необходимость использования в бизнес-процессах одних и тех же версий файлов вложений электронных документов для взаимодействующих систем.
Все эти возможности реализованы в системе «БФТ.е-Архив». Так, при размещении документов в системе предусмотрено сохранение их юридической значимости при долгосрочном хранении. Когда такие документы, например, трудовые договоры, передаются на хранение в «БФТ.е-Архив», то в нём обеспечивается продление юридической значимости — «перештамповка». Документы с истекающим сроком действия сертификата электронной подписи (ЭП) переподписываются в автоматическом режиме, тем самым гарантируя неизменность электронных документов при их длительном хранении.
Функциональность и архитектура «БФТ.е-Архив»
«БФТ.е-Архив» является полноценным многофункциональным хранилищем электронных документов взаимодействующих с ним ИС для решения основной технологической задачи — оперативного размещения и централизованного хранения документов и прикрепленных к ним файлов, их электронных подписей, каталогизации хранимых объектов и организации доступа к ним.
Система обеспечивает возможность взаимодействия связанных с ней ИС в процессах обмена файловым контентом без физической передачи данных за счет предоставления сведений для доступа к файлам через программный интерфейс.
Система «БФТ.е-Архив» представляет из себя:
- решение для централизованного хранения и предоставления файлов и документов нескольких ИС, развертываемое на отдельных серверах или серверах с использованием технологии виртуализации;
- сервис для взаимодействия с внешними информационными системами с использованием программного интерфейса, реализованного в REST-архитектуре;
- единую точку доступа для размещения, поиска и предоставления файлов ЭД для взаимодействующих ИС и пользователей системы;
- приложение с обеспечением юридической значимости электронных документов при долгосрочном хранении;
- высоконагруженное решение с возможностью использования объектных хранилищ для надежного хранения файлов и масштабирования системы.
Система хранения и предоставления электронных документов «БФТ.е-Архив» зарегистрирована в «Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» под № 6741 от 09.06.2020. TAdviser выпустил новую карту российского рынка информационных технологий: более 380 разработчиков и интеграторов
Помимо перечисленных возможностей, решение предоставляет возможности динамического формирования картотеки электронных документов с автоматизированной каталогизацией по типам документов, источникам, размещающим объекты хранения и календарным годам.
Система также поддерживает ведение версионности состава файлов ЭД, размещаемых внешними системами. Таким образом, в решении хранится история изменения их состава, наложения и удаления электронных подписей, что может быть использовано при разборе конфликтных ситуаций.
Интегрированный сервис электронной подписи позволяет проводить проверки валидности ЭП, размещаемых вместе с электронными документами и их вложениями непосредственно в системе. Реализована поддержка следующих форматов электронных подписей: CMS, CAdES-BES, CAdES-XLT1, XMLDSig, XAdES-T.
Система «БФТ.е-Архив» располагает собственной подсистемой администрирования и управления правами доступа для пользователей и подключаемых внешних информационных систем. Разделение прав доступа реализовано для объектов приложения (доступ на чтение, добавление/изменение/удаление объектов) в разделах системы. Также обеспечено разделение доступа по наиболее значимым атрибутам карточки электронного документа (система-источник, организация, тип документа).
С учетом общего курса на полное импортозамещение система «БФТ.е-Архив» на программном уровне использует компоненты из стека открытых платформ, библиотек, инструментов и средств разработки, таких как:
- операционные системы CentOS, Astra Linux, ROSA Enterprise Linux, RedOS;
- СУБД PostgreSQL;
- сервер приложений Apache Tomcat;
- OpenJDK/LibericaJDK;
- средства формирования отчетов Birt, Template reports, XDocReports;
- просмотр документов LibreOffice.
Само приложение разработано на базе собственного платформы для low-code разработки «БФТ.Платформа» (запись в «Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 03.12.2018 № 4831).
Преимущества «БФТ.е-Архив» и ценность решения для заказчиков
Система «БФТ.е-Архив» оптимально подходит для централизованного хранения электронных документов и файлов в организациях любого масштаба — от локальных решений для внутренних корпоративных нужд компаний до комплексных высоконагруженных систем хранения документов в организациях федерального масштаба.
Среди ключевых преимуществ «БФТ.е-Архив» для заказчиков можно выделить:
- возможность создания отдельного высоконагруженного решения, для хранения файлов и электронных документов нескольких информационных систем;
- использование единой точки доступа к хранимым файлам и электронным документам для информационных систем и пользователей
«БФТ.е-Архив»:
- уменьшение объема дискового пространства и увеличение скорости обмена файлами электронных документов между информационными системами;
- использование единого экземпляра электронного документа в процессах обмена данными между системами без необходимости передачи файла в натуральном виде;
- сохранение истории изменений состава файлов вложений электронных документов в карточках;
- обеспечение юридической значимости электронных документов и файлов при их долгосрочном хранении.
На базе «БФТ.е-Архив» уже реализован ряд масштабных проектов для госучреждений, ещё несколько крупных проектов в настоящее время находятся в стадии реализации.
О разработчике
БФТ-Холдинг — российский разработчик программных продуктов и заказных решений для госсектора и бизнеса. Компания является системообразующей организацией в ИТ-отрасли, обладает огромной экспертизой в сфере цифровой трансформации. Решения компании используются в развитии информационных систем более чем 15 федеральных органов власти и внедрены в 83 субъектах РФ.
БФТ-Холдинг продолжает наращивать портфель крупных федеральных проектов. Среди них — создание Единой цифровой платформы в социальной сфере (Социальное казначейство) и обеспечение эксплуатации текущих информационных систем СФР, развитие Единой цифровой платформы «Работа России» и запуск «Службы занятости населения 2.0» Роструда, разработка Единой цифровой платформы Национальной системы пространственных данных Росреестра, проект по развитию Национальной системы управления данными (Единая информационная платформа и Витрины данных) Минцифры России.