Алина Рожина, Directum: Система должна быть готова к тому, что потребности бизнеса будут расти

Алина Рожина: Начиная с 2023 года особенно актуальным я бы назвала вопрос поиска средств — инвестиций, грантов, помощи от государства. «Пандемийные» льготы отменяются, ставки по кредитам растут, опытные и талантливые сотрудники все чаще уходят в отрасль ВПК, где сейчас привлекательные условия. В результате среднему и малому бизнесу (СМБ) стало сложнее зарабатывать и избегать кассовых разрывов.

При этом мы наблюдаем активное внедрение цифровых технологий в небольших компаниях. В этом нет противоречия — растущие компании вслед за крупными стремятся оптимизировать свою работу, повысить конкурентоспособность на рынке. ИТ-решения помогают им разобраться в том числе с кадровыми вопросами — начиная с легкого обучения новичков и заканчивая снижением количества рутинных задач, которые никому не нравятся.

Интересно, что если в компании происходит резкий рост, например появился крупный проект, то теперь именно цифровые решения помогают справиться с возросшей нагрузкой. Раньше руководители прибегали к более традиционному способу — расширяли штат. А сейчас и государство поддерживает цифровизацию бизнеса, и у предпринимателей выросла осведомленность о возможностях ИТ.

Есть изменения, касающиеся использования облачных вычислений. Так, в нашей компании последние лет 5 соотношение локального и облачного вариантов поставки было примерно 50/50. В последний год перевес незначительный, всего на 5%, но на стороне размещения в контуре компании. Возможно, влияет геополитическая обстановка, атаки на дата-центры, и руководителям компаний кажется, что свой сервер в офисе надежнее. Хотя я бы так не сказала.

Алина Рожина: Если говорить про облачную поставку системы Directum Lite, то мы несем ответственность за безопасность данных наших клиентов, которая закреплена SLA (соглашением об уровне услуг). Мы используем несколько распределенных между собой ЦОДов, они регулярно делают резервное копирование информации друг друга. Помимо этого, центры расположены в разных регионах, поэтому вероятность их одновременного выхода из строя крайне низкая. Система всегда останется доступной, и клиенты смогут продолжать работу без перерывов.

Может ли гарантировать подобный уровень безопасности системный администратор небольшой компании — вопрос.

Алина Рожина: Главная причина перехода на цифровые инструменты — увеличение штата компании. Чем больше сотрудников, тем объемнее документооборот и сложнее бизнес-процессы. Когда, например, объем новых договоров и приложений превышает привычный уровень в несколько раз, становится сложно отслеживать все обязательства и условия, обеспечивать их корректность.

Еще один катализатор изменений — расстояния. Когда организации расширяются территориально, открывая новые офисы и представительства, или нанимают удаленных сотрудников, им нужны удобные средства обмена данными. Представители небольших компаний понимают, что нельзя работать с бумагой, полагаться на устные договоренности, решать бизнес-задачи в мессенджерах и оставаться конкурентоспособными.

Например, у нас есть компания-клиент, сотрудники которой до внедрения СЭД регулярно тратили на поиск документов по 4 часа. Иногда ситуации складываются еще хуже, и за бумагами приходится ездить по разным офисам. Другой клиент из-за таких передвижений по пробкам согласовывал договор 96 суток!

Доступность ПО в облачной поставке тоже играет большую роль в распространении новых технологий в сегменте малого и среднего предпринимательства. Компании до 100 сотрудников часто выбирают этот вариант, так как им легко платить за год небольшую сумму по тарифу и не приходится нанимать ИТ-специалиста для сопровождения системы и оборудования.

Алина Рожина: Если говорить о сдерживающих факторах, то это нехватка ресурсов. Автоматизация процессов — объемная задача, к которой нужно подойти основательно — выделить время на анализ процессов, описание потребностей, поиск и выбор подходящего ИТ-решения, оформление документов, настройку и внедрение системы, обучение подчиненных. Часто это ложится на плечи руководства и других ключевых сотрудников, а им не хватает воли освободить себя и других причастных от текущих задач.

Второе — покупка корпоративной системы — это инвестиция, которая не принесет мгновенной прибыли. Руководители небольших компаний зачастую считают более приоритетным вложение средств в продвижение или другие проекты, которые обещают быстрый финансовый результат.

Наконец, сотрудники могут сопротивляться изменениям: люди старшего поколения испытывают страх перед цифровизацией или не верят в ее пользу. Они могут саботировать перемены. На работу с возражениями тоже нужно выделить время, которого предпринимателю обычно не хватает. Подобных проблем почти не бывает в «молодых» коллективах, там работники знакомы со многими информационными системами, и отсутствие автоматизации процессов и документооборота для них — минус при выборе места работы.

Алина Рожина: Организации сегмента среднего и малого бизнеса в зависимости от уровня зрелости можно поделить на разные категории. Первая включает совсем небольшие организации со штатом до 15 человек. В таких коллективах коммуникации происходят хоть и стихийно, но эффективно. Сотрудники быстро находят необходимую информацию, погружают новых коллег в рабочие процессы и оперативно получают результаты, поскольку бизнес-процессы ограничены взаимодействием между небольшим количеством людей. На этом этапе может вообще не потребоваться система, или будет достаточно сервиса ЭДО для обмена документами с контрагентами.

Вторая категория — те же 15 человек в компании, но команда распределенная или принят гибридный формат работы. Работой удаленных специалистов надо как-то управлять, отслеживать дисциплину, обмениваться с ними задачами и контентом. Или в компании в принципе всегда большой объем документооборота. Например, в строительной отрасли, где работа с субподрядчиками и заказчиками всегда сопровождается подписанием договоров.

Интересно, что руководители охотнее и быстрее внедряют СЭД в своей компании, если раньше работали в крупном бизнесе. Им не надо объяснять пользу цифровизации, они сами с радостью приносят культуру электронного взаимодействия в свою команду. У нас есть клиент, который рассказал: «Я сам придумал и захотел внедрить Directum. Это было моей маленькой мечтой». Он купил наше ПО уже через 3 недели после регистрации компании, выбрав облачный вариант поставки. Сейчас по мере роста бизнеса, увеличения числа клиентов и появления новых процессов, этот предприниматель постепенно модифицирует систему новыми функциональными возможностями.

Третья группа — это средние по размеру компании, которые уже по определению не могут развиваться без автоматизации. У них много процессов, документов, контрагентов, клиентов и поставщиков. Без подходящего ПО руководители вынуждены погружаться в операционные задачи, пренебрегая своими основными функциями по управлению. А сотрудники работают на пределе возможностей, но все равно тонут в рутине.

Алина Рожина: Обычно компании используют какие-либо бесплатные сервисы, которые можно быстро начать использовать: мессенджеры, почту или, например, облачные текстовые редакторы. Получается, что какие-то из своих потребностей бизнес закрывает, но сталкивается с новыми трудностями: нет единой системы, и результаты работы разрозненные. Нарушается взаимодействие сотрудников и понимание общей картины дел руководителем, которому приходится вникать в чрезмерное количество деталей. Кроме того, неизвестно, где искать нужные данные — в каком чате и мессенджере они обсуждались, на чьем локальном компьютере сохранены.

Но это скорее встречается в организациях до 100 человек, а средний бизнес как правило, достаточно развит, чтобы решить проблему «зоопарка систем» и автоматизировать процессы всех подразделений, работать в удобной экосистеме цифровых решений.

Алина Рожина: По моему опыту, небольшие компании часто хотят все и сразу: чтобы в системе можно было подписывать договоры, взаимодействовать с коллегами, управлять продажами, контролировать ресурсы и общаться в чатах. На самом деле это функциональность разных классов корпоративного ПО, поэтому важно определится, с каких процессов нужно начать автоматизацию. Мы предлагаем в качестве основы внедрить определенные 3-4 решения Directum Lite, получить от них ощутимый эффект, а затем развивать ИТ-инфраструктуру. Например, сначала автоматизировать документооборот и договорную деятельность, затем интегрироваться с Диадок и 1С, потом, если потребуется, подключить управление проектами и другую функциональность.

При выборе ПО необходимо учитывать перспективы развития компании. Система должна быть готова к тому, что потребности бизнеса будут расти и меняться со временем. Наш продукт заточен под такие условия и будет удовлетворять запросы растущего бизнеса как в настоящий момент, так и через 5 или 10 лет.

Добавлю, что выбор облачной поставки в этом плане тоже очень удобен — если резко возрастает количество пользователей системы и используемых решений внутри системы, тогда компания сможет быстро расширить мощности, не покупая новый сервер. Тем более, что сейчас поставки оборудования затруднены и обходятся недешево.

Алина Рожина: Directum Lite в облаке дешевле при первоначальных инвестициях и не требует присутствия ИТ-специалиста в штате, так как обслуживанием и обновлением ПО занимаемся мы. Когда выходит новая версия, за ночь наши специалисты ее устанавливают и настраивают, а утром предприятие получает новые функции, не затратив на это никаких усилий и времени. Также такой вариант поставки дает возможность гибко управлять решениями системы в зависимости от потребностей. В облаке клиент не покупает СЭД со всей ее функциональностью в бессрочное пользование, а арендует право на использование ПО и его отдельных функций. Соответственно, может отказаться от ненужных при продлении подписки.

То же самое касается управления лицензиями. При необходимости у компании есть возможность быстро докупить их без длительного согласования или изменить тариф на меньшее количество лицензий.

Еще одно преимущество нашего продукта заключается в том, что мы поставляем его по типу SaaS. То есть несем ответственность не только за работу системы, но и за доступ к данным в ней. На рынке существует несколько форматов работы с облачными сервисами, но мы выбрали этот, как самый удобный для бизнеса. Клиент заключает только один договор с нами и ему не приходится общаться с владельцем облака. Если возникает проблема с доступом, они приходит к нам, и мы ее решаем.