Константин Лянгузов, Directum: Государство формирует модель электронного документооборота «Все пишут всем»
Как правительственные инициативы повлияли на ИТ-рынок и какие факторы сдерживают цифровизацию, рассказал Константин Лянгузов, руководитель направления по работе с органами государственной власти Directum.
Лянгузов
Государство активно переводит документооборот в цифру. Например, развивает платформу ГосЭДО, межведомственный документооборот. Как чувствует себя ИТ-рынок?
Константин Лянгузов: Сегодня государство формирует целевую картину документооборота по модели «Все пишут всем». Это значит, что госорганы и коммерческие организации смогут взаимодействовать в едином цифровом контуре ГосЭДО. Он включает в себя в том числе внутри- и межведомственный документооборот (МЭДО), а также обмен юридически значимыми документами с коммерческими организациями через специальные сервисы.
За последние пару лет эта сфера активно развилась. В МЭДО появился институт операторов и институт участников — «Глобальный адресный справочник» всех органов власти. Если раньше к межведомственному документообороту были подключены не более 200 участников, то сейчас эта цифра превысила 22 тыс. Частично присоединился к платформе и бизнес — например, банки и предприятия с госучастием. Это РЖД, «Почта России», Сбербанк. Сейчас прорабатывается вопрос расширения и на другие компании.
Еще одно нововведение ждет нас в ближайшем будущем: государство планирует запустить работу с цифровыми поручениями. То есть поручения от Аппарата Правительства или Президента будут поступать в электронном виде через канал МЭДО. При этом в будущем может передаваться только суть поручения, информация об ответственных и сроках, без электронного образа документа. СЭД, получив эти поручения, должна преобразовать их в удобный для работы пользователя вид.
Directum RX может работать с цифровыми поручениями, и наша команда готова подключиться к пилотному проекту запуска у наших заказчиков. Более того, я считаю, что такой подход нужно применять и к некоторым другим видам документов.
Требования к системам документооборота постоянно расширяются, и уже давно вышли за рамки привычного определения термина «СЭД». Помимо привычных функциональных возможностей, обязательными становятся no-code, low-code, возможность применения ИИ, интеграция с ЕСИА, ПОС, СМЭВ, ЕПГУ, операторами ЭДО. ИТ-рынок развивается и адаптируется. И мы как вендор чувствуем себя уверенно: в Directum RX все для комфортной работы пользователя, а команда постоянно работает над развитием продукта — добавляет функциональность, выводит новые ИТ-решения.
Какие, по вашему мнению, есть сдерживающие факторы цифровой трансформации?
Константин Лянгузов: Чтобы расширить электронное взаимодействие, необходима доработка нормативно-правовой базы. Полный отказ от бумаги сдерживают контролирующие органы, запрашивающие данные в бумажном виде, и ограничения передачи электронных документов в архив.
Минцифры находится в постоянном контакте с вендорами и бизнес-сообществом. И мы ожидаем, что ведомство поддержит пересмотр нормативно-правовой базы. Это позволит выявить все места в законодательстве, где ограничивается применение документооборота и делопроизводства в электронном виде. В том числе, при работе с документами для служебного пользования.
Активно обсуждается Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), который должен был полностью отменить обязательную печать документов для передачи на постоянное хранение в Госархив. Как это повлияло на вендоров?
Константин Лянгузов: Часто участники ЭДО после того, как документы отработаны в электронном виде, вынуждены были все-таки их печатать, подписывать и сдавать в бумажном формате на постоянное хранение в Госархив, так как по-другому «архив не принимает». Рад, что у Минцифры с Росархивом появились значительные подвижки в этом вопросе.
В прошлом году часть федеральных органов исполнительной власти участвовала в пилотном проекте и тестировала возможности платформы ЦХЭД. И сейчас начали появляться технические детали, которые помогут выстроить взаимодействие СЭД, ведомственных и региональных архивов временного хранения с ЦХЭД. В ближайших планах Directum RX — расширить возможности «Долговременного архива» и добавить интеграцию с ЦХЭД.
Как уже сейчас можно упростить хранение документов?
Константин Лянгузов: Организации могут получить выгоды от цифрового архива уже сегодня, к этому нет законодательных препятствий.
Например, все документы, которые имеют длительный и постоянный срок хранения, могут отправляться в локальный архив Directum RX. При этом будут обеспечиваться юридическая значимость и нередактируемый формат с перештамповкой. В дальнейшем, когда будет готова нормативная база, мы настроим интеграцию, чтобы эти электронные документы уходили напрямую в Госархив.
Коммерческие компании активно пользуются возможностью: уже внедряют архивы для документов длительного и постоянного сроков хранения. Среди бюджетных организаций отмечу вузы, которые первыми начали осваивать такие системы, — Новосибирский госуниверситет экономики и управления, Томский политех и другие.
Среди наших заказчиков также есть региональные ведомства, которые реализуют подобные проекты. И мы готовы делиться опытом и экспертизой.
Еще один тренд цифровизации бизнеса — перевод в электронный вид кадрового документооборота и HR-процессов. Необходимо ли это органам власти и, если да, то почему?
Константин Лянгузов: Я считаю, сегодня в официальных учреждениях уделяется мало внимания электронному кадровому документообороту. Чаще всего, цифровизация начинается и заканчивается учетными системами, где регистрируются кадровые мероприятия и формируются кадровые документы. А дальше, как правило, эти документы печатаются и в «тележках» курсируют по ведомствам. Или, того хуже, ждут подписания задним числом, что является нарушением.
При обсуждении КЭДО чаще всего говорят о том, как нововведение облегчит работу отделов кадров. Но и рядовым сотрудникам HR-цифровизация значительно упростит многие рутинные процессы.
Главный плюс — оперативность решения кадровых запросов, в том числе удаленно. Если процессы с бумажными документами могут затянуться на дни и даже недели, с КЭДО все пройдет в несколько раз быстрее. Вот лишь некоторые из очевидных преимуществ:
- заявление на отпуск или отгул можно оформить в электронном виде: документ легко отправить на согласование даже с телефона;
- работники получают доступ ко всей необходимой документации, могут оставлять свои комментарии и предложения, быть в курсе всех изменений в кадровых процессах;
- у руководителя есть возможность подписать документы за пределами офиса;
- получить справку 2-НДФЛ и заверенную копию трудовой книжки также можно без посещения бухгалтерии и кадровой службы.
Конечно, есть страхи перехода на КЭДО, причем у самих сотрудников. Насколько это надежно и безопасно? Но практика совсем не нова. Современные электронные сервисы — такие как Directum HR Pro — помогают решить задачи кадрового документооборота и соответствуют всем требованиям законодательства.
Наш продукт успешно используют в МФЦ, вузах федерального значения и подведомственных организациях, запускаются пилоты на уровне региональных правительств. Этот опыт мы планируем также расширять.
