IBA Group: Система электронного архива на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet)

По состоянию на июль 2022 года продукт более не доступен для приобретения.

2013: Описание возможностей системы

Назначение системы

Система предназначена для учета и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства с целью обеспечения сохранности документов, повышения эффективности их использования, разграничения доступа пользователей к функциям и ресурсам электронного архива, а также документам, находящимся на хранении в архиве.

Система позволяет решать следующие задачи:

• Повысить информационную открытость и прозрачность функционирования архива организации
• Повысить оперативность и управляемость процессов, связанных с обработкой информации, в архиве организации
• Сократить затраты на процессы в архиве организации, в том числе за счет минимизации ручных операций, исключения дублирования однотипных операций при работе с информацией в архиве
• Исключить дублирование ввода информации и повысить ее достоверность и актуальность, улучшить возможности поиска документов
• Обеспечить безопасность, конфиденциальность и целостность информационных ресурсов организации.

Описание системы

Система обеспечивает выполнение следующих операций над документами в архиве:

• Ввод данных в Систему
• Формирование и ведение номенклатуры дел
• Формирование и оформление дел
• Формирование и ведение описей дел
• Систематизацию дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища
• Поиск информации (дел и документов), находящихся на хранении в архиве:

• выдача дел во временное пользование, контроль движения и выдачи дел, учет использования документов;
• фондирование архива − формирование и ведение фондов в архиве организации;
• ведение справочников, каталогов, учетных документов архива;
• контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению;
• формирование и ведение актов о выделении документов и дел к уничтожению.

В Системе реализованы следующие режимы ввода данных:

• Ручной − добавление данных непосредственно пользователем
• Автоматический − выгрузка данных из внешних систем.

В рамках функционального модуля «Ведение номенклатуры дел» реализованы следующие задачи:

• Формирование номенклатуры дел (в том числе создание регистрационной карточки (далее РК) архивных документов, дел)
• Редактирование номенклатуры дел (копирование, удаление, сортировка заголовков дел, утверждение номенклатуры)
• Просмотр номенклатуры дел (просмотр общих сведений о номенклатуре, просмотр документов и дел, входящих в номенклатуру)
• Печать номенклатуры дел.

В рамках функционала формирования и оформления дел в Системе реализованы следующие задачи:

• Расчет количества листов дела и поддержка томов
• Оформление внутренней описи дела
• Формирование описей дел структурных подразделений
• Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы структурных подразделений организации).

Функциональный модуль «Передача дел на архивное хранение» обеспечивает:

• Контроль сроков хранения документов и дел
• Формирование и оформление сводных описей дел (сводные описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу)
• Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы организации в целом).

В рамках функционального модуля «Контроль сроков хранения и выделения к уничтожению дел структурных подразделений» решены задачи:

• Учета и печати актов об уничтожении дел
• Изменения статусов документов и дел, перевода их в категорию выделенных к уничтожению по истечении установленных сроков хранения.

Система поддерживает систематизацию и топографирование дел и документов, в том числе:

• Возможность отнесения дела к рубрике того или иного классификатора
• Просмотр списка дел, отнесенных к конкретной рубрике того или иного классификатора
• Ведение классификаторов
• Указание в РК дела (тома, части) места его хранения: номера хранилища, номера стеллажа, номера полки
• Просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища.

В Системе реализованы различные уровни доступа. Доступ пользователей к документам архива включает:

• Просмотр содержимого архивных фондов, дел в соответствии с установленными для читателя правами доступа
• Управление заявками пользователей на доступ к данным архива
• Работу с личными папками пользователей, в которые помещаются дела и документы, в соответствии с выполненными заявками на доступ
• Поиск дел и документов по их атрибутам.

Система обеспечивает:

• Поиск документа/поручения по реквизитам объекта
• Контекстный поиск по вложенным файлам, полнотекстовый поиск
• Разные варианты поиска, в том числе поиск по части слова, по группе слов с использованием «И», «ИЛИ».

В Системе также реализована возможность фильтрации и сортировки объектов по любому полю в каталогах.

В рамках организации доступа пользователей к документам архива реализована возможность выдачи дел во временное пользование (сопровождение документов на бумажном носителе из архива организации).TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО Система обеспечивает процесс уведомления пользователей с использованием электронной почты и визуальных средств Системы о событиях:

• По объектам в соответствии с этапами их жизненного цикла
• В маршрутных схемах (процессах).

В Системе реализовано ведение ролевых структур (справочник ролей сотрудников). Функционал замещения в Системе реализован за счет создания для каждого уровня доступа уникальной очереди обработки, в которую помещаются все задачи для данной категории − определенной группы пользователей.

Модули «Потоковое сканирование» и «Электронная цифровая подпись» реализованы в качестве внешних модулей вне рамок Системы. Подключение осуществляется через интеграционную точку.

Система электронного архива на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) − специализированный продукт, предназначенный для:

• Организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в архиве организации
• Обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов
• Создания эффективной технологии работы с содержанием документов.

В Системе реализованы функции работы с архивными объектами учета: фондами, описями, делами, актами, заявками на доступ к документам архива.

Система позволяет интегрировать существующие информационные системы заказчика, формируя тем самым единое архивное информационное поле организации, включающее электронные документы (из системы оперативного документооборота), а также копии бумажных архивных документов организации.

Методика внедрения (одинаковая для типовых систем)

Процесс внедрения Системы включает следующие этапы работ:

• Развертывание и настройку Системы
• Предварительные испытания
• Опытную эксплуатацию
• Обучение пользователей и администраторов Системы
• Приемочные испытания.

В рамках дополнительных договоров могут быть проведены обследование и доработка системы для реализации требований, возникших на этапах опытной эксплуатации и приёмочных испытаний.