Администрация Солнечногорского муниципального района Московской области работает в СЭД

Администрация Солнечногорского муниципального района Московской области автоматизирует документооборот внедрением СЭД Дело, сообщила пресс-служба интегратора - «СофтЭксперт», 18 марта 2013 года.

Цель

Основные требования к продукту, на основе которого планировалось создание единой системы документооборота для всех муниципальных структур района, три:

• соответствие требованиям и госстандартам ведения электронного документооборота;
• быстрота внедрения и простота освоения пользователями;
• надежность и «проверка временем», то есть наличие успешных проектов, реализованных при участии выбранной системы.

Решение

СЭД «ДЕЛО» соответствует этим требованиям. Ознакомившись с отзывами коллег, администрация Солнечногорского района приняла решение автоматизировать документооборот в два этапа.

Первым этапом:

• автоматизация процессов регистрации, учета и хранения входящей корреспонденции, обращений граждан;
• упорядочение и автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) исходящих документов администрации, а также распорядительных документов;
• организация и упорядочение работы с документами (проектами документов) между подразделениями администрации (в том числе с территориально удаленными);
• автоматизация процесса контроля исполнительской дисциплины;
• создание предпосылок для перехода к безбумажному документообороту с использованием средств ЭП и шифрования;
• автоматизация процессов подготовки справочных и отчетных документов.

Этот этап завершен в течение двух месяцев. В январе 2013 года система была запущена в опытную эксплуатацию. Внедрено 40 рабочих мест системы «ДЕЛО», а также опции «ДЕЛО-Web», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

В процессе настройки проведены работы по приведению СЭД к единой технологии делопроизводства и электронного документооборота во всех структурных подразделениях администрации и настройке отдельных опций системы.

Отмечен ряд положительных моментов использования СЭД:

• структурные подразделения объединены в общее документационное пространство, появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
• усилился контроль исполнения поручений Главы, начальников управлений и отделов;
• существенно сократились затраты времени на обработку информации;
• повысилась оперативность получения необходимой информации – появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ;
• применение технологии поточного сканирования позволило сократить затраты на расходные материалы для копировально-множительной техники и бумагу, освободить физическое место для хранения информации в бумажном виде.