Администрация города Архангельска внедрила СЭД

26 апреля 2017 года компания "Электронные офисные системы" сообщила о внедрении СЭД «ДЕЛО» по заказу администрации Архангельска. Интегратор в проекте компания "Офис-Док".

Задачи проекта

На протяжении десяти лет в администрации Архангельска развивалась СЭД, созданная силами программистов учреждения. Основное назначение этого ПО - автоматизация рабочих мест регистраторов. В системе хранилось большое количество административно-правовой документации, входящей и исходящей корреспонденции, сканов, выполнялись статистические и аналитические отчеты. Программу использовало множество сотрудников городской администрации, администраций территориальных округов Архангельска. Движение по поручениям и согласования документов в ней не реализовано.

В администрации Архангельска, (2017)

В 2016 году заказчик встал перед дилеммой: дописать функционал действующей СЭД или заменить ее на другую систему. Поскольку, среди задач была необходимость обмена документами с Правительством Архангельской области, где используется СЭД «ДЕЛО», то именно на этой системе решили остановить выбор.

В ходе тендера исполнителем проекта выбрана компания «Офис-Док». На подготовительном этапе специалисты подрядчика исследовали СЭД заказчика для поиска оптимальных алгоритмов переноса информации в СЭД «ДЕЛО». «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Поскольку объем накопленных данных был велик, приняли решение начать с переноса регистрационных карточек с электронными образами документов, а данные о поручениях и связках перенести после начала использования СЭД в рабочем режиме.

Итог проекта

В ноябре 2016 года в администрации Архангельска началась опытная эксплуатация СЭД. К системе подключены восемь администраций территориальных округов Архангельска, административные комиссии округов, комиссии по делам несовершеннолетних и 15 МУПов. В каждой из этих организаций созданы по 1-2 рабочих места: для руководителей и регистраторов.

В начале 2017 года проект перешел в стадию эксплуатации. На 26 апреля 2017 года в системе работают около 600 пользователей.

По итогам проекта достигнуты результаты:

• создана информационная инфраструктура, охватывающая Администрацию Архангельска (включая все департаменты и управления), администрации территориальных округов;
• работа с СЭД выстроена на всех уровнях;
• в «ДЕЛО-Web» работает весь руководящий состав администрации Архангельска, включая заместителей главы администрации;
• в системе настроена работа с документами, регистрация документов в системе по принципу единого номера;
• действует контроль исполнения поручений и согласование документов;
• в СЭД «ДЕЛО» перенесены все документы из прежней системы;
• проведена интеграция СЭД «ДЕЛО» с АИС обеспечения градостроительной деятельности.