| Заказчики: Аскона (Askona) Ковров; Товары народного потребления Подрядчики: Тюмбит-АСУ, Галактика ИТ СПб Продукт: SynerdocsНа базе: Directum (СЭД/ECM-система) Дата проекта: 2018/01 — 2018/03
|
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
10 мая 2018 года Directum (Директум) заявила о внедрении Synerdocs в холдинге Askona, в который входят четыре компании: «Аскона-Век», «Торговый дом «Аскона», «Хилдинг Андерс Рус», «Аскона-ОПТ». Организации осуществляют деятельность по различным направлениям: производство, оптовая торговля и розничные продажи.
Фирменная розничная сеть включает более 700 магазинов в России и странах СНГ. При этом многие бизнес-процессы являются сквозными и требуют качественного взаимодействия как между структурами холдинга, так и со сторонними юридическими лицами.
Предпосылки проекта
Работа с документами в Askona реализована в едином информационном пространстве – налажена тесная интеграция Directum (СЭД/ECM-система) и ERP-системы «Галактика». До перехода на межкорпоративный документооборот (МКДО) у сотрудников возникали сложности с внешней корреспонденцией. Счета-фактуры и иные документы терялись на пути к ответственным сотрудникам. В результате затягивалось их рассмотрение, что негативно влияло на другие бизнес-процессы в Askona.
 | «Процесс обработки, согласования и контроля представления документов существенно усложнялся с ростом холдинга. В результате он стал настолько длительным, что автоматизация внутрихолдингового и внешнего документооборота оказалась жизненно необходимой» Удальцова Екатерина, ИТ-директор Askona
|  |
За решение задачи взялись специалисты Synerdocs, ООО «Тюмбит-АСУ» и ООО «Галактика ИТ».
Реализация проекта
Межкорпоративный документооборот внедрен в 250 подразделениях холдинга. Непосредственно с электронными счетами-фактурами и неформализованными документами (МХ-1, МХ-2) работают более 100 сотрудников.
Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов потребовалось реализовать интеграционное решение. В его работе задействованы: система «Галактика ERP», ECM-система DIRECTUM, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs.
Результаты проекта
Сотрудники работают с внешними документами, не выходя из привычного интерфейса ERP-системы. Они используют:
- экспорт и статус документов. Формализованные документы отправляют контрагентам либо в формате .XML, либо в .DPAD(по настройке). Неформализованные – в .PDF. При этом пользователь, находясь в ERP-системе, всегда может уточнить актуальный статус документа в сервисе обмена. Так, например, после отправки контрагенту статус автоматически меняется на «Отпр.контр.»;
- подписание. Если у пользователя зарегистрированы несколько сертификатов электронной подписи (по каждому юридическому лицу), то система предложит ему выбрать необходимую подпись. Если не зарегистрирован ни один сертификат, появится сообщение об ошибке. При наличии претензий к документу можно выбрать действие «Подписать с замечаниями»;
- аннулирование и корректировка. В первом случае достаточно открыть документ в сервисе обмена Synerdocs и уже в нем выполнить действие. Что касается корректировки ранее подписанного документа, пользователь может выгрузить его из системы. При отправке контрагенту он получит признак корректировочного и в сервисе будет ссылаться на основной документ. Вся дальнейшая цепочка обработки и подписания документа происходит так, как было описано ранее.
| | «Мы сократили издержки – отказались от печати и перешли на более дешевую отправку документов. Добились значительного ускорения доставки корреспонденции контрагентам, теперь это несколько минут.Исключили потери документов при обмене, снизили количество ошибок при их подготовке и ускорили процесс корректировки.» Удальцова Екатерина, ИТ-директор Askona
| |
В компании Askona планируют перевести в электронный вид другие документы: накладные на внутреннее перемещение и возврат по рекламации, акты об излишках/недостачах и на списание.
