"Софт-портал проект" внедрил "1С:Документооборот 8" в ОАО "БЭСК"

21 января 2015 года. Компания Софт-портал проект сообщила о завершении внедрения^[1] системы "1С:Документооборот 8" в ОАО "Башкирская электросетевая компания".

Ранее в системе электронного документооборота предприятия работало около 300 сотрудников, в основном - руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных этой системы. В некоторых подразделениях имела место "локальная" автоматизация документооборота с помощью других программ. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен данными между участниками рабочего процесса.

Цели и задачи

Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы улучшить взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, эта система должна была поддерживать возможность обмена данными с использующимися в компании ERP-системами на платформе "1С:Предприятие 8".

Выбор решения

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала Группа компаний "Софт-портал".

Ход проекта

В ходе проекта был создан удобный классификатор документов, а также правила заполнения и обработки каждого вида электронных документов. Разработаны механизмы и маршруты согласования договоров и служебных записок, автоматически подстраивающиеся в зависимости от вида и содержания этих документов. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и статусами сотрудников. Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности создан механизм хранения и обработки отдельных пунктов поручений и выписок из протоколов различных Советов и Комитетов холдинга, который позволяет давать сотрудникам доступ не ко всей информации протокола, а выборочно - только к тем пунктам, которые содержат задачи, поставленные этим сотрудникам.

Единая технологическая платформа решения "1С:Документооборот 8" и ERP-систем на базе "1С:Предприятия 8", использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Из ERP-систем 1С в "1С:Документооборот" передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из "1С:Документооборота 8" в ERP-системы 1С возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам для дальнейшей обработки и контроля.

Итоги проекта

• Документооборот предприятия теперь ведется по единым корпоративным стандартам в единой системе. Унифицированы процедуры формирования, обработки и согласования документов. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности совершить не регламентные действия. Систематизированы виды договоров и дополнительных соглашений. Внедрена единая система нумерации договоров холдинга с учетом сложной филиальной структуры. Теперь любой договор вместе с отсканированным оригиналом можно найти в базе за считанные секунды.
• Система документооборота интегрирована с ERP-системой. Информация о закупках, по которым нужно заключить договора, передается в систему электронного документооборота автоматически в виде проекта договора. В результате ускорилось оформление и закрытие сделок с поставщиками, появилась возможность более оперативно заключать договора и проводить срочные закупки.
• Для всех сотрудников установлены единые нормы времени выполнения тех или иных операций с документами. Руководство в онлайн-режиме получает статистику выполнения задач по сотрудникам. При этом всегда можно отследить сроки и объемы выполненных работ. Это помогло усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и обеспечило своевременное выполнение поручений руководства.
• Организовано безопасное хранение и обработка конфиденциальных пунктов поручений и выписок из протоколов совещаний Комитетов и Совета директоров группы компаний. Настроено строгое разграничение прав доступа сотрудников к работе с этими данными. Это помогло обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных для исполнителей отдельных пунктов поручений.

Результат

В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3000 рабочих мест в одной информационной базе.

В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы. В частности, на основании данных о ходе выполнения процессов в "1С:Документооборот 8 КОРП" будет создана система оценки исполнительской дисциплины и эффективности использования рабочего времени специалистов. Это поможет компании более точно и объективно рассчитывать KPI сотрудников, а также использовать данные об эффективности выполнения тех или иных процессов для принятия управленческих решений. В настоящее время в единой системе электронного документооборота работает 3000 сотрудников из более чем 60-ти подразделений в составе четырех организаций группы. Новая система обеспечивает быструю и безошибочную обработку более 11 000 документов ежемесячно.

Член Правления - Директор по организационному развитию и информационным технологиям ОАО "Башкирская электросетевая компания" Юрий Владимирович Горбачев отметил: "Внедрение системы "1С:Документооборот 8" позволило автоматизировать бизнес-процессы стандартного документооборота по единым правилам, повысить исполнительскую дисциплину и снизить эксплуатационные издержки. Помимо этого, внедрение данной системы заложило фундамент дальнейшей автоматизации документооборота в других бизнес-процессах группы компаний".

Примечания