"Газпром газомоторное топливо" завершила замену СЭД

17 февраля 2016 года компания Directum сообщила о замене СЭД «Дело» в компании "Газпром газомоторное топливо" на ECM-систему Directum.

Задача проекта

Замена ПО обусловлена необходимостью повысить эффективность и прозрачность внутренних бизнес-процессов. Для этого в апреле 2015 года руководство компании приняло решение о внедрении Directum. Как утверждается в официальном пресс-релизе Directum СЭД СЭД «Дело» перестала соответствовать требованиям бизнеса^[1].

Мероприятие "Газпром газомоторное топливо" (2015)

Основные задачи для команды внедрения:

• сокращение бумажного документооборота и ускорение электронного;
• исключение потери документов;
• сокращение времени на создание, согласование и поиск документов;
• повышение исполнительской дисциплины и взаимозаменяемости сотрудников.

Ход работ

На первом этапе проекта акцент сделали на использовании стандартной версии системы Directum 5.1 с минимальными модификациями модуля «Канцелярия» в бизнес-процессах заказчика. При внедрении применили инновационный подход к исследованию и проектированию:

• вместо полноценного исследования – демонстрация системы и GAP-анализ для выявления расхождений между процессами компании и тем, что предлагает система;
• вместо проектных решений – перечни модификаций.

По итогам первого этапа проекта, он продолжался 12 недель, в электронный вид переведены процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, распорядительными документами и служебными записками.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.7 т

На втором этапе с помощью модуля «Управление договорами» команда внедрения автоматизировала сложный процесс согласования договорных документов в головном офисе и филиалах организации. При этом учля тонкости согласования договоров с учетом проведения конкурсных процедур и прочих сложностей договорной работы предприятия.

Итог проекта

На сегодняшний день можно констатировать снижение бумажного документооборота, улучшение исполнительской дисциплины работников Общества, сокращение времени согласования документов. В процессе эксплуатации работники Общества отмечают удобство интерфейса СЭД Directum, четкую прослеживаемость пути согласования и быстрый поиск необходимых документов, уменьшение временных затрат благодаря использованию типовых маршрутов согласования и создания документов из шаблонов. Михаил Лихачев, генеральный директор ООО «Газпром газомоторное топливо»

На 16 февраля 2016 года в системе Directum работает более 550 сотрудников компании. В 9 филиалах организации, расположенных в разных часовых поясах от Калининграда до Томска, работа в системе организована посредством терминального доступа.

Примечания