В рамках производственной реформы предприятие "Гранит" автоматизирует документооборот

Компания «Электронное ДЕЛО» завершила проект по внедрению системы электронного документооборота в республиканском унитарном производственном предприятии «Гранит» (РУПП «Гранит») внедрением решения системы класса СЭД/ECM – «Электронное ДЕЛО», сообщила компания-интегратор 3 апреля 2013 года.

Реформирование как результат назначения

Одной из реформ в управленческом аппарате, после назначения нового генерального директора - Эдуарда Гаврилковича, стала автоматизация документооборота. В качестве платформы выбрана одна из систем класса СЭД/ECM – «Электронное ДЕЛО».

Целью внедрения стало объединение всех подразделений (в том числе и удаленных) в корпоративной системе электронного документооборота с единой технологией работы с документами и поручениями. На первом этапе руководством были поставлены следующие задачи:

• автоматизировать регистрацию организационно-распорядительных документов в канцелярии;
• обеспечить оперативную доставку документов и поручений в электронном виде в структурные подразделения (в том числе удаленные);
• повысить качество контроля исполнения поручений;
• создать оперативный архив документов с гибкими и широкими возможностями поиска;
• исключить потерю документов за счет хранения их в электронном виде в клиент-серверной системе;
• обеспечить доступ пользователей в систему в соответствии с должностными обязанностями и ограничениями, установленными в нормативных документах.

Задачи

Особенность проекта - на предприятии работала ERP-система, которая не позволяла реализовать все задачи по автоматизации управленческого документооборота. Справочник контрагентов в ERP-системе содержал более 16 тыс. записей, и для продолжения использования этой информации в системе электронного документооборота записи были экспортированы в справочник СЭД «Электронное ДЕЛО». В результате специалисты канцелярии получили работающую систему без необходимости самостоятельно пополнять базу контрагентов при регистрации документов.

Внедрение

Автоматизация «классического делопроизводства» стала первым этапом проекта. Построение полноценной СЭД в любой организации возможно лишь при максимальном вовлечении управленческого персонала (руководители, специалисты) в работу в системе - это первоочередная задача РУПП «Гранит» на ближайшую перспективу.