"Диэлектрические кабельные системы". Внедрение межкорпоративного финансово-учетного документооборота
Заказчики: Диэлектрические кабельные системы (ДКС) Тверь; Электротехника и микроэлектроника Подрядчики: Akelon (Акелон) Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2012/03 — 2016/11
|
АО «Диэлектрические кабельные системы» (ГК ДКС) входит в число крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе.
Группа компаний основана в 1998 году. Номенклатура выпускаемой продукции составляет более 26 000 компонентов и аксессуаров. С самого основания ГК ДКС сотрудничает с 80 дистрибьюторами, представленными 500 офисами продаж в России.
Предыстория проекта
Группа компаний ДКС постоянно расширяет ассортимент продукции, наращивает складские и производственные мощности, открывает новые региональные филиалы, расширяет партнерскую и дистрибьюторскую сеть.
Развитие холдинга потребовало организации обмена электронными первичными финансовыми документами. Нововведение должно было снизить прямые издержки на печать и доставку бумаг контрагентам, обеспечить их хранение и уничтожение и снизить количество случаев их потери и повторной подготовки. Кроме того, на момент старта проекта в компании часто затягивалось ожидание оригиналов документов, и это вело к дополнительным издержкам. Бизнес переходит на российское ПО, но отнюдь не массово
Руководство ГК ДКС решило перейти на юридически значимый электронный документооборот для того, чтобы сократить затраты на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, снизить риски доначисления НДС и налога на прибыль, которые связаны с возможной утратой бумажных документов и долгим сроком предоставления оригиналов в компанию.
Выбор платформы для построения межкорпоративного финансово-учетного документооборота основывался на концепции планомерного развития имеющихся у компании информационных решений.
В 2012 году процессы внутреннего документооборота, договорной работы, работы с совещаниями и командировками сотрудников были автоматизированы на базе DIRECTUM.
Аргументом в пользу выбора платформы стало и то, что в составе системы уже были стандартные коннекторы к системам учета и обмена.
Задачи проекта
В состав рабочей группы по внедрению вошли специалисты ГК ДКС и компании «Акелон», генерального партнера DIRECTUM, которые совместно с руководством обозначили задачи проекта:
- Автоматизировать процесс согласования и подписания, учета и последующего архивного хранения финансово-учетных документов в системе DIRECTUM.
- Обеспечить юридически значимый обмен финансово-учетными документами между пятью юрлицами ГК ДКС и контрагентами с применением сервиса обмена
- Организовать центр обработки, ответственный за перевод всех поступающих бумажных финансово-учетных документов в электронный вид и выполнение функций архивного хранения.
Так как проект охватывал работу с первичной документацией по отгрузке или поступлению товарно-материальных ценностей и получению или оказанию услуг, рабочая группа выделила следующие бизнес-процессы для автоматизации:
- работа с исходящими и входящими бумагами;
- взаимодействие с исходящими и входящими электронными документами;
- операции с документами в территориально-удаленных филиалах;
- архивное хранение финансово-учетных документов, поиск и выборка для проверок;
- контроль факта возврата или предоставления оригиналов контрагентами.
Схема обработки входящих документов Directum
Схема обработки исходящих документов Directum
Проектные решения
Интеграция 1С, SAP и DIRECTUM
На момент старта проекта ГК ДКС использовала две учетные системы – «1С: Предприятие 8.3» и SAP ERP. DIRECTUM должна была стать единым хранилищем и точкой входа и выхода электронных документов, поэтому необходимо было связать все три системы между собой.
В связи с тем, что контрагенты заносятся в 1C и SAP обособленно, требовалось состыковать записи в двух учетных системах и DIRECTUM. Для передачи информации между ними была настроена односторонняя синхронизация данных.
В качестве средств интеграции использовались:
- между SAP ERP и DIRECTUM – веб-сервисы интеграции;
- между «1С: Предприятие 8.3» и DIRECTUM – стандартный коннектор к 1С.
В SAP ERP для хранения данных о контрагентах используются два справочника – «Дебиторы» и «Кредиторы», в 1С – «Контрагенты». Информация из всех этих справочников выгружается в DIRECTUM. Уникальность контрагентов проверяется по ИНН, КПП и наименованию. При этом в DIRECTUM в скрытых полях карточки справочника «Организации» сохраняется идентификаторы контрагента, используемые во всех учетных системах.
Матрица ответственных лиц МФУД
Для определения ответственных пользователей, участие которых в процессе зависит от нескольких критериев, в системе DIRECTUM реализован справочник «Ответственные лица МФУД».
В нем задается исполнитель определенной роли в процессе в зависимости от параметров:
- вид документа;
- балансовая единица;
- подразделение (филиал);
- контрагент.
Справочник «Комплекты ПФД»
Для объединения документов в комплекты был разработан справочник «Комплекты ПФД». С его помощью контролируется:
- полнота. Поле «Неполный комплект» заполняется автоматически, если нет минимально необходимого набора документов:
- для операций с НДС: товарная накладная или акт выполненных работ + Счет-фактура или УПД;
- для операций без НДС: товарная накладная или акт выполненных работ.
- наличие оригинала или копии бумажного документа в организации – если по минимально необходимому набору документов возвращены только копии, то поле «Возвращены оригиналы» заполнено не будет;
- контроль необходимости отправки оригиналов входящих бумажных документов, подписанных со стороны ГК ДКС, контрагенту. Если галочка в поле «Экз. передан контрагенту» не установлена, то в рамках типового маршрута будет сформировано задание ответственному на передачу контрагенту документов.
Штрихкоды финансово-учетных документов
В ГК ДКС для идентификации вида документа, балансовой единицы, подразделения и учетной системы было реализовано несколько форматов штрихкодов для ВЭД «Товарная накладная», «Акт выполненных работ», «Счет-фактура», «Прочие документы МФУД».
Так, при сканировании служба ввода и преобразования DIRECTUM распознает штрихкоды и находит в системе исходящие документы (заносит скан-образ в виде новой версии), либо создает электронные входящие с соответствующими реквизитами.
Работник центра обработки данных или офис-менеджер филиала ГК ДКС распечатывают наклейки со штрихкодами с помощью специального сценария.
Для обработки финансово-учетных документов в ГК ДКС было разработано 13 типовых маршрутов, при использовании которых выполняются следующие операции:
- проверка наличия минимально необходимого комплекта документов в зависимости от режима налогообложения (с НДС 18%, с НДС 0%, без НДС) и вида документов («Товарная накладная»/«Акт выполненных работ» + «Счет-фактура» или «УПД»/»УКД»);
- автоматическое заполнение дела в зависимости от вида документа, организации и даты документа;
- визирование документов;
- замена ФИО подписанта в формализованных документах перед простановкой ЭП на документы;
- подписание документов (визирующая, утверждающие ЭП);
- проверка комплекта документов перед отправкой в систему обмена и др. функции.
Выгрузка документов из учетных систем в DIRECTUM
Исходящие финансово-учетные документы формируются в учетных системах SAP ERP и «1С: Предприятие 8.3». Для согласования и подписания они выгружаются в систему документооборота.
Из SAP ERP – с помощью веб-сервисов интеграции DIRECTUM, из 1С – через коннектор в формализованном виде.
Отметка о возврате оригиналов документов
По исходящим документам необходимо контролировать возврат оригинала от контрагента. Поэтому после получения ответа о подписании документов в рамках задачи по типовому маршруту DIRECTUM передает в учетные системы информацию о возврате оригиналов.
Учет входящего документа в 1С и SAP ERP
В рамках обработки входящих документов бухгалтер заносит данные в учетную систему SAP ERP или «1С: Предприятие 8.3». Информация о том, в какой именно из них работает дочерняя компания, хранится в карточке справочника DIRECTUM «Наши организации». Соответственно, при выполнении задания с вариантом «Учесть в УС» вызывается функционал учета документа в SAP ERP или «1С: Предприятие 8.3».
Документ может быть создан в SAP ERP до сканирования и занесения в DIRECTUM, в этом случае ответственный наклеивает штрихкод на бумажный оригинал, вносит данные в систему (вручную или с помощью сканера). Только после этого он может сохранить документ. При этом в DIRECTUM параллельно выгрузится информация о созданном документе и сформируется карточка с пустым телом, в которой указан штрихкод, занесенный в SAP ERP.
После учета документа в SAP ERP проверяется его создание в этой системе. Если документ по каким-либо причинам не был занесен, то ответственному исполнителю (тому, кто выполнял задание в DIRECTUM) приходит повторное задание на учет документа с первоначальным набором вариантов выполнения.
В случае с 1С учет осуществляется с помощью стандартного коннектора, который был доработан для создания определенного вида документа в зависимости от применяемой налоговой ставки.
Также в рамках проекта был реализован переход между документами в системе DIRECTUM и в учетных системах SAP ERP и «1С: Предприятие 8.3», проведена работа с запросами на уточнение по электронным счетам-фактурам – теперь при проверке и приемке ответственный сотрудник может запросить информацию, выполнив задание с соответствующим вариантом и указав суть вопроса.
Особенности, итоги и перспективы
Проект длился почти год. За это время совместными усилиями ГК ДКС и исполнителя (компании «Акелон») был достигнут намеченный результат – заказчик получил решение, которое позволяет обмениваться первичными финансово-учетными документами в электронном виде. Разработка существенно сокращает время их доставки и рассмотрения, обеспечивает стопроцентное наличие оригиналов документов и снижает прямые издержки на печать и отправку бумаг контрагентам.
В рамках проекта в ГК ДКС был организован центр обработки документов (ЦОД) – единая точка входа и хранения всех бумажных первичных учетных документов каждой балансовой единицы олдинга. Снизился риск потери или порчи документов внутри организации. Внедренная маркировка штрихкодами позволила быстро идентифицировать, открыть документ на просмотр и ознакомиться с историей его обработки.
В связи с большим количеством вариаций новых процессов и видов документов было подготовлено 9 пользовательских инструкций. Обучение более 100 сотрудников проводилось в режиме семинара.
Запуск решения МФУД в опытно-промышленную эксплуатацию проходил по этапам: в октябре-ноябре 2016 года – между двумя балансовыми единицами и одним филиалом, в декабре 2016-го – между остальными тремя балансовыми единицами, также в этом месяце были подключены еще три филиала.
В текущем году планируется подключение к МФУД внешних контрагентов – в первую очередь основных партнеров, с которыми у компании налажен самый интенсивный обмен документами.