Инвестпроект внедрил проект СЭД компанией Directum

Выбор решения

Территориально распределенная структура создает сложности во взаимодействии, тем более четкие регламенты в компании не установлены. Председатель совета директоров работает удаленно, взаимодействует тесто лишь с юристами компании. Зачастую документы, отправленные на согласование, терялись или сроки их согласования превышали установленные нормы. Чтобы снизить влияние фактора территориального распределения и повысить прозрачность процессов, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота Directum.

Результат

За 5 месяцев удалось полностью реализовать проект: от исследования и анализа процессов до перехода в промышленную эксплуатацию. Помимо поставленных задач, с помощью Directum установлен контроль над порядком исполнения работ сотрудниками, организован единый архив электронных документов.

Генеральный директор согласовывает документы теперь только в СЭД и подписывает их электронной подписью. Совет директоров рассматривает работу в системе как инструмент контроля над передвижением договорной документации и работой по участию в конкурсах на электронных площадках России и Казахстана.

Работа по участию в конкурсах на электронных площадках России и Казахстана – специфический процесс. При его автоматизации особое внимание уделено срокам исполнения, так как время подготовки конкурсной документации всегда крайне ограничено. А разница в часовых поясах между Москвой и Астаной составляет 2 часа.

Уже сегодня работники института отмечают:

• работать с входящей и исходящей корреспонденцией стало проще;
• документы принимаются в работу в 5 раз быстрее;
• существенно быстрее происходит согласование договоров;
• удобнее работать с конкурсной документации в части принятия решений и подготовки документов.

Ирина Щирова, ведущий специалист ОАО «Инвестпроект» «На момент обращения в компанию Directum мы имели четкое представление о тех целях и задачах, которые должны быть реализованы через систему электронного документооборота. Система Directum в полном объеме позволила реализовать поставленные задачи. Нельзя не отметить ее логичность, удобство и простоту в эксплуатации. Мы уже минимизировали бумажный документооборот, и полагаем, в процессе эксплуатации скоро наладим режим и порядок работы, которые будут способствовать дальнейшему развитию предприятия. Сотрудники компании Directum, непосредственно участвовавшие в разработке и внедрении системы в ОАО "Инвестпроект", системы проявили себя как грамотные и компетентные специалисты в своем деле.»