Исполнительный комитет СНГ масштабирует систему электронного документооборота

Компания «Электронное ДЕЛО» завершила масштабирование системы автоматизации делопроизводства «Электронное ДЕЛО» в Исполнительном комитете СНГ (Минск).

Задача

Первоначальное внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» в минской части Исполкома СНГ было осуществлено в 2008 году. Задачей проекта была автоматизация работы канцелярии, что позволило перейти от журнальной формы регистрации документов (входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан) к автоматизированной с помощью развернутой системы различных справочников.

Решение

Осенью 2011г. руководством Исполкома СНГ было принято решение о масштабировании СЭД, основанное как на необходимости максимально использовать все преимущества, которые может предоставить система, так и на положительном опыте эксплуатации.

На втором этапе автоматизации пользователями системы стали руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство. При настройке системы было обеспечено разграничение доступа пользователей к документам, а также к соответствующим поручениям. Предложенный внешний вид виртуальных «рабочих столов» позволяет оперативно доносить до сотрудников информацию по исполнению поручений, а также дает им возможность видеть необходимые поля регистрационной карточки, не открывая ее.

Специалистами ООО «Электронное ДЕЛО» была предложена новая технология работы с документами в электронном виде. В соответствии с ней помощники заместителей Председателя Исполкома СНГ начали работу с проектами резолюций в СЭД. Это положительно повлияло на скорость прохождения поручений от руководства к исполнителю и позволило исключить лишний этап в прохождении документа (перенос резолюции с бумажного носителя в систему).

В ходе внедрения все пользователи прошли индивидуальное обучение в соответствии с их функциями в СЭД, получили персональные инструкции по работе в системе.