Заказчики: Калининградтеплосеть Калининград; Электротехника и микроэлектроника Подрядчики: Весткомп Консалтинг Продукт: Дело (ЭОС)Дата проекта: 2013/04 — 2014/01
Бюджет проекта: 1123 руб.
Количество лицензий: 1
|
Содержание |
14 апреля 2014 года компания ЭОС сообщила об автоматизации системы документооборота с использованием СЭД «ДЕЛО» по заказу МУП «Калининградтеплосеть».
Задачи проекта
Одним из направлений повышения эффективности работы управленческого аппарата и деятельности предприятия в целом МУП «Калининградтеплосеть» выбрало упорядочение внутреннего документооборота. Для этих целей внедрена система управления документами «ДЕЛО».
Перед проектом в МУП «Калининградтеплосеть» сложилась ситуация: огромное количество документов, обеспечивающих различные бизнес-процессы, сложные схемы документопотоков, большой объем переписки с контрагентами и «слабое звено» на участке отслеживания хода исполнения управленческих решений (следствие отсутствия автоматизации).
Главная цель проекта - прозрачность и упорядоченность всех документально-ориентированных бизнес-процессов. Для этого требовалось оптимизировать прохождение служебных документов, исключив неэффективные схемы, и сделать возможным отслеживание их состояния на всех этапах. Кроме стандартных задач автоматизации (регистрация, контроль, мониторинг исполнения и т.д.), необходимо было реализовать на базе внедренной СЭД работоспособный аналитический инструментарий. Вручены награды TAdviser IT Prize в 12 номинациях
Исполнителем проекта стала компания «Весткомп Консалтинг».
Ход проекта
Специалисты ООО «Весткомп Консалтинг» начали проект с анализа маршрутов движения служебных документов на предприятии. Итог подготовительной стадии - определение перечня, последовательность работ и пакет приобретаемых лицензий системы.
В апреле-мае 2013 года автоматизировали основное подразделение, отвечающее за документооборот – отдел делопроизводства.
На следующем этапе к СЭД подключили: бухгалтерию, юридический отдел, службу по работе с дебиторской задолженностью и те из производственных отделов, которые обеспечивали документирование основных деловых процессов. Тогда же доступ в систему получили помощники директора и технического директора, а также главный инженер. Этот этап проекта завершился в сентябре 2013 года.
В процессе внедрения значительно изменены правила работы с некоторыми группами документов и усовершенствованы маршруты их движения. На финальном этапе проекта рабочие места СЭД установили в остальных подразделениях: инженерной группе, производственной службе механизации транспорта, аварийно-ремонтной службе, производственной службе ремонта котельных, отделе бизнес-планирования и др.
К январю 2014 года весь запланированный объем работ выполнен:
- система установлена и настроена,
- пользователи прошли обучение,
- СЭД прошла опытную эксплуатацию.
На каждом этапе одновременно с подключением новых подразделений проводилась дополнительная настройка системы и обучение пользователей.
Итог проекта
С помощью стандартного функционала СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы:
- регистрации входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;
- ведение поручений и отчетов исполнителей;
- контроль исполнения поручений и документов;
- отправка документов;
- работа с номенклатурой дел;
- создание аналитических отчетов по документообороту;
- ведение отчетов по специфическим параметрам рассылки писем контрагентам.