Мостинжсервис (Vitro-CAD)

В июле 2015 года был завершен проект по созданию в компании «Мостинжсервис» единой системы управления технической, договорной и канцелярской документацией. Интегратором выступила группа компаний ASPROM Group.

Задачи проекта

В «Мостинжсервисе» с каждым годом увеличивается объем информации, связанный с разработкой и выпуском проектно-сметной документации, растет поток документов, проходящих через все отделы компании. Привычное бумажное делопроизводство, файловое хранилище документов уже не способно было обеспечить заданный уровень взаимодействия участников проекта.

Помочь организовать совместную работу сотрудников смежных подразделений могла интеграция всех отделов компании на базе комплексной системы управления проектно-сметной документацией (ПСД), которая охватывала бы и основную проектную деятельность компании, и связанный с ней договорной и организационно-распорядительный документооборот.

Электронный документооборот ПСД должен помочь «Мостинжсервису» достичь две основные цели:

• сократить сроки выпуска ПСД,
• повысить качество технологической и проектно-конструкторской документации в части согласования ПСД, делопроизводства и управления договорной деятельностью.

Выбор решения и подрядчика

После анализа рынка ПО заказчик выбрал решения, базирующиеся на единой платформе MS SharePoint Foundation:

• Vitro-CAD – управление документооборотом проектной деятельности,
• АСПРОМ. Делопроизводство — управление делопроизводством,
• АСПРОМ. Управление договорами — управление договорной работой.

В качестве исполнителя была выбрана группа компаний ASPROM Group, которая провела анализ деятельности подразделений заказчика и выдала рекомендации по созданию единой системы управления всей проектной документацией.

Ход проекта

Командой ASPROM Group совместно с рабочей группой «Мостинжсервиса» был внедрен базовый функционал системы VIitro-CAD, в том числе:

• Выполнены основные задачи по созданию и хранению различных типов электронных документов,
• Предоставлена возможность гибкого управления версиями и статусами документов, автоматического заполнения мета-данных документов, построения иерархической структуры документов т.п.
• Автоматизированы действия по обработке документов и их автоматическому распределению в соответствии с бизнес-процессами предприятия.
• Реализована возможность контроля маршрута документов с фиксацией времени рассмотрения, возможностью привлечения дополнительных исполнителей и назначения заместителей, возможностью отправки задачи на повторное рассмотрение с уведомлением на корпоративную электронную почту организации, формированию различных отчетов и т.д.

При внедрении были учтены особенности процессов по управлению ПСД, такие как:

• Интеграция c программными платформами для разработки конструкторской документации AutoCAD.
• Сквозное автоматическое заполнение данных в текстовых документах и рабочих чертежах (титульные листы, основные надписи, спецификации и др. проектные документы), а именно наименования проекта, сооружений, разделов проектной документации, наименований марок рабочих чертежей, шифра документации, фамилий с подписями и др.
• Автоматическое форматирование шифров проектной и рабочей документации, основываясь на структуре папок проекта.
• Создание шаблонов структур проектов и текстовых документов и т.д.

Пользователи системы прошли курс обучения и получили соответствующие инструкции, что позволило им приступить к работе с системой сразу после начала ее промышленного использования.

Итоги внедрения

В «Мостинжсервисе» на базе решений Vitro-CAD и АСПРОМ. Делопроизводство создана единая система управления технической, договорной и канцелярской документацией.

В целом по итогам внедрения получены следующие результаты:

• Сокращение сроков проектирования
• Снижение трудозатрат при проектировании
• Кардинальное уменьшение количества ошибок
• Создание единого структурированного архива с системой быстрого поиска
• Установление регламентов работы с документами
• Полный контроль над движением документов и исполнительской дисциплиной
• Уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала
• Готовность к внедрению BIM-технологий проектирования