Заказчики: Нефтебаза Красный Яр Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП На базе: 1С:Документооборот 8 Дата проекта: 2013/07 — 2013/09
Количество лицензий: 50
|
Содержание |
Цели внедрения
- Создание единого архива документации компании
- Исключение потери документации
- Сокращение сроков обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрация входящих и исходящих документов)
- Обеспечение своевременности исполнения поручений
Выбор продукта
Заказчик склонялся к СЭД на платформе «1С», так как в компании уже используются системы на данной платформе (УПП, Нефтепродукты), что позволяет снизить стоимость владения СЭД (клиентские лицензии, сервер, сопровождение и т.д.). Окончательный выбор был сделан после проведения презентации для ключевых пользователей, где был показан интересующий их функционал. Ввиду того, что заказчик находится в Новосибирске, а исполнитель — в Москве, презентация проводилась удаленно по Skype.
Описание внедрения
1. В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, служебных записок, договоров, организационно-распорядительной документации
2. Установлен программный продукт «1С:Документооборот» на 50 рабочих мест
3. Произведена начальная настройка системы: заведена нормативно-справочная информация: Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, Подразделения
4. Настроены виды документов: входящих (10), исходящих (10) и внутренних (10), договоров (3)
5. Настроены шаблоны видов документов:
- договоров — 20
- приказов — 14
- служебные записки — 13
- входящие — 1
- исходящие — 1
6. Настроены процессы обработки входящей-исходящей документации, служебных записок, договоров, приказов и распоряжений
7. Разграничены доступы по папкам внутренних документов, профилям и группам доступа
8. Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой: по работе с входящими-исходящими, с внутренними документами, договорами, по номенклатуре дел, инструкции администраторов, для ответственных за НСИ, по разграничению прав доступаБизнес переходит на российское ПО, но отнюдь не массово
9. Проведено обучение 6 пользователей
Результаты
Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов).
Дополнительная информация о внедрении
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Количество одновременно работающих клиентов: 50 (тонкий клиент)
Количество видов документов — 50
Количество вводимых документов в день — до 100
Объем информационной базы — 227 МБ