Заказчики: Средневолжская газовая компания (СВГК) (Самарагаз) Подрядчики: АйтиКонсалт Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2015/04 — 2015/06
Количество лицензий: 400
|
Одна из приоритетных задач СВГК – постоянное усовершенствование технологий, повышающих надежность эксплуатации объектов газового хозяйства. При этом важно соблюдать условия постоянно совершенствующейся отраслевой нормативной документации: масштабный перечень инструкций, положений, регламентов, который регулярно обновляется. До недавнего времени работа с такой документацией осложнялась тем, что все документы были представлены в бумажном виде и, чтобы ознакомить с ними ответственных сотрудников, приходилось делать множество копий.
В результате в СВГК назрела потребность во внедрении системы, которая бы позволила полностью автоматизировать документооборот и взаимодействие в компании. Основным заказчиком решения выступил отдел оптимизации бизнес-процессов, поскольку именно на нем лежит ответственность за координацию работы с нормативной базой предприятия. Дополнительная сложность документооборота в данном подразделении заключается в тесной взаимосвязи документов, то есть любое изменение в одном из них влечет изменения во всех сопутствующих.
В итоге руководством компании был взят курс на выбор ECM-системы. Начальник управления информационных технологий СВГК Сергей Блинов рассказывает: «Среди основных критериев выбора системы было соотношение цена-качество, а также ее гибкость – то есть возможность приспосабливать её для решения постоянно меняющихся задач. И конечно, особое внимание обратили на наличие в Самаре партнера-производителя с соответствующим уровнем компетенции. Всем требованиям отвечала компания «АСКОН-Самара» (Группа компаний «АйтиКонсалт»), наш давний партнер, уже внедривший на предприятии системы проектирования. Для реализации нужного функционала была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM, которая на тот момент уже использовалась в ряде подразделений».
Внедрение DIRECTUM началось в мае 2010 года. Ядром внедряемого функционала стали Базовые модули и модуль «Канцелярия» плюс был развернут внутрикорпоративный портал на платформе MS SharePoint.
На этапе подготовки проектного решения была разработана организационная схема, согласно которой все документы, созданные с помощью DIRECTUM, сначала отправляются на согласование со всеми необходимыми подразделениями, затем автоматически поступают на утверждение руководителям служб и, в конечном итоге, генеральному директору. Важно, что вносимые изменения на всех уровнях согласования фиксируются. После утверждения документ проходит регистрацию. Чтобы сотрудники вовремя отслеживали новые нормативы, система в автоматическом режиме проверяет, есть ли вновь утвержденные документы, и публикует их на портале для всех сотрудников. Найти нужную информацию можно по различным критериям, например по виду документа, дате утверждения и т. д.
На данный момент в системе работает около 100 человек. В планах СВГК – дальнейшая работа по усовершенствованию работы с нормативной документацией, например, по некоторым видам регламентов, которые не подлежат всеобщему обозрению, но должны публиковаться для ограниченного круга лиц. Для такой документации необходима возможность автоматизации предоставления доступа к информации, и «АйтиКонсалт» планирует интегрировать уже внедренные DIRECTUM и SharePoint с Active Directory, что позволит выкладывать документы на сервер в соответствии с правами доступа.Гид по NGFW. 10 наиболее заметных продуктов, доступных на российском рынке
Как сообщил Блинов Сергей, начальник Управления информационных технологий (УИТ), внедрение DIRECTUM на предприятии позволило не просто решить отдельные задачи автоматизации документооборота в разных его подразделениях, но и фактически послужило основой для единой корпоративной системы электронного документооборота и управления взаимодействием. Сегодня есть понимание дальнейшего развития системы, есть четкие планы и приоритеты внедрения.
Завершение проекта
Проект внедрения архива договорных и учредительных документов на платформе масштабируемого решения для электронного хранилища DIRECTUM Storage Services завершила компания ИнфоСервис (Группа Компаний АйтиКонсалт).
Георгий Онищенко, заместитель генерального директора по эксплуатации ООО СВГК, отметил: «Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в ООО СВГК было начато в июне 2008 года. С 2000 года мы плотно сотрудничаем с компанией ИнфоСервис и реализовали крупные проекты по нескольким направлениям. Необходимость создания электронного хранилища документов возникла давно. Нашей компании нужна была система, обеспечивающая надежность хранения документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска».
В процессе внедрения проведена оптимизация и автоматизация процесса размещения поступающих документов в едином информационном пространстве предприятия, налажена организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ.
Модернизация СЭД
24 августа 2015 года компания АйтиКонсалт сообщила о проекте обновления СЭД на актуальную версию.
В начале 2015 года компания приняла решение о проведении работ по обновлению. Подготовили план перехода предприятия на СЭД Directum с учетом намеченных изменений ИТ-инфраструктуры организации.
Основные требования к миграции:
- отсутствие потерь информации и бесперебойность работы сотрудников отдела делопроизводства и организационной работы в части ведения текущего делопроизводства;
- бесперебойность работы сотрудников правового управления в части контроля над договорными процессами;
- сохранение всей полноты функциональности действующего на платформе СЭД DIRECTUM архива преддоговорных и учредительных документов;
- сохранение функционирования действующего интеграционного решения по ведению библиотеки нормативных и утверждаюших документов на платформе СЭД Directum и MS SharePoint Server.
В соответствии с планом работ на использование модернизированной версии переведены 400 пользователей системы.
Специалисты АйтиКонсалт доработали интерфейс системы, модифицировали и дополнили его с учетом новых возможностей функционала.