«Талан» ускорил работу юридического отдела с помощью Directum

2020: Оптимизация работы юридического отдела

31 августа 2020 года компания «Талан» сообщила, что ускорила работу юридического отдела с помощью Directum.

Как пояснялось, компания использует систему Directum с 2007 года. В 2020 году перед специалистами «Талана» стояли цели автоматизировать ряд трудоемких процессов:

• управление доверенностями;
• работа с претензиями и исками;
• актуализация шаблонов договоров долевого участия.

Также в рамках проекта требовалось минимизировать ручные операции и организовать работу с архивом документов.

Обычно доверенности оформляются на руководителей филиалов и сотрудников отделов продаж «Талана» — для заключения сделок. При подписании договоров и подготовке комплектов учредительных документов доверенности используют до 90% сотрудников компании. Из-за отсутствия систематизации и хранения поиск доверенностей был осложнен. Помимо этого, юристам необходимо отслеживать сроки доверенностей и при необходимости оперативно их продлевать.TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.8 т

В системе Directum был создан единый архив доверенностей, позволивший в несколько раз сократить время на поиск информации благодаря наличию удобных критериев – организация, доверенное лицо, сроки. А обновленный механизм по отслеживанию сроков действия доверенностей помогает сотрудникам юридического отдела своевременно актуализировать документы.

Учетом и актуализацией исков и претензий в «Талане» занимаются несколько специалистов, ответственных за эту работу. Однако доступ к таким документам необходим всем работникам юридического управления, руководителям филиала и некоторым сотрудникам других подразделений.

В результате проекта данные по всем претензиям и искам структурированно хранятся в системе. При этом фиксируется изменение статуса иска, обеспечивая прозрачную цепочку этапов от обращения заявителя до решения суда. Благодаря возможностям гибкой настройки обращаться к конфиденциальным данным могут только сотрудники юридического отдела, остальным подразделениям доступ ограничен.

Для каждого региона, где осуществляется продажа недвижимости «Талана», разрабатываются индивидуальные тексты типовых договоров с учетом специфики взаимодействия с местными банками, особенностями проектов и законодательными дополнениями. Ежемесячно актуализируется большой объем шаблонов договоров и печатных форм — до внедрения Directum RX ИТ-специалистам компании приходилось регулярно корректировать их в системе 1С.

В результате проекта трудозатраты программистов 1С сократились в 20 раз. Теперь им не нужно актуализировать печатные формы вручную и достаточно просто внести изменения в матрицу выбора макета или добавить переменные реквизиты при появлении макета.

Благодаря конструктору документов сотрудники юридического отдела могут самостоятельно вносить изменения в шаблоны договоров, не привлекая ИТ-специалистов. Типовые критичные пункты договоров доступны для корректировки только сотрудникам юридического отдела управляющей компании. Система автоматически подбирает печатную форму, исходя из набора реквизитов.

Итоги проекта в цифрах:

• 300 пользователей
• 14 топ-менеджеров работают в системе
• в 20 раз снизились трудозатраты на поддержку шаблонов договоров