Как «Т Плюс» автоматизировал контроль исполнительской дисциплины

2019

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины

2 декабря 2019 года стало известно о том, что ПАО «Т Плюс» автоматизировал контроль исполнительской дисциплины.

Цели и задачи проекта

Внедрение единой информационной системы для «Т Плюс» стало одним из этапов консолидации всех генерирующих активов. Важно было формализовать и унифицировать бизнес-процессы компании, обеспечить удобное и прозрачное взаимодействие сотрудников.

Единая информационная система «Т Плюс» реализована на базе DIRECTUM. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2014 году. Тогда к работе в системе подключились все, кто участвует в процессах делопроизводства в головной организации. Годом позднее решение развернули во всех 15 филиалах холдинга.

В 2018 году новым этапом внедрения стала автоматизация контроля исполнительской дисциплины. Перед «Т Плюс» и компанией «Акелон» стояла задача создать на базе DIRECTUM удобный инструмент, который позволит сотруднику в любой момент времени наглядно оценить его производительность, а руководителю – контролировать процессы, происходящие в структурном подразделении и компании в целом.

Команда «Акелон», главный исполнитель работ по проекту, выделила несколько ключевых целей:

• Удобный способ оценки состояния задач для сотрудников.
• Простой и понятный механизм формирования отчетов под конкретный запрос.
• Оперативное создание отчетов с загрузкой необходимых деталей.
• Контроль исполнительской дисциплины.

Решение задач

Первоначальный опрос пользователей показал — сотрудникам необходимо анализировать информацию в различных разрезах: тип заданий, статус, потоки и прочее. Готовое решение разделило всю информацию по сценариям использования. Было создано четыре раздела для отображения данных в определенном разрезе и формирования отчетности по направлениям. Для быстрого доступа к разделам их объединили на стартовом экране.

Для того чтобы сотрудники могли контролировать свою загрузку, в личный кабинет всех пользователей системы была добавлена папка «Контроль исполнительской дисциплины», которая содержит:

• панель навигации — для быстрого переключения между страницами без использования стартового экрана;
• контекст страницы — для отображения данных по конкретному сотруднику, подразделению или периоду времени. Руководитель может изменить контекст и посмотреть данные по сотруднику своего подразделения;
• область диаграмм — для быстрой и наглядной оценки состояния дел. Все диаграммы на странице интерактивные: при клике на определенную секцию данные в табличной части отображаются с учетом выбранной категории.
• табличная часть — для отображения детальной информации по заданиям и поручениям. В ней можно увидеть: тему и текст задания или поручения, исполнителя и автора, подразделение, срок исполнения, количество просроченных дней, контролера, статус и прочее.

Результаты проекта

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины на базе DIRECTUM помогла «Т Плюс» выстроить удобную и интуитивно понятную для сотрудников и руководства систему. Теперь сотрудники компании прослеживают состояние текущих задач в удобном формате и самостоятельно формировать отчеты по разным видам деятельности как индивидуально, так и на всех уровнях компании.

Как внедренные решения отразились на работе компании

Ранее отчеты по исполнительской дисциплине формировали делопроизводители по статусу задач, и рядовые сотрудники никак не участвовали в этом процессе. Обновленное решение на базе DIRECTUM стало простым и удобным инструментом для формирования отчетов по различным показателям деятельности.

Сотрудникам «Т Плюс» не нужно разбираться с фильтрами и тратить время на настройку нужных параметров — все показатели отображаются наглядно, а навигация интуитивно понятна.

Основные преимущества решения:

• Оперативное получение данных по загрузке специалистов для руководителей.
• Быстрый доступ к информации по личной исполнительской дисциплине.
• Повышение процента выполненных задач и поручений.
• Экономия времени на формирование отчетности для сотрудников.

Автоматизация работы с доверительными документами

Частный электроэнергетический холдинг «Т Плюс» отказался от бумажного документооборота при согласовании и оформлении доверительных документов. Об этом 7 мая 2019 года сообщили в компании «Директум».

Работа по согласованию и оформлению доверенностей занимала в «Т Плюс» значительное время — особенно на уровне филиалов и компаний второго контура. Для ускорения процесса было решено его автоматизировать с помощью ECM-системы. На май 2019 года холдинг уже более 4-х лет работает в DIRECTUM.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.6 т

Собственные ИТ-специалисты компании смоделировали процесс, объединяющий:

• создание и согласование заявления на получение доверенности;
• подписание и нотариальное заверение документов;
• выдачу доверенности инициатору.

По итогам проекта вся информация о видах и типах доверенностей, доверителях, поверенных и других участниках процесса хранится в DIRECTUM. Команда проекта разработала более 50 макетов документов — при создании доверенности данные из её регистрационной карточки автоматически вставляются в текст и остаются доступными для редактирования. Для удобства все доверительные документы группы хранятся в едином электронном реестре.

При отправке доверенности на согласование система сама определяет этапы процесса в зависимости от типа документа. Сначала согласуется заявление на выдачу, затем – проект самой доверенности. Утвержденный вариант передается на подписание и постановку печати, отправляется нотариусу и после заверения выдается поверенному.

В результате автоматизации сократилась трудоемкость и повысилась прозрачность процесса. По данным на май 2019 года работа по подготовке доверенностей в «Т Плюс» ведется полностью в электронном виде — в месяц оформляется порядка 500 доверенностей.

В будущем «Т Плюс» планирует разработать аналитические инструменты для своевременной оценки просроченных заданий по согласованию и оформлению документов, а также настроить процесс отзыва доверенностей.

2015: Внедрение ECM-системы Directum

Компания Акелон объявила в августе 2015 года о завершении проекта внедрения системы Directum в компании «Т Плюс» (до июля 2015 года - КЭС Холдинг) – производителе тепловой энергии в мире. В системе зарегистрировано более 16 000 пользователей. Подрядчиком проекта выступила компания Акелон – генеральный партнер Directum.

Группа «Т Плюс» – крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. Компания осуществляет управление электростанциями, тепловыми сетями, энергоремонтными и энергосбытовыми компаниями в 16 регионах Российской Федерации. Клиентами компании являются более 14 млн физических лиц и более 160 тысяч юридических лиц. Группа «Т Плюс» управляет 61 электростанцией, среди которых 55 ТЭЦ, 4 ГРЭС и 2 ГЭС.

С увеличением объемов внутрикорпоративной информации, любая компания сталкивается с необходимостью организации системы документооборота. В связи с процессом консолидации генерирующих активов, у Группы «Т Плюс» возникла необходимость внедрения ECM-системы, которая позволяла бы формализовать и унифицировать внутренние бизнес-процессы компании, а также обеспечить прозрачное взаимодействие между сотрудниками.

Выбор в пользу системы DIRECTUM обусловлен ее высокой функциональностью и понятным интерфейсом. В качестве интегратора выступила компания Акелон, обладающая солидным портфелем крупных и успешных внедрений.

В августе 2014 года в головном офисе «Т Плюс» стартовал проект по автоматизации Канцелярии на базе системы DIRECTUM. Перед проектом были поставлены две ключевые задачи: ускорить документооборот между подразделениями и повысить контролируемость процессов согласования документов. В филиалах Группы «Т Плюс» работы по обучению пользователей и внедрению системы DIRECTUM начались в ноябре 2014 года. Были автоматизированы все 15 филиалов компании, работающие в 16 регионах Российской Федерации.

Разработка на проекте велась с использованием методологии «Agile Software development» («Гибкая методология разработки»), ориентированная на использование интерактивной разработки, динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля.

Продолжительность проекта составила 8 месяцев. В результате проекта разрозненные системы документооборота, используемые в «Т Плюс», были заменены на единую систему – DIRECTUM, удовлетворяющую требованиям заказчика по функционалу, масштабируемости и организации территориально-распределенной работы.

По результатам трех месячной работы в системе DIRECTUM зарегистрировано более 16 000 пользователей, запущено более 200 000 задач, создано более 105 000 документов. За время проекта было обучено более 2 000 рядовых пользователей.

В планах руководства компании Группы «Т Плюс» – подключение к текущему контуру объединенных сбытовых компаний. Уже запланирован запуск следующего проекта.