СЭД Directum внедряют в "Управлении социальных объектов"

Компания Directum объявила в августе 2010 года о старте внедрения одноименной системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в компании «Управление социальных объектов». Одним из главных итогов проекта станет автоматизация ключевых бизнес-процессов компании – договорного управления и согласования входящих счетов.

«Управление социальных объектов» занимается обслуживанием социально-значимых объектов в городах Когалым, Лангепас и Урай Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области, предназначенных для жизнеобеспечения работников нефтедобывающей отрасли и членов их семей. В последние годы развитие компании сдерживали организационные сложности, связанные с медленным поиском документов, трудностями отслеживания движения документов на всех этапах жизненного цикла, длительностью сроков их подготовки и согласования. При этом топ-менеджмент «Управления социальных объектов» нуждался в более совершенных инструментах контроля исполнения резолюций, говорится в сообщении Directum. Поэтому перед руководством предприятия встал вопрос о необходимости внедрения ECM-системы, функционал которой позволил бы оптимизировать весь комплекс работ с документами, включая внутренние процессы компании. При этом пожеланиями к системе также стали удобный интерфейс, простота и легкость освоения.

В итоге руководство «Управления социальных объектов» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Выбранное решение полностью отвечало требованиям и целям заказчика, поддерживая полный жизненный цикл управления документами и обеспечивая эффективную организацию и контроль деловых процессов. Среди преимуществ системы, по информации Directum, представители предприятия также отметили интуитивно понятный интерфейс и возможность территориально-распределенной работы. Важную роль в принятии решения сыграло и наличие успешных внедрений системы Directum на предприятиях социальной сферы.

Проект стартовал в середине августа 2010 г. Поставку и внедрение выполняют специалисты компании Directum. Перед проектной группой, состоящей из специалистов Directum и сотрудников ИТ-отдела заказчика, поставлены следующие задачи: организация электронного архива документов; автоматизация делопроизводства и контроля исполнения поручений; автоматизация процесса договорного управления; регистрация входящей и исходящей корреспонденции в канцелярии; автоматизация процесса согласования входящих счетов.

Первым этапом проекта станет анализ бизнес-процессов предприятия и разработка проектных решений. Задачи проекта будут решаться с помощью функционала «Базовых модулей Directum», а также модулей «Канцелярия» и «Управление договорами». Для регламентации и автоматизации бизнес-процессов, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и уведомлением об оплате счетов, предполагается внедрение специализированного бизнес-решения «Directum: Согласование счетов на оплату». В рамках проекта планируется автоматизировать работу 60 пользователей, включая руководство, которое получит возможность визировать и утверждать электронные документы с помощью ЭЦП, сообщили в компании Directum.

Как ожидается, в результате реализации проекта «Управление социальных объектов» получит полноценный инструмент управления взаимодействием и документооборотом, который позволит оптимизировать и развить внутренние процессы компании и вывести их на качественно новый уровень. Будут ускорены процессы обработки и движения документов, сокращено время на создание и поиск документов, автоматизирована работа канцелярии, договорных процессов, введены новые механизмы контроля исполнения поручений.

В перспективе планируется расширение использования системы. В частности, предполагается внедрение модуля «Управления совещаниями», а также бизнес-решения «Directum: Управление тендерами», что, по расчетам заказчика, позволит получить экономический и управленческий эффект в виде сокращения времени подготовки и проведения совещаний и работы с тендерной документацией.