Внедрение DIRECTUM в АО «Уральский турбинный завод»

АО «Уральский турбинный завод» — энергомашиностроительное предприятие, осуществляющее проектирование, изготовление и сервисное обслуживание паровых и газовых турбин различной мощности. Входит в группу компаний «Ренова», расположен в Екатеринбурге.

Главный корпус АО «Уральский турбинный завод»

Проект в АО «Уральский турбинный завод» стартовал в декабре 2015 года. Руководство предприятия поставило следующие задачи:

• повысить оперативность и качество работы с документами;
• снизить трудозатраты и издержки на управление;
• создать условия для перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту;
• оптимизировать бизнес-процессы и повысить контроль исполнения задач внутри завода.

В качестве решения была выбрана ЕСМ-система DIRECTUM — гибкий инструмент, оптимально подходящий для выполнения поставленных задач. TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.6 т

В автоматизации нуждались процессы:

• регистрации входящих документов, вынесения резолюций;
• выдачи поручений и контроля их исполнения;
• согласования и регистрации исходящих, организационно-распорядительных документов;
• согласования договорных документов и заявок на их создание;
• ведения электронного архива документов;
• интеграции с 1С в части синхронизации подразделений, договоров, контрагентов;
• интеграции с Active Directory.

Особенности проекта

Внедрение системы началось в конце января 2016 года. До начала марта велась разработка и согласование проектных решений. Также была обучена группа ключевых пользователей по базовым модулям DIRECTUM, а также «Канцелярии» и «Администрированию».

Затем, после подписания проектных решений, специалисты приступили к модификации и настройке системы. Особое внимание при этом было уделено синхронизации данных между DIRECTUM и 1C.

Параллельно с разработкой шло тестирование, миграция исторических данных в справочники СЭД, велась подготовка инструкций пользователя и администратора. В это же время был создан специальный теоретический курс по обучению пользователей, включающий в себя особенности работы в системе в рамках принятых модификаций системы.

«Канцелярия»: новые возможности

В рамках работы с входящими и исходящими документами был незначительно модифицирован модуль DIRECTUM. В частности, в «Канцелярии» был создан отдельный маршрут с автоматической регистрацией служебных записок. Решение позволило удовлетворить требования внутренних стандартов завода, согласно которым все документы предприятия должны проходить регистрацию. Однако в случае со служебными записками использование человеческих ресурсов было расточительным. Именно поэтому была введена автоматическая регистрация. Согласование распорядительных документов было выделено в отдельный типовой маршрут. Для реализации особенностей взаимодействия по регистрации, печати, передаче на подпись документов использован справочник «Помощники руководителя».

Договорные процессы

Процедура работы с договорами на заводе изначально разделялась на два этапа:

1. Исполнитель запускает на согласование заявку на заключение договора. В рамках этого процесса служба безопасности проводит проверку нового контрагента.

1. Далее, после успешного результата по первому этапу, юридический отдел формирует договорной документ и отправляет на согласование.

В процессе подготовки проектных решений заказчик отказался от заявки как документа (как устаревшего элемента бумажного документооборота). В результате был создан отдельный справочник – «Заявки на электронный документ». Для того чтобы облегчить работу пользователя с ним и снизить число ошибок, используется специальный мастер действий. С его помощью поэтапно указываются все параметры будущего договора, прикрепляются необходимые сопроводительные документы.

Карточка заявки на договорной документ

Заказчик также поставил дополнительную задачу: в зависимости от параметров договора, некоторые реквизиты в мастере действий и в карточках заявки и договорных документов должны динамически менять свою обязательность и/или доступность для заполнения.

Например, поле «Автоматическая пролонгация срока действия» доступно и обязательно для заполнения во всех заявках в случае, когда в поле «Вид договорного док.» указано значение «Договор», в поле «Рамочный договор» прописано «Нет» и в поле «Договорный документ от контрагента» отмечено «Нет».

Для решения этой задачи был разработан настроечный справочник «Управление доступностью реквизитов». Он определяет, в каких компонентах и какие данные должны быть доступны и/или обязательны для заполнения. Перед стартом задачи по согласованию заявки осуществляется проверка контрагента на актуальность уставных документов. Документы можно прикрепить к записи справочника «Организации», а также открыть из справочника «Заявки на договорный документ».

При старте задачи по согласованию заявки система проверяет наличие прикрепленных файлов и дату их добавления. Если файлы добавлены более 1 года назад, то система запрашивает у пользователя новые уставные документы.

Сформированный юридическим отделом договорный документ отправляется на согласование по новому типовому маршруту. Из-за большого числа участников процесса было введено последовательное поэтапное согласование, с параллельной маршрутизацией внутри этапа.

Настройка последовательности согласования в карточке договорного документа

Работа в системе в рамках этапов согласования для пользователя проходит практически «бесшовно», то есть вся история - от заявки до подписания договорного документа - хранится в одном дереве переписки по задаче.

Интеграция с 1С

Возможности стандартного коннектора к 1С не отвечали всем требованиям заказчика, поэтому механизм синхронизации с DIRECTUM был написан «с нуля».

На первом этапе «исторические» данные по договорам и организационная структура из 1С были выгружены в справочники «Подразделения», «Работники», информация по существующим контрагентам - в справочник «Организации». В дальнейшем была настроена периодическая и динамическая синхронизация данных.

Из 1С с заданной периодичностью поступает информация по подразделениям организации и работникам. Она ассимилируется с данными из Active Directory для выстраивания актуальной организационной структуры в DIRECTUM. Также с определенной периодичностью из СЭД в 1С передается информация по имеющимся договорам. В рамках типового маршрута по согласованию контрагента происходит выгрузка информации об организации из DIRECTUM в 1С. Обратная синхронизация для актуализации данных, а также обеспечения их идентичности выполняется с заданной периодичностью.

Основные результаты

Итоги проекта в АО «Уральский турбинный завод»

Все работы по внедрению успешно завершены в июле 2016 года. К этому времени руководство завода оценило первые результаты реализации проекта:

• на всех этапах работы с документами процесс стал более управляемым;
• за счет прозрачного контроля на всех стадиях жизненного цикла документа повысилась исполнительская дисциплина;
• значительно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск документов;
• достигнуто существенное ускорение бизнес-процессов предприятия;
• исключены потери времени на курьерскую доставку бумаг между подразделениями, что повлияло как на сроки выпуска документов, так и на повышение производительности труда персонала (в том числе среди делопроизводителей).