WSS-Consulting автоматизировала документооборот на 66 предприятиях холдинга Eurasian Resources Group
Заказчики: Eurasian Resources Group (ERG) Евразийская Группа Астана; Добыча полезных ископаемых Подрядчики: WSS-Consulting (ВСС Консалтинг) Продукт: WSS DocsДата проекта: 2016/01 — 2020/10
|
В 2020 году разработчик программного обеспечения - российская компания «WSS-Consulting» объявила о завершении масштабного проекта по внедрению системы электронного документооборота в группу компаний Eurasian Resources Group (ERG).
ERG представляет собой диверсифицированную компанию в сфере добычи и переработки природных ресурсов, которая работает в 15 странах.
Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных на территории Казахстана и в Европейских странах. Для создания единой групповой системы электронного документооборота компания ERG выбрала ECM-систему WSS Docs, которая отвечала требованиям заказчика по функционалу и производительности.
Ситуация до проекта
До внедрения системы WSS Docs на большинстве предприятиях группы ERG были установлены собственные СЭД, а некоторые компании группы согласовывали документы при помощи электронной почты. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также предыдущие системы являлись закрытыми, что не позволяло заказчику вносить изменения в процессы собственными силами.
Выбор системы
Процесс выбора системы начался еще в 2016 году – заказчик сравнивал характеристики 8-ми программных обеспечений.
Система WSS Docs была выбрана для проекта по следующим критериям:
- Высокая производительность при больших объемах данных
- Наличие модуля мультиязычности
- Возможность настройки процессов без программирования
- Масштабируемость
- Низкая стоимость внедрения на рынке
- Быстрое внедрение
Задачи проекта
- Обеспечение единого мультиязычного, масштабируемого и интегрируемого информационного пространства для всей Группы
- Повышение уровня «управляемости» и прозрачности прохождения и согласования документов
- Обеспечения современными инструментами групповой работы над документами
- Ускорение цикла согласования документов
- Реализация блока единой непротиворечивой аналитической отчётности по документообороту Евразийской Группы
- Обеспечение основы для смежных задач, например, Управление проектами.
- Предоставление инструмента для ДОЦО
Ход проекта
Перед запуском масштабного проекта был запущен пилотный проект, в рамках которого пользователи смогли протестировать систему в работе. «Пилот» включил в себя установку коробочной версии продукта на нескольких предприятиях и автоматизацию процессов договоров и дополнительных соглашений. Группа компаний «ВДГБ»: 28 лет успеха на рынке 1С
После успешной опытно-промышленной эксплуатации процессов договоров и доп. соглашений системы было принято решение развивать СЭД-платформу WSS Docs
Проект внедрения WSS Docs в Eurasian Resources Group состоял из 10 этапов работ:
1. Пилотный проект ДОЦО
2. Тиражирование ДОЦО
3. Основной проект внедрения СЭД
4. Автоматизация работы коллегиальных органов (АКО)
5. Межрегиональные процессы компании
6. Электронное хранилище Storage
7. Sales&Legal
8. Внедрение безбумажного документооборота
9. Проекты развития системы
10. Техподдержка системы с момента реализации пилотного проекта
Особенности проекта
В группу компаний ERG входят компании из Казахстана, а также Швейцарии, Люксембурга, ОАЭ и Бразилии, поэтому одной из главных задач новой СЭД стала настройка мультиязычности. Также WSS Docs впервые была интегрирована с программным средством криптографической защиты «Tumar-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.
СЭД WSS Docs для ERG также включает решения:
- Мобильное приложение WSS Docs с основным функционалом, необходимым для оперативного решения рабочих вопросов
- Модули комплексной автоматизации работы юристов компании и центра юридической экспертизы по договорам.
- Модуль «Коллегиальные органы управления», автоматизирующий полный цикл процесса заседаний от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по его итогам
- Реализованы межрегиональные процессы компании, включающие в себя согласование договоров продаж, управление и согласование благотворительной и спонсорской помощью, управление заявками казначейства от предприятия до головного офиса в Амстердаме.
- Модуль «WSS Docs Storage» для хранения большого количества контента – позволяет хранить более 5000Tb документов, при этом, увеличивая сроки хранения информации.
Итоги проекта
В рамках проекта в общей сложности разработано 47 процессов, полностью автоматизирующих жизненные циклы создания, согласования, обработки, исполнения и хранения документов компании.
Автоматизирована работа с документами:
- Организационно-распорядительная документация
- Переписка
- Внутренняя нормативная документация
- Договорные документы
- Юридические документы
Одним их важных критериев успешности внедрения компания считает проведенную передачу знаний группе развития и поддержки системы клиента. В результате проведенного обучения и открытости системы и поставщика, команда клиента самостоятельно разработала и внедрила отдельный модуль Бухгалтерские документы для автоматизации работы бухгалтерского общего центра обслуживания.
Важным достижением совместной работы уже трех команд стало внедрение безбумажного документооборота на базе системы WSS Docs интегрированной с решением Tumar CSP.
Выгоды от внедрения
1. Скорость настройки процесса в системе увеличена в 5 раз
2. Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования
3. На 40% снижены временные затраты на операции в СЭД
4. Экономия времени ожидания обработки запросов системой составила более 50 000$ в год
5. Общая оценочная косвенная экономия времени сотрудников Группы составила не менее 745 000$ в год