Заказчики: URSA (УРСА Евразия) Санкт-Петербург; Строительство и промышленность строительных материалов Подрядчики: Тензор Продукт: Тензор: СБИС электронный документооборот (ЭДО)Дата проекта: 2014/04 — 2014/09
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
|
Содержание |
2016: Отправка в СБИС 44,5 тыс. электронных документов
За 2 года в СБИС отправлено 44 500 электронных документов для 212 дистрибьюторов. 80% всех отправленных документов утверждено.
2014: Переход на ЭДО
Повышение эффективности сотрудников
Одним из главных мотивационных моментов была оптимизация работы отдела обслуживания клиентов, который отвечает за первичную бухгалтерскую документацию. В компании URSA хотели, чтобы отправка документов была быстрой и не отвлекала специалистов отдела от основных задач.
Поскольку контрагенты находятся по всей стране, вопрос отправки и особенно возврата документов стоял очень остро. Возврат подписанных документов – это один из показателей KPI отдела обслуживания.
Сокращение длительности и стоимости отправки
Специалисты «Тензора» рассчитали временные затраты на подготовку и отправку одного пакета документов (2 счет-фактуры и 2 ТОРГ-12) в бумажном виде. Получилось, что на это сотрудник тратит в среднем 86 секунд. По подсчетам электронный документооборот сокращает это время до 5 секунд и до нажатия всего одной кнопки.
Хотели сократить финансовые затраты на бумагу и экспресс-почту. ЭДО экономичнее, даже если рассматривать сотрудничество с самым дорогим оператором. И всё это без учета оплаты рабочего времени сотрудников, которое тратится на документооборот. А это весомая статья расходов.Сергей Петренко, МТС RED: ИБ-игроки строят экосистемы, чтобы обеспечить заказчика интегрированными средствами защиты
Таким образом, переход на ЭДО позволяет сэкономить время сотрудников, затраты на бумагу, почтовую отправку и хранение документов.
Интеграция с SAP
Компания решила использовать готовый пакет интеграции SAP со СБИС, который предложил «Тензор». Решение «Тензора» легко ставится поверх SAP. На все настройки и визуализации документов ушло всего 3 месяца – в июне URSA заключила договор о работе в СБИС, а в сентябре уже отправляла документы.
Для выгрузки документов из SAP в СБИС есть удобный интерфейс. Нужно задать лишь несколько полей, нажать на кнопку выгрузки, и документы выгружаются в интерфейс в SAP пакетом.
Как URSA работает с ЭДО
Компания работает в СБИС и хранит ЭП в облаке. Это оказалось проще, так как облако не требует установки программы на компьютер каждому сотруднику, отправляющему документы. Для работы достаточно зайти под логином и паролем в личный кабинет на сайте СБИС. URSA перевела акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам в электронный вид. Весь обмен документами с ними происходит в личном кабинете СБИС.
Следом за стандартными ТОРГ-12 и счетом-фактурой перевели в электронный вид акт о предоставлении бонусов дистрибьюторам. Этот документ формируется в SAP и имеет нестандартную форму, где указывается, кому и какая сумма будет начислена.