Интервью TAdviser с ИТ-директором СТД «Петрович» Андреем Матвеевым
Строительный торговый дом «Петрович», основанный в 1995 году, сегодня является крупнейшей в России DIY-сетью (рейтинг INFOLine «DIY Retailer Russia Top») и входит в 30-ку самых быстрорастущих российских компаний (рейтинг РБК). В СТД «Петрович» соблюдаются высокие стандарты обслуживания клиентов, а также внутренних бизнес-процессов. Для повышения эффективности их осуществления в 2016 году в СТД «Петрович» была внедрена система электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. О ходе и результатах масштабного проекта, реализованного компанией «Диджитал Дизайн», рассказал Андрей Матвеев, ИТ-директор СТД «Петрович».
Матвеев
Андрей, расскажите, пожалуйста, о предпосылках проекта.
Андрей Матвеев: До июля 2015 года большая часть процессов документооборота «СТД «Петрович» выполнялась в разных программах, а часть из них не была полноценно автоматизирована. К примеру, согласование договоров производилось частично в учетной системе, а частично по электронной почте и в бумажном виде без возможности полноценного контроля за соблюдением регламента, поэтому зачастую было непонятно, у кого сейчас находится договор и на каком он этапе. Процесс согласования первичной документации также не был автоматизирован и требовал значительного количества времени из-за необходимости физической доставки документов из подразделений в центральный офис. Заявки сотрудников в ИТ-отдел и службу эксплуатации хранились в системе, поддержка и развитие которой были затруднены, а заявки в юридический отдел подавались по почте или в бумажном виде.
В связи с активным ростом сети магазинов и увеличением объемов документации, это стало доставлять определенные неудобства. Возникла необходимость автоматизации этих процессов и работы на качественно новом уровне.
Какие цели ставились при внедрении и что было выполнено?
Андрей Матвеев: Нашей целью было внедрение комплексного решения, которое обеспечило бы прозрачную, удобную и эффективную работу с частью документов за счет автоматизации важнейших бизнес-процессов в едином информационном пространстве. Для решения этих задач мы выбрали платформу российского производства Docsvision 5. На ее базе за несколько месяцев были автоматизированы ключевые для нас «узкие» места. Во-первых, полностью автоматизировано согласование договоров, а их у нас более 30 видов, и каждый согласовывается по своему определенному маршруту. Второй процесс – проверка и подписание первичной документации. Мы интегрировали в Docsvision справочники «Сотрудники» и «Контрагенты» с уже установленными у нас системами «1С: Зарплата и управление персоналом» и «1С: Бухгалтерия предприятия». Автоматизирован блок заявок к специалистам ИТ-службы и службы эксплуатации, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга.
Что интересного, особенного было сделано в проекте с технической точки зрения? Что лично Вам запомнилось больше всего?
Андрей Матвеев: Ряд индивидуальных доработок, выполненных специалистами «Диджитал Дизайн», помог сделать внедрение и использование СЭД более эффективным. Так, была реализована максимально плотная интеграция нормативно-справочной информации, договоров и их статусов с имеющимися системами 1С 8. Обеспечена высокая скорость работы со справочником «Контрагенты», в котором свыше 350 000 наименований. Данные о контрагентах в справочнике представлены в удобной форме – разложены по 2 веткам: физические и юридические лица, а также по алфавиту. Изменено ядро быстрого поиска, благодаря которому можно найти нужный объект за доли секунды!
А сотрудники каких департаментов являются пользователями системы? Расскажите немного о масштабах проекта?
Андрей Матвеев: К системе подключены свыше 500 пользователей, это сотрудники всех наших территориальных подразделений: 16-ти строительно-торговых центров на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов, а также металлобазы и 5-ти производственных площадок.
Как вы оцениваете эффект от автоматизации? Можно ли отдельно оценить экономическую выгоду от работы в СЭД?
Андрей Матвеев: Главный эффект в том, что СЭД обеспечила нам организацию важнейших процессов документооборота в едином пространстве. Автоматизация согласования договоров позволила четко контролировать каждый этап процесса, сократить время прохождения документов и влияние человеческого фактора. Интеграция данных из Docsvision с используемыми учетными системами на базе 1С 8 существенно упростила и ускорила кадровый документооборот и взаимодействие с контрагентами. Автоматизация работы с первичной документацией обеспечила быстрое и комфортное взаимодействие головной организации и строительно-торговых центров. Кроме того, выполненные работы позволили автоматизировать заявки к специалистам различных департаментов, этот процесс стал четко организованным, логичным и контролируемым для всех его участников. Все это экономит наше время и ресурсы, а значит, в комплексе повышает эффективность.
Поделитесь планами по дальнейшему развитию системы?
Андрей Матвеев: Внедрение СЭД позволило нам решить важные задачи: повысить качество процессов документооборота, сделать удобным и корректным доступ к документам, ускорить управленческие процессы. После завершения проекта внедрения в начале 2016 года нами был заключен договор технической поддержки с «Диджитал Дизайн», предусматривающий доработку функционала внедренной СЭД Docsvision. Работы в рамках этого контракта уже ведутся с февраля прошлого года. В планах СТД «Петрович» – дальнейшее развитие внедренной системы в части автоматизации новых бизнес-процессов.
15
