Как сделать архив электронным и не наступить на грабли?

Преимущество централизованного хранилища всех корпоративных документов

В современной организации имеется огромное количество документов различного формата и назначения; созданных и редактируемых в различных приложениях; отличающихся по степени конфиденциальности и юридической значимости; как созданных непосредственно в компании, так и полученные от контрагентов организации. От правильной организации хранения, поиска и средств доступа к документам зависит эффективность корпоративных процессов и соответственно успешности развития бизнеса. В сравнении с разрозненным хранением документов в подсистемах и файловых хранилищах централизованный архив обладает следующими преимуществами:

• Повышает надежность хранения
  Централизованный архив позволяет использовать единые средства создания резервных копий и восстановления данных после сбоя, осуществлять единое управление и контроль целостности документов.
• Обеспечивает безопасность и гарантию от утечек
  Компания организует управление доступом и закрывает задачи по контролю утечек информации из архива, начиная от простого разграничения прав доступа в различных моделях (дискреционной, мандатной, ролевой) и вплоть до контроля использования конкретного экземпляра электронного документа.
• Снижает стоимость владения информацией
  Благодаря централизации радикально сокращаются издержки как на аппаратные ресурсы, так и на программные средства (средства поиска, управления безопасностью, архивированием и пр.). Встраивание соответствующих механизмов во все разрозненные системы, в которых хранятся документы, было бы невозможным или крайне затратным.
• Централизованное внедрение всех нормативных требований
  В последнее время появляется все больше нормативных требований к хранению и обработке документов (например, новые форматы электронных подписей), реализовывать эти требования в каждом отдельном решении крайне неэффективно. В случае единого архива эти требования реализуются однократно.
• Короткий цикл внедрения дополнительных функций работы с документами
  Помимо нормативных требований, бизнес может предлагать новые функции внутри архива, например, усовершенствованный поиск, средства анализа текстов. Рекомендуется развивать функциональность централизованно. Если архив построен на базе промышленной CSP (Content Services Platform)-платформы, то вендор берет на себя обязательства поддерживать нормативные требования при регулярных обновлениях платформы.
• Удобный поиск данных по клику и анализ данных
  В ситуации, когда сотрудник ищет документы, связанные, например, с контрагентом, централизованный архив выгружает все данные, зафиксированные в различных бизнес-приложениях в более широком контексте.
• Управлять жизненным циклом документа
  Чтобы электронный документ сохранил юридическую силу, он должен быть подписан и загружен в архив. Затем в процессе хранения документа требуется реализовать пролонгацию валидности документа, экспертизу ценности, уничтожение документа или передачу его в государственные или ведомственные архивы. Эти процедуры гораздо удобнее поддерживать в едином электронном архиве.
• Упрощение сопровождения
  Централизованное хранение документов радикально упрощает все процедуры администрирования — создание резервных копий документов, управление пользователями и разграничение прав доступа и прочее.
• Работа с большими данными и применение ИИ
  Создание централизованного архива обеспечивает единый программный интерфейс для получения данных, хранящихся в документах, и дает потенциальную возможность применения технологий машинного обучения для создания роботизированных процедур обработки документов в рамках различных процессов.

Требования к современному электронному архиву организации

Кратко рассмотрим технические требования, которые должна поддерживать платформа для работы электронного архива

Работа с различными задачами, типами документов, данными и метаданными

Архив должен хранить все виды документов, которые циркулируют в организации: начиная от сканов бумажных документов, заканчивая сложными структурированными документами:

1. текстовые документы в форматах pdf, docs, odf и другие
2. частично структурированные офисные документы с метаданными
3. строго формализованные документы, например, XML формы бухгалтерской отчетности
4. сложно организованные документы, например, конструкторская или технологическая документация.

Чтобы в продолжении жизненного цикла удобно управлять документом, обрабатывать его и даже искать, система хранения должна обеспечивать работу с метаданными документов. Например, определять место хранения и права доступа к договору в зависимости от контрагента и его суммы. Low-code инструменты позволяют быстро расширять номенклатуру типов документов, которые хранятся в архиве.

Гетерогенный архив, потоковый ввод, архивное делопроизводство

Электронный архив может хранить электронные документы и копии бумажных документов одновременно. Скан-копий, в большинстве случаев, достаточно для предоставления в контролирующие органы и суды, а хранить и обрабатывать их проще. Чтобы перевести бумажный документ в электронный, необходимо просканировать и распознать документ. Структурированные документы, например, бухгалтерская первичка, имеют форму, которая легко считывается при потоковом вводе и распознавании. И тут возникает потребность поддерживать регламенты архивного делопроизводства: ведение номенклатуры дел, структурирование документов по томам и ведение описей дел. И реализовать базовые процессы архивного делопроизводства: экспертиза ценности, процессы уничтожения документов и пр. Все эти функции должны быть реализованы в платформе корпоративного архива.

Развитая система поиска

Преимущества хранения документов в электронном архиве — это поиск информации, данных и документов по клику на всем объеме хранимых документов, вне зависимости от источника. Именно эта функциональность экономит рабочее время сотрудника при поиске документа. Поэтому система должна обеспечивать мощные механизмы поиска, начиная от классических задач полнотекстового поиска и поиска по метаданным, с учетом морфологии и семантики. Современные средства поиска позволяют: просматривать фрагменты текста содержащие поисковые выражения в превью документов; предлагать пользователю варианты поисковых запросов, основывающиеся на истории запросов; реализовать различные варианты фасетного поиска основываясь на иерархических справочниках и пр.

Электронная подпись (ЭП) и машиночитаемая доверенность (МЧД)

Сотрудник может подписать электронный документ одним из нескольких видов ЭП, в зависимости от типа документа и соответствующих нормативных требований — это простая электронная подпись (ПЭП), квалифицированная и неквалифицированная ЭП (УКЭП и УНЭП), локальная или облачная, усовершенствованная ЭП (содержит штамп времени). Выбор подписи зависит от бизнес-процесса и вида документа. Поэтому платформа для электронного архива должна работать со всеми видами подписи, а с 1 сентября 2023 года поддерживать связку подписи физического лица и машиночитаемой доверенности (МЧД). Соответственно она должна иметь компоненты для управления жизненным циклом МЧД или содержать компоненты для интеграции с внешним сервисом, управляющим МЧД в организации.

Долгосрочное хранение документов. Передача документов во внешние архивы.

Универсальный способ, который обеспечит юридическую значимость электронного документа более 15 лет (именно столько действует сертификат службы штампа времени), пока не регламентирован. Однако, электронный архив может и должен хранить электронные документы 15 и более лет. Ряд механизмов, которые позволяют организовать длительное хранение документов:

• Автоматическое усовершенствование (наложение штампа времени) электронной подписи при поступлении документа в архив
• Перештамповка (нанесение дополнительного штампа времени) по истечении сертификата
• Поддержка протоколов передачи электронных документов во внешние архивы в соответствии с требованиями, которые разрабатываются в настоящее время.

Также ИТ-рынок ждет закона, который определяет нормативные требования к созданию электронного дубликата бумажного документа. Он разрешит переводить бумажные архивы организации в электронный вид и формализует требования к долгосрочному хранению документов. Российские разработчики поддерживают изменения в законодательстве в своих продуктах.

Масштабирование

Развитие архива в организации предполагает накопление данных год от года. Поэтому важнейшая характеристика при выборе платформы — возможность непрерывного масштабирования. Если решение поддерживает кластеризацию компонентов системы для горизонтального масштабирования отдельных сервисов, то компания может сократить бюджеты на обновление оборудования в случае роста числа пользователей и ввода новой функциональности. Механизмы кеширования сокращают число обращения к базам данных. Иерархические файловые хранилища ускоряют процедуры резервного копирования и восстановления системы.

Поддержка внешнего документооборота — формализованные документы, интеграция с операторами ЭДО

Чтобы поддержать внешний электронный документооборот, компания иногда вынуждена работать с несколькими операторами ЭДО. Каждый из них использует свои протоколы обмена, по-своему организует адресные книги контрагентов. Платформа для электронного архива должна работать со всеми операторами ЭДО, чтобы поддержать загрузку данных и пополнение архива.

Различные варианты доступа к документам и интеграционные механизмы

Сотрудники внутри локальной сети, мобильные или удаленные сотрудники вне офиса — все должны иметь доступ к электронному архиву. Иногда требуется предоставлять доступ к документам контрагентам или контролирующим органам, например, в рамках налогового мониторинга. Электронный архив должен быть доступен пользователям через удобный web-интерфейс или другим приложениям через API с соблюдением высоких требований информационной безопасности. Для разграничения полномочий могут потребоваться специфические механизмы аутентификации, например, с использованием протокола OpenId и аутентификацией посредством внешних систем, например ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) на Госуслугах. Отдельные процессы по обработке документов требуют интеграции со справочниками во внешних приложениях — поэтому архивы должны содержать механизмы синхронизации справочных данных и/или средства интеграции системами управления нормативно-справочной информацией организации (MDM платформами).

Импортозамещение

В свете текущего тренда на импортозамещение решение для создания архива должно отвечать этим требованиям, а также обеспечивать миграцию данных с импортных решений OpenText, Documentum и IBM FileNet. В частности, архив может быть интегрирован с ERP-системами на базе продукта SAP, и быть способным замещать, например, SAP Extended ECM by Open Text и аналогичных систем.

Реализация специфических функциональных задач

Помимо универсальных механизмов, описанных выше, часто возникают специфические прикладные задачи для обработки документов определенного типа в специфических отраслевых или узких функциональных приложениях. Примерами может быть: обработка и обмен формализованными документами в задачах формирования архива первичных бухгалтерских документов; сложно организованных иерархических документов в задачах архива конструкторской и технологической документации; ведение номенклатуры и описей дел при организации хранения документов требующих передачи в гос.архивы; организации личного кабинета в мобильном приложении для контура кадрового документооборота и т.п. Платформы для реализации электронного архива должны либо иметь готовые решения для реализации подобных типовых задач, и содержать инструменты для их кастомизации и реализации с нуля задач специфичных для конкретной организации.

Кейс создания корпоративного архива организации

Рассмотрим пример федеральной транспортной компании из Санкт-Петербурга, в которой работает более 17 000 человек. Организация имеет территориально-распределенную структуру, хотя в пределах только одного города, все 20 служб компании не работают в одном офисном здании. Изначально компания автоматизировала работу канцелярии на базе платформы Docsvision, что позволило ей объединить все распределенные подразделения в одну систему, отказаться от пересылки бумажных документов и минимизировать временные и финансовые потери. Позже потребовалось расширить доступ к информации и документации для большего числа сотрудников. Потребовалось создать глобальный электронный архив организации.

Чтобы не плодить множество ИТ-систем для различных бизнес-задач, решили повторно использовать платформу Docsvision, которую использовали для автоматизации работы с документами. Единый архив стал единым пространством для документов компании, доступным всем пользователям и всем бизнес-процессам, независимо от подразделения, в котором они работают или от информационной системы — инициатора процесса. В результате инженер, отвечающий за эксплуатацию условного лифта или сложного аппарата, имеет доступ к соответствующей документации, а юрист — документы по объектам недвижимости, и все это в одной системе. Архив был интегрирован с другими бизнес-приложениями и решениями, но в ИТ-архитектуре предприятия занял центральную роль мастер-программы, ответственной за хранение контента и документов. Поскольку все документы хранятся в одном архиве, с которым интегрированы другие внутренние ИТ-системы более узкой сферы применения (ERP, PLM, CAD), в организации решена проблема обслуживания и головной боли из-за «зоопарка» ИТ-систем.

Автор — Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»