Оксана Виганте: В условиях жесткой конкуренции необходимо иметь гибкую информационную систему

TAdviser: Каковы ключевые особенности аптечного бизнеса с точки зрения организации торговли, её планирования и учета?

Оксана Виганте: Ключевые особенности аптечного бизнеса - это, в первую очередь, большое внимание государства к торговле медикаментами: это всевозможные регламентирующие документы по ассортименту, предельной наценке и т.п. меняющиеся от региона к региону. Это требование партионного учета, жесточайший контроль сроков годности, посерийный контроль качества медикаментов на государственном уровне. Еще одной особенностью аптечного бизнеса является то, что покупатель не всегда может сам выбрать товар - часто за него этот выбор делает врач - рецептурные препараты, или этот выбор покупателю помогает сделать специалист аптеки. Отсюда требование к специальному образованию работников аптек - «специалистам первого стола» или «первостольникам» - так их называют в фармации. Что же касается парафармацевтической продукции и сопутствующих товаров, то здесь аптека выступает как обычный ритейлер, за исключением, возможно, повышенного внимания к качеству товара.

TAdviser: Какое решение использовалось в аптеках сети «Старый лекарь» и центральном офисе раньше? Какими были его ключевые недостатки, из-за которых компания перешла на новое решение: недостаточная широта функционала, недостаточная его глубина, проблемы с производительностью или что-то еще?

Оксана Виганте: В сети «Старый Лекарь» использовалось отраслевое решение «Аптека-2000» и комплекс программ «1С». Основной причиной перехода на новое решение, LS Retail, явилось недостаточные аналитические возможности системы «Аптека-2000», проблемы с быстродействием в центральном офисе при большом числе аптек.

В условиях жесткой конкуренции необходимо иметь гибкую информационную систему, которая позволит оперативно реагировать на изменения рынка, получать конкурентные преимущества за счет качества сервиса, что в системе с закрытым кодом при наличии единственного интегратора не всегда было возможным. Кроме того, одновременное использование нескольких систем в офисе создавало дополнительные проблемы с актуальностью данных в системах. Исходя из этого, возникло желание организовать единое информационное пространство в компании. Новая система должна иметь отрытый код и ее должны поддерживать и сопровождать несколько интеграторов.

TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.7 т

TAdviser: Как и кем составлялся первоначальный список ERP-систем для выбора? Выбирали систему или интегратора?

Оксана Виганте: Конечно, в первую очередь выбирали систему. Первоначальный список ERP-систем готовили IT-специалисты компании. Далее была организована группа из ключевых пользователей, которые участвовали в выборе. Полученные материалы были систематизированы и представлены собственникам для принятия решения. Далее, когда была выбрана система Microsoft DynamicsT NAV + LS Retail, компания приступила к поиску опытного интегратора выбранного решения.

TAdviser: Какие источники информации использовались при оценке систем и интеграторов?

Оксана Виганте: СМИ, консультации с производителями, вендорами, интеграторами, референс-визиты. Мне кажется, что мы использовали все возможности.

TAdviser: Каковы были ключевые критерии выбора программного решения, поставщика? На какую перспективу выбиралось решение?

Оксана Виганте:</strong> Для программного обеспечения ключевыми критериями было соответствие нашим пожеланиям: возможность образования единого информационного пространства аптек и офиса, открытый код, наличие нескольких интеграторов, поддержка особенностей российского законодательства, опыт успешного внедрения в ритейловых сетях России, ну, и хорошее сочетание цена/качество. Решение выбиралось на 5-7 лет, но, конечно, это будет зависеть от темпов роста компании.

TAdviser: Какой функционал внедрён в результате проекта?

Оксана Виганте: Проект еще не завершен. Сейчас ведутся работы в нескольких направлениях: SCM, CRM, BI, Finance, HRM. Продолжаются работы над функционалом, специфичным для аптек - эти работы в стадии завершения. Практически, мы хотели бы охватить все бизнес-процессы компании единой системой. Сегодня мы активно тиражируем решение DynamicsT NAV + LS Retail с аптеках сети. В этой системе работают уже 64 аптеки, и мы надеемся к сентябрю этого года завершить процесс тиражирования. В ближайшее время ожидается старт Finance, HRM.

TAdviser: Как решается проблема быстрой адаптации персонала к новому решению?

Оксана Виганте:</strong> Мы из работников аптек создали в компании специальную группу по обучению персонала. Эта группа, изучила основной набор операций, которые необходимы для работы аптеки, составила инструкцию по этим действиям и теперь обучает коллег. Такой подход позволяет нам быстро обучать персонал, т.к. «учителя» великолепно знают предметную область, а у «учеников» меньше возникает психологический барьер, потому что их обучают их коллеги, которые говорят с ними «на одном языке». Конечно, у нас организована горячая линия по вопросам Microsoft DynamicsT NAV, где специалисты по сопровождению отдела ИТ отвечают на возникающие вопросы. К работе на горячей линии мы так же привлекаем специалистов из аптек. Такая интеграция позволяет обмениваться опытом специалистам различных подразделений, что с одной стороны дает качественную и оперативную помощь пользователям, а с другой повышает квалификацию обеих сторон.

TAdviser: Существует ли оценка времени с момента завершения проекта, которое требуется, чтобы начать полноценно использовать внедрённую ERP-систему?

Оксана Виганте: Т.к. проект еще не завершен, сейчас сложно об этом говорить. Но мы надеемся, что на это потребуется не более 3-4 месяцев. За это время с нашей точки зрения закончится адаптация персонала и стабилизируются бизнес-процессы, претерпевшие изменения в ходе проекта. Это позволит компании уверенно и полноценно эксплуатировать внедренную ERP-систему.

TAdviser: Внедрены ли на сегодняшний день какие-то специализированные решения независимых разработчиков?

Оксана Виганте: Повторюсь, что проект пока не завершен, но мы рассчитываем, что LS Retail на базе Microsoft DynamicsT NAV будет максимально удовлетворять потребности компании и использование иных программных продуктов будет постепенно сведено к минимуму.

TAdviser: Осуществлялась ли предварительная оценка экономической эффективности внедряемого решения? Оправдались ли прогнозы?

Оксана Виганте: На данный момент мы не нашли достаточно объективной методики такой оценки. Существующие методологии непрозрачны и достаточно туманны. Внедрение системы преследовало в первую очередь цели повышения управляемости бизнеса и оперативности получения информации. Эти цели достигнуты.

TAdviser: Что бы Вы могли посоветовать коллегам, которым еще предстоит внедрение ERP-системы в своих компаниях?

Оксана Виганте: Коллегам могу пожелать не боятся перемен, шагать в ногу со временем, что не возможно без современных информационных систем. Одним из основных залогов успешного внедрения программного продукта, как мне кажется, является правильный выбор системы и интегратора. Я желаю всем сделать правильных выбор и найти свое решение среди множества предложений на рынке.

TAdviser: Спасибо.