Росводресурсы об опыте использования BPM low-code платформы в проектах цифровой трансформации

Анастасия Бурякова: Росводресурсы как федеральный орган исполнительной власти реализует мероприятия по созданию и развитию своих информационных систем в соответствии с ведомственной программой цифровой трансформацией. Эта программа предусматривает определенные целевые показатели в части повышения эффективности госфункций и госуслуг. Проект создания сегмента «Планирование и контроль исполнения» — одно из направлений реализации программы.

Основные задачи этого проекта: автоматизация процессов бюджетного планирования, сокращение сроков согласования финансовых документов, снижение нагрузки на сотрудников.

Анастасия Бурякова: Можно выделить три основных блока требований.

Во-первых, это требования к организации процесса разработки. Дело в том, что в финансовой сфере потребности в развитии функциональности, ее донастройке и адаптации, появляются и актуализируются значительно быстрее, чем длится цикл заключения и исполнения контрактов силами внешних разработчиков. Поэтому здесь было принято решение вести in-house разработку. Нам удалось в довольно короткие сроки сформировать команду проекта.

Во-вторых, была поставлена задача создания определенной функциональности, которая могла закрыть потребности руководителей структурных подразделений. Например, необходимо было максимально автоматизировать и упростить процесс проверки материалов, поступающих от территориальных органов, а также обеспечить мониторинг в режиме реального времени процесса подготовки бюджетных смет.

В-третьих, в связи с необходимостью сокращения нагрузки на сотрудников, стояла задача автоматизации подготовки финансовых документов и упрощения процесса их согласования. То есть, надо было уйти от согласования табличек в Excel по электронной почте и наладить взаимодействие исключительно в системе. Здесь в качестве примера можно привести реализацию совокупности правил форматно-логического контроля, чтобы уменьшить количество пересогласований и возвратов документов на доработку. На этом процессе можно сэкономить немало времени.

Анастасия Бурякова: Можно выделить два ключевых требования, которые мы предъявляли к базовому ПО — возможность использования инструментов low-code и возможности управления бизнес-процессами (BPM). Благодаря применению Low-code мы смогли существенно сократить сроки разработки и ввода в эксплуатацию новых сервисов. В ряде случаев не требуется привлечение разработчиков, настройку системы могут вести аналитики. А в части функционала BPM есть широкие возможности для проектирования, внесения изменений в бизнес-процессы. Бывают ситуации, когда бизнес-процесс необходимо скорректировать буквально на лету, изменить бизнес-логику системы. В этом смыле решение Comindware достаточно гибкое, оно позволяет в любой момент изменить текущий процесс без его приостановки или создать новую версию того же процесса.

Анастасия Бурякова: Мы сконцентрировались на двух основных направлениях. Первое из них — это разработка приложения «Бюджетные сметы». Оно используется для подготовки и согласования бюджетных смет, ведения объектов учета, формирования сводных финансовых документов. Второе направление — создание сервиса «Субвенции». Он включает процесс планирования водохозяйственных мероприятий. Недавно мы приступили к проектированию новых приложений для наших подведомственных учреждений. Еще одно новое направление — разработка сервиса записи на очный прием в агентство. Благодаря этому приложению любой гражданин сможет выбрать удобные дату и время записи в госорган.

Анастасия Бурякова: Здесь можно выделить несколько принципов.

Первый из них — активное взаимодействие с конечными пользователями на всех этапах разработки: совместное целеполагание, подготовка концепции создания сервисов, проведение интервью и опросов с целью выявления недостатков в текущих процессах, проработка функциональных требований и макетов интерфейсов, тестирование прототипов и сбор обратной связи.

Второй принцип — процессный подход. Деятельность организации рассматривается как сеть процессов, связанных с целями и стратегическими задачами. В ходе реализации проекта появились такие этапы как картирование процессов, выявление границ процессов, реинжиниринг процессов, оценка эффективности оптимизированных процессов и контроль качества.

Третий принцип — уход от устаревших технологий. Мы уходим от учетных систем к исполняемым процессам, от монолитных систем к микросервисной архитектуре, от условно «закрытого» ПО к ПО с готовыми API, начинаем использовать BI системы вместо стандартной отчетности.

Анастасия Бурякова: Чтобы провести качественную разработку системы, которая будет использоваться на регулярной основе и обладать ценностью, необходимо наладить достаточно тесное взаимодействие с конечными пользователями. В частности, это нужно для того, чтобы правильно описать процесс, провести его реинжиниринг, осуществить полноценное тестирование. Также это помогает синхронизировать видение будущей системы между разными группами пользователей. Кроме того, очень важно заручиться поддержкой топ-менеджмента компании. Нам в этом отношении очень повезло — с самого начала проекта руководство Росводресурсов полностью поддерживало нашу команду и было заинтересовано в общем успехе — спасибо им за это.

Анастасия Бурякова: В настоящие время мы переводим сегмент «Планирование и контроль исполнения» в режим опытной эксплуатации. Приложение «Бюджетные сметы» уже протестировали четыре территориальных органа, мы уже получили от них позитивную обратную связь.

Больше всего пользователи довольны тем, что теперь документы не нужно готовить с нуля, система автоматически создает нужные формы. Таким образом трудозатраты существенно сокращаются. Кроме того, система дает подсказки пользователям о том, где в документах есть ошибки. Соответственно, значительно повышается вероятность того, что документ будет согласован с первого раза.

Пользователи отмечают, что появилась единая среда для совместной работы с плановыми показателями бюджета, обосновывающими документами, все сведения можно найти в одном месте.

Анастасия Бурякова: Сегмент планирования — внутренняя система Росводресурсов. Она является частью единой цифровой платформы «Водные данные». Сегменты платформы тесно интегрированы между собой. Сейчас мы настраиваем интеграцию с BI-системой, чтобы визуализировать данные и осуществлять оперативный мониторинг на дашбордах.

Анастасия Бурякова: Low-code платформа предоставляет нам определенные функциональные возможности. Это готовое решение, позволяющее достаточно быстро создавать интерфейсы, проектировать процессы, настраивать рабочие области и т.д. Возможности подобного "конструктора" практически не ограничены. Имеющуюся технологическую базу мы можем использовать для решения практически любой задачи автоматизации.