СХЭД — привыкаем к новой аббревиатуре, или 3-я компьютерная революция в архивах

История цифровизации архивов

Архивы до компьютеров

Архивы бумажных документов долго жили себе спокойно по устоявшимся правилам со своими стеллажами, коробами и папками дел/томов. Бумажные журналы, описи и картотеки помогали соблюдать порядок и найти нужный документ. Но в какой-то момент это перестало соответствовать растущему темпу деловой жизни. Количество документов, подлежащих хранению, стремительно растёт, а время, за которое нужно обрабатывать запросы, — сокращается.

Первая компьютерная революция

Первая компьютерная революция случилась в архивах в конце 20-го века, когда появились электронные картотеки на персональных компьютерах архивариусов. Это обычная база данных, с записями-карточками документов, структурированная по фондам, разделам номенклатуры дел, делам, томам, с указанием мест хранения бумажных оригиналов. Снабжённая механизмом поиска по реквизитам, ссылочными связями, она позволяла быстро найти карточку, по ней — сам документ на полке, зафиксировать его выдачу и возврат, отслеживать сроки возврата.

Вторая компьютерная революция

Вторая компьютерная революция в архивах произошла в начале 21-го века, когда персональные компьютеры появились на рабочих местах всех офисных сотрудников и были объединены в корпоративные сети. Документы ещё хоть и подготавливались на ПК, но становились юридически значимыми только на бумаге, с печатями и подписями. Параллельно стала развиваться практика сканирования бумажных оригиналов и хранения файлов сканов на сервере для обеспечения быстрого доступа сотрудников к таким электронным копиям вместо передачи друг другу бумажных документов. Бумажные оригиналы продолжали храниться как положено, но использовались только в исключительных случаях. При поступлении в организацию (для входящих) или при подписании (для исходящих и внутренних) они сразу сканировались и помещались на хранение (сначала в подразделении, а потом передавались в архив). Но уже не перемещались на бумаге между сотрудниками организации. Для оперативной работы в 99+% случаев вполне хватает такой простой электронной копии. Искать документы стало ещё удобнее, т.к. появилась возможность полнотекстового поиска по содержимому документов (при условии их распознавания при сканировании). А вместо выдачи-возврата бумажных документов появилась возможность просто предоставлять удалённый доступ к электронной копии.

Третья компьютерная революция

И вот сейчас мы становимся свидетелями третьей компьютерной революции в архивах. Что же произошло? Стали появляться юридически значимые электронные документы без дублирования на бумаге. Технологии и законы позволяют это делать:

• 63‑ФЗ «Об электронной подписи» — регламентирует использование электронных подписей (ЭП), признание электронных документов равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью;
• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — ставит в один ряд с бумажными обмен документами и электронными сообщениями, если те подписаны ЭП;
• 377-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации» — узаконил кадровый электронный документооборот (КЭДО), а кадровые документы (документы по личному составу) составляют значительную долю документов длительного хранения.

Сейчас подавляющее большинство документов могут быть электронными без дублирования на бумаге, при этом с сохранением своей юридической значимости. То есть для них становится неактуальной вся история с хранением бумажных оригиналов — то, с чего начинались архивы и что составляло их суть. Это и есть настоящая цифровая трансформация по сравнению с предыдущими шагами, которые можно назвать автоматизацией работы с бумажными документами.

Вопросы на повестке

Но если электронный документ стал юридически значимым оригиналом, то возрастают и требования к его хранению, в том числе к долговременному: его сохранности, воспроизводимости, сохранению юридической значимости. И здесь возникает много ещё нерешённых вопросов, о чём пойдёт речь дальше.

Конечно, на практике ещё далеко не все документы, которые могут быть электронными, у всех перестали быть бумажными. Но их доля с каждым днём становится всё больше. Хотя и тех, что уже есть, достаточно, чтобы всерьёз озаботиться их правильным хранением. При этом ранее созданные бумажные документы долгих сроков хранения пока никуда не исчезают. Значит, в обозримом будущем нам предстоит иметь дело с гибридными архивами, в которых хранятся как бумажные, так и электронные документы, с постепенным перевесом в сторону электронных.

Хотя… а нельзя ли сделать электронные копии бумажных документов юридически значимыми и в перспективе вообще избавиться от бумажных документов, даже созданных в «бумажную эру»? Этот вопрос тоже стоит на повестке дня, и далее мы также его затронем.

Развитие нормативной базы архивов

Правила хранения архивных документов

Изменившаяся ситуация требует новых правил работы с архивами. И они начинают появляться.

Первой ласточкой были «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Минкульта РФ №526 от 31.03.2015 г.

В этом документе появились положения, касающиеся электронных документов в архивах. Однако они пока были недостаточно полны и системны, а местами противоречивы. Правила излагаются применительно к бумажным документам, местами отмечаются особенности для электронных. А электронные документы в основном понимаются как документы на обособленных носителях (например, компакт-дисках), хранящихся на полках, как и бумажные. Лишь иногда делается робкая оговорка о другом варианте, «при наличии в архиве организации информационной системы». Это явное отставание от жизни даже для 2015-го года…

В 2023-м году эти Правила утратили силу и вместо них появились новые (действующие на сегодня) «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Росархива №77 от 31.07.2023 г.

В них положения, касающиеся работы с бумажными документами, остались практически без изменений. Лишь актуализированы и уточнены некоторые формулировки, и изменена структура изложения. А вот работе с электронными документами уделено гораздо больше внимания. В частности, в отдельный раздел вынесены основные положения о работе с электронными документами (раздел X «Организация комплектования, хранения и учёта электронных архивных документов»).

В новых Правилах впервые используется понятие «электронный архивный документ» (но не даётся его определение). И в первом же разделе «Общие положения» декларируется: «Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее — СХЭД)». Правда, далее по тексту допускается хранение электронных документов на обособленных носителях, но в качестве основного варианта фигурирует СХЭД.

Требования к системам хранения электронных документов

Далее Правила говорят о том, что государственные органы при создании СХЭД должны руководствоваться документом «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов», утверждённым приказом Росархива №69 от 15.06.2020 г. Именно в этом, довольно компактном и при этом практичном, документе впервые вводится аббревиатура СХЭД и определяются типовые функциональные требования к такой системе. Мы давно привыкли к аббревиатуре СЭД (система электронного документооборота) и, несмотря на международную классификацию (DMS, ECM, CSP), уже вряд ли откажемся от СЭД. Видимо, то же самое произойдёт и со СХЭД — начинаем привыкать.

Согласно этим требованиям, СХЭД должна обеспечивать приём, учёт, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), а также электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве. На практике же представляется целесообразным реализовать в рамках одной системы и эти функции, и функции управления архивом бумажных документов, чтобы работать через одно окно с гибридным архивом, какой в ближайшее время будет присутствовать во всех крупных организациях.

Обязательность Правил и Требований

Следует прокомментировать вопрос об обязательности упомянутых нормативных документов:

• Типовые требования к СЭД и СХЭД формально обязательны только для государственных органов. Но, как это часто бывает, в том числе на примере делопроизводства, они берутся за основу при создании аналогичных систем в крупных организациях.
• Правила Росархива распространяются уже и на организации. При этом указано, что госорганы обязаны создавать архивы, а организации — вправе создавать архивы.
• Получается, в организации формально можно не создавать архив? Но согласно 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», все организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков их хранения. Как это лучше сделать? Тут Правила Росархива можно использовать как свод рекомендаций.
• Особенно важно их придерживаться «фондообразующим» организациям, являющимся источниками комплектования архивного фонда РФ, так как им нужно передавать документы в государственные и муниципальные архивы. Но раз в жизни любой организации также придётся это сделать: в случае ликвидации организации нужно будет передать туда документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

Действующие Правила Росархива для электронных документов

Основные положения, касающиеся хранения электронных документов

Действующими на сегодня являются «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Росархива №77 от 31.07.2023 г.

Как указывалось выше, по сути работы с бумажными документами в них мало что изменилось. Перечислим только основные положения этих Правил, касающиеся хранения электронных документов, где есть более значительные изменения, и что нас интересует больше всего:

• Электронные архивные документы должны храниться преимущественно в СХЭД (хранение на физически обособленных носителях допускается в исключительных случаях).
• СХЭД должна быть информационно и функционально совместима с СЭД (может быть её подсистемой) и иными информационными системами организации, а также с соответствующими государственными и муниципальными архивами.
• Электронный архивный документ, передаваемых на хранение в СХЭД, должен состоять из следующих структурных элементов:
  • Файл основной части электронного документа (в формате PDF/A).
  • Файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии).
  • Файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии).
  • Файл описания, содержащего регистрационно-учётные сведения о документе (метаданные):
    • дата и регистрационный номер;
    • вид;
    • заголовок к тексту или аннотация;
    • сведения о режиме доступа;
    • сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;
    • результат проверки электронной подписи (электронных подписей);
    • общий объём файлов (в байтах);
    • наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объём в байтах, форматы файлов;
    • индекс дела по номенклатуре дел;
    • заголовок дела по номенклатуре дел;
    • срок хранения;
    • дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);
    • номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.

• СХЭД должна обеспечивать:
  • Приём электронных документов на архивное хранение, при этом:
    • В СХЭД должны включаться: электронные архивные документы, их метаданные, регистрационно-учётные данные об электронных делах и описях электронных документов.
    • Электронные архивные документы включаются в описи электронных документов, к которым составляются реестры файлов электронных документов.
    • Должна осуществляться автоматическая проверка наличия всех файлов, составляющих электронный документ и необходимых метаданных (в т.ч. сведений о проверке подлинности ЭП на момент его подписания и/или получения), проверка отсутствия вирусов в файлах документов и описей.

  • Хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными.
  • Учёт в соответствии со схемой систематизации (фонд, опись, раздел (подраздел) описи, электронное дело, электронный документ) и архивными учётными формами, соответствующими обязательным учётным документам архива.
  • Формирование обязательных учётных документов архива (книга учета поступления и выбытия дел, документов; лист фонда; опись дел, документов; опись электронных документов; дело фонда).
  • Резервное копирование и восстановление электронных архивных документов и их метаданных.
  • Проверку наличия и состояния электронных архивных документов, хранящихся в СХЭД.
  • Конвертацию и/или миграцию электронных архивных документов вместе с их метаданными с обеспечением аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования информации, содержащейся в них.
  • Использование электронных архивных документов:
    • Исполнение запросов юридических и физических лиц на предоставление доступа к документам, выдачи копий документов и архивных справок.
    • Наличие справочно-поисковых средств для исполнения таких запросов.

  • Удаление документов из СХЭД:
    • Формирование уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов.
    • Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
    • Удаление документов из СХЭД, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению.
    • После удаления в СХЭД должна оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи электронных документов), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.

Что не так с новыми Правилами Росархива

Да, в новых Правилах Росархива работе с электронными документами уделено больше внимания, чем в предыдущих. В то же время ряд важных вопросов организации архивного хранения именно электронных документов остаются в них нераскрытыми, например:

1. использование контейнеров (например, .ZIP или иных) для хранения и приёма-передачи электронных документов;
2. формат метаданных электронного документа (например, структура XML-файла);
3. роль и механизм электронных описей в автоматизированных процедурах управления электронными документами в СХЭД;
4. сохранение юридической значимости для электронных документов, ранее подписанных ЭП в форматах, отличных от PDF\A;
5. сохранение юридической значимости для электронных документов при конвертации в другие форматы (что предусмотрено Правилами);
6. вообще сохранение юридической значимости при долговременном (более 10 лет) хранении электронных документов;
7. технические моменты передачи электронных документов в государственный или муниципальный архив.

Эти вопросы, наряду с некоторыми другими, Правила относят на локальное нормативное регулирование уровня организации (п. 131 Правил). Хорошо, когда в нормативном документе нет излишнего диктата в мелочах и вопросах, не выходящих за рамки интересов организации. Но в вопросах, касающихся взаимодействия организации с внешним миром посредством передачи документов, хотелось бы больше определённости со стороны регулятора.

В целом профессиональное сообщество весьма скептически оценивает новые Правила Росархива, и мы склонны разделять эту оценку. В комментариях специалистов говорится о том, что документ многословный, но недостаточно структурный и неконкретный в формулировках, местами противоречивых или неоднозначных. Некоторые прямо называют его неудачным и морально устаревшим, отстающим от уровня технологического развития современных организаций. Даже с трибуны 30-й международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» в апреле 2024 г. в докладе ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) «Актуальные вызовы в сфере хранения электронных документов», отмечено, что развитие нормативного регулирования данного вопроса не успевает за практикой. Среди проблем, требующих оперативного решения, в докладе выделены вопросы поддержания юридической значимости электронных документов, сохранения аутентичности при их миграции, конвертации, передаче из СЭД в СХЭД, выработки технологических подходов хранения электронных документов, определения необходимых метаданных, форматов и др.

Что делать в условиях неопределённости

Несмотря на отсутствие в некоторых актуальных вопросах архивного хранения электронных документов регулирования со стороны уполномоченных органов, на практике многие вендоры, интеграторы и организации-заказчики успешно реализуют весьма продвинутые в техническом отношении решения этих вопросов. Они не противоречат существующим Правилам, но предлагают различные подходы. Будем надеяться, что в законах и подзаконных актах, в том числе в Правилах Росархива, как и положено, будут фиксироваться наиболее успешные и непротиворечивые практики. Далее мы расскажем о такой практике на примере платформы Docsvision.

Долгожданный «закон об электронных архивах»

Законотворческая работа по вопросам архивного хранения электронных документов при этом параллельно продолжается. Ещё в 2021-м году был разработан и внесён в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части использования и хранения электронных документов). В 2022-м году он прият Госдумой в первом чтении, и с тех пор идёт работа над поправками, совещания по согласованию позиций представителей различных заинтересованных сторон: бизнеса, банков, ФНС, различных министерств и ведомств. Его длительная подготовка к принятию говорит также о том, что он затрагивает судьбоносные для многих вопросы архивного хранения электронных документов.

Главное, чего профессиональное сообщество ожидает от этого закона:

1. Легализация электронных «дубликатов» (терминология законопроекта) бумажных документов. Под этим подразумевается создание в установленном порядке электронной копии бумажного документа и подписание её усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) создателя копии. После этого она становится электронным «дубликатом», равнозначным исходному бумажному документу, и последний можно будет удалить. Это позволит в значительной мере избавиться от накопленной «бумаги» и существенно высвободить архивные площади.
2. Кроме того, закон должен узаконить конвертацию электронных документов в другие форматы с сохранением их юридической значимости так же с соблюдением установленного порядка проведения конвертации и подписания с помощью УКЭП.
3. Также новым законом будут определены базовые правила хранения электронных документов, включая условия, при которых юридическая значимость электронного документа, подписанного ЭП, признаётся неизменной в течение любого сколь угодно длительного срока хранения.

Таким образом, ожидаемый «закон об электронных архивах» должен прояснить некоторые важные вопросы, ответов на которые не дают действующие Правила Росархива. При этом по статусу (федеральный закон) он «перекроет» Правила, и можно будет ожидать очередного обновления их уже на основании этого закона, а также появления других подзаконных актов, уточняющих отдельные детали. Судя по комментариям участников процесса, есть основания надеяться, что закон будет принят до конца 2024 г. Оптимизм относительно содержания закона внушает тот факт, что он прорабатывается в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» профессиональным сообществом, включающим представителей правительства и государственных служб, Минэкономразвития, Минцифры, купного бизнеса и высокотехнологичных компаний. Нам известны успехи такого подхода по другим направлениям цифровизации.

Решение задачи долговременного архива на платформе Docsvision

Гибридный архив

В «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» СХЭД определяется как система, обеспечивающая приём, учёт, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве. А где же бумажные документы? Разве разумно управлять их хранением отдельно от электронных? Тем более, что электронные копии многих этих бумажных документов, согласно определению, уже хранятся и управляются в СХЭД.

Конечно, целесообразно управлять в одной системе единым гибридным архивом бумажных и электронных документов. Мы придерживаемся такого подхода при создании решения по долговременному архиву на платформе Docsvision.

Обеспечение юридической значимости при длительном хранении электронных документов

В действующих Правилах Росархива не регламентируется, каким образом должна обеспечиваться юридическая значимость электронных документов при длительных сроках хранения.

Согласно законодательству, при создании электронного документа его юридическая значимость обеспечивается подписанием с помощью электронной подписи (как правило, УКЭП). Но проблема в том, что в базовом варианте технически проверить действительность подписи можно только в течение срока действия сертификата ЭП подписанта (как правило, 12-15 месяцев с момента выдачи) при условии, что он не был отозван. То есть, если вы подписали документ с помощью ЭП, сертификат которой истекает через полгода, то спустя полгода и далее удостовериться, что на момент подписания ЭП была действительной, технически невозможно.

Есть половинчатый выход: при подписании использовать «усовершенствованную» ЭП с меткой доверенного времени, которая подтверждает, что на момент подписания срок действия сертификата ещё не истёк и сертификат не числился в отозванных. За это отвечают специальные службы удостоверяющего центра, криптографическое программное обеспечение, используемое для формирования ЭП, и прикладная система (как правило, СЭД), в которую оно встроено. Это обеспечит вам проверку действительности ЭП в течение того времени, которое действует сертификат ЭП службы доверенного времени, сформировавшего метку. Как правило, это 15 лет (он ежегодно перевыпускается, и поэтому действительность усовершенствованной ЭП на документе можно проверить как минимум в течение 14-ти лет). Это решает проблему сохранения юридической значимости для документов со сроками хранения до 14 лет. Также недавно появилась альтернатива: в поправках к 63-ФЗ «Об электронной подписи» (457-ФЗ от 04.08.2023) удостоверяющим центрам разрешено выдавать «длинные сертификаты» ЭП со сроком действия 12 лет. Но есть документы, установленный срок хранения которых составляет 15, 45, 50, 75 лет и даже «постоянно». Как быть с ними?

В отсутствие нормы от регулятора, на практике вендорами, интеграторами и заказчиками используются два подхода:

1. Создание, с помощью комплекса организационных и технических мер, так называемой «доверенной среды», которая гарантирует неизменность электронных документов. Этот подход базируется на зарубежном опыте по обеспечению долговременной сохранности, достоверности и надёжности электронных документов, закреплённом в том числе и в российских ГОСТах. При таком подходе достаточно использовать усовершенствованную ЭП, позволяющую проверить действительность подписи при поступлении документа в архив, а дальше — «доверенное хранение».
2. Использование в СХЭД механизмов продления электронной подписи, так называемой «перештамповки». Это также базируется на зарубежном опыте, в частности, на международных стандартах электронной подписи. Для этого используется формат ЭП CAdES-A, сформированный на базе усовершенствованной ЭП формата CAdES-XL путём добавления атрибутов, представляющих собой архивные штампы времени. Это не нарушает целостности первоначальной ЭП, при этом продлевает возможность подтверждения её действительности на любой срок (при регулярной «перештамповке»).

Эти подходы не исключают друг друга, а, скорее, являются взаимодополняющими. Но ни тот, ни другой пока не закреплены нормативно. Очевидно, ответы появятся в готовящемся законе, о котором говорится выше, вслед за чем появятся необходимые подзаконные акты, вносящие ясность в этот вопрос. Однако технологические решения уже сейчас реализованы и могут быть использованы для организации долгосрочного хранения электронных документов.

Базовая функциональность платформы Docsvision и модуля «Управление архивом»

Система Docsvision представляет собой low code платформу для создания решений по управлению документами в контексте произвольных бизнес-процессов в различных функциональных областях деятельности крупных и средних организаций. Она широко представлена на российском рынке более 15-ти лет. Исторически одними из первых задач, решавшихся на платформе, были СЭД и Архивы документов. Поэтому базовые объекты и механизмы для этих решения этих задач изначально присутствовали в платформе и дополнительных модулях:

• карточки документов и заданий;
• справочники (в.т.ч. Справочник номенклатуры дел в составе модуля «Управление архивом»);
• механизмы конструирования и исполнения бизнес-процессов и согласований;
• механизмы разделения прав доступа к документам и операциям на основе ролевой модели и контекста обработки;
• табличные представления (реестры, отчёты) по документам, заданиям и процессам;
• поисковые механизмы;
• конструкторы для настройки всех объектов системы;
• механизмы подписания и проверки ЭП (в т.ч. за счёт интеграции с ПО для работы с усовершенствованной УКЭП КиптоПро, с использованием метки доверенного времени);
• интерфейс прикладного программирования (API) для low code доработки функциональности или интеграции с другими информационными системами.

В соответствии с актуальными потребностями по длительному хранению электронных документов, в платформе, в дополнение к Сервису обслуживания ЭП, появился Криптосервис, обеспечивающий добавление нового архивного штампа времени и улучшение подписи документа до CAdES-A.

При этом платформа Docsvision удовлетворяет всем требованиям по импортозамещению, работе с конфиденциальной информацией и персональными данными:

• совместима с операционными системами, системами управления базами данных и офисными пакетами из реестра российского программного обеспечения Минцифры;
• интегрирована со средствами работы с электронной подписью, сертифицированными ФСБ России;
• имеет сертификат ФСТЭК России о соответствии требованиям по безопасности информации по 6-му уровню доверия.

Решение задачи долговременного архива на платформе Docsvision

Решения для управления архивами бумажных документов и их электронными копиями (сканами) неоднократно реализовывались в проектах по внедрению Docsvision у многих заказчиков, начиная с первых лет появления Docsvision на рынке. С распространением у заказчиков электронных документов без дублирования на бумаге эти решения стали расширяться функциями СХЭД. Таким образом, сегодня актуальное решение на платформе Docsvision — это решение по управлению гибридным архивом бумажных и электронных документов (в т.ч. электронными копиями бумажных).

Это решение на платформе Docsvision включает в себя систематизацию и приём как электронных, так и бумажных документов в архив, обеспечение их юридической значимости в течение длительных сроков хранения, обработку запросов на выдачу документов с фиксацией сроков доступа и возврата (для бумажных документов), контроль сроков хранения и уничтожение документов с учётом решения экспертной комиссии организации, ведение архивных учётных форм. Решение построено в соответствии с действующим российским законодательством об электронной подписи, об информации, информационных технологиях и о защите информации, а также Правилами Росархива по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 №77).

Подробнее ознакомиться с решением можно по описанию на сайте Docsvision.